Multe firme se confruntă cu o situație delicată: au în contabilitate clienți neîncasați de ani de zile, uneori chiar de peste un deceniu. Aceste sume apar în balanță, denaturează imaginea financiară a societății și ridică întrebări legitime despre ce se poate face cu ele. Vestea bună este că există o procedură legală prin care aceste creanțe pot fi scoase din evidența contabilă, cu respectarea anumitor condiții.
Termenul de prescripție: când devine o creanță prescrisă
Conform articolului 2.517 din Codul Civil, termenul general de prescripție este de 3 ani. Acest termen începe să curgă de la data la care titularul dreptului de creanță a cunoscut sau trebuia să cunoască nașterea lui. În cazul facturilor comerciale, termenul curge de la data scadenței.
Pentru creanțele rezultate din contracte de vânzare, termenul de prescripție începe să curgă de la data când bunurile au fost livrate sau serviciile prestate, respectiv de la data scadenței facturii. Dacă în contract nu s-a stabilit un termen de plată, se aplică termenul legal de 30 de zile de la emiterea facturii.
Este important de înțeles că prescripția nu operează automat. Creditorul poate întrerupe termenul de prescripție prin diverse acțiuni: emiterea unei somații, inițierea unei acțiuni în instanță, recunoașterea datoriei de către debitor sau orice alt act care demonstrează că s-au făcut demersuri pentru recuperarea creanței.
Condiții pentru scoaterea din evidență a clienților neîncasați
OMFP 1802/2014, la punctul 328, stabilește condițiile în care o creanță poate fi scoasă din evidența contabilă. Nu este suficient să fi trecut un anumit număr de ani. Societatea trebuie să demonstreze că a făcut toate demersurile legale pentru recuperarea sumelor.
Principalele condiții care trebuie îndeplinite sunt:
Existența documentelor justificative care atestă creanța (facturi, contracte, procese verbale de predare primire). Fără aceste documente, scoaterea din evidență devine problematică atât din punct de vedere contabil, cât și fiscal.
Dovada demersurilor efectuate pentru recuperare. Acestea pot include: somații trimise debitorului, notificări prin executor judecătoresc, acțiuni în instanță, declarații de creanță în cadrul procedurilor de insolvență. Cu cât dosarul este mai bine documentat, cu atât procedura de scoatere din evidență va fi mai sigură.
Decizia internă a conducerii societății. De obicei, aceasta se materializează printr-o hotărâre a consiliului de administrație sau a adunării generale a asociaților, după caz, prin care se aprobă scoaterea din evidență a creanțelor prescrise.
Procedura de inventariere și rolul comisiei
Conform OMFP 2861/2009 privind organizarea și efectuarea inventarierii, creanțele trebuie inventariate anual. În cadrul acestei proceduri, comisia de inventariere are obligația de a analiza vechimea creanțelor și de a propune măsurile necesare.
Pentru clienții neîncasați de peste 10 ani, comisia de inventariere va întocmi un proces verbal în care va consemna:
Identificarea exactă a creanțelor: denumirea debitorului, numărul și data facturii, valoarea inițială, eventualele încasări parțiale, soldul rămas neîncasat.
Istoricul demersurilor de recuperare: ce acțiuni s-au întreprins de-a lungul timpului, ce răspunsuri s-au primit, care este situația actuală a debitorului (dacă mai există, dacă este în insolvență, dacă a fost radiat).
Propunerea de scoatere din evidență: pe baza analizei efectuate, comisia propune fie continuarea demersurilor de recuperare, fie scoaterea din evidența contabilă a creanțelor pentru care recuperarea nu mai este posibilă.
Monografia contabilă pentru scoaterea din evidență
Din punct de vedere contabil, scoaterea din evidență a clienților neîncasați se realizează prin înregistrarea:
654 "Pierderi din creanțe și debitori diverși" = 4111 "Clienți" sau 4118 "Clienți incerți sau în litigiu"
Dacă anterior au fost constituite ajustări pentru deprecierea creanțelor (prin contul 491 "Ajustări pentru deprecierea creanțelor – clienți"), acestea se vor relua la venituri:
491 "Ajustări pentru deprecierea creanțelor – clienți" = 7814 "Venituri din ajustări pentru deprecierea activelor circulante"
În situația în care creanța a fost transferată anterior în contul 4118 "Clienți incerți sau în litigiu", mai întâi se va efectua această înregistrare intermediară, apoi se va proceda la scoaterea propriu-zisă din evidență.
Tratamentul fiscal al pierderilor din creanțe
Din punct de vedere al impozitului pe profit, articolul 25 alineatul (4) litera (h) din Codul fiscal stabilește condițiile în care pierderile din creanțe sunt deductibile fiscal. Pentru ca o pierdere din creanțe să fie deductibilă, trebuie îndeplinită cel puțin una dintre următoarele condiții:
Creanța a fost acoperită de o ajustare pentru depreciere care a fost deductibilă fiscal. În acest caz, pierderea este automat deductibilă.
S-a deschis procedura de insolvență a debitorului și creditorul a înregistrat creanța la masa credală. Hotărârea judecătorească de închidere a procedurii sau de confirmare a planului de reorganizare reprezintă documentul justificativ.
Debitorul a fost radiat din Registrul Comerțului. Certificatul constatator emis de ONRC care atestă radierea este documentul necesar.
Debitorul este decedat (pentru persoane fizice) și creanța nu poate fi recuperată de la moștenitori.
Creanța este prescrisă și s-au făcut toate demersurile legale pentru recuperare. Documentația trebuie să fie completă și să demonstreze diligența creditorului.
Ajustarea bazei de impozitare pentru TVA
Un aspect important pentru societățile plătitoare de TVA este posibilitatea ajustării bazei de impozitare. Conform articolului 287 litera (f) din Codul fiscal, în cazul în care contravaloarea bunurilor livrate sau a serviciilor prestate nu se poate încasa din cauza intrării în insolvență a beneficiarului, se poate ajusta baza de impozitare.
Pentru creanțele prescrise, situația este mai nuanțată. Ajustarea TVA este posibilă în principal în cazul insolvenței debitorului. Pentru alte situații, inclusiv prescripția, recomandarea este să se consulte un specialist fiscal, deoarece interpretarea poate varia.
Procedura de ajustare a TVA presupune emiterea unei facturi de stornare și depunerea unei declarații rectificative pentru perioada în care a fost colectată inițial taxa. Documentația justificativă trebuie păstrată pentru eventuale controale.
Documentația necesară pentru dosarul creanțelor prescrise
Pentru a avea un dosar complet care să justifice scoaterea din evidență a clienților neîncasați, se recomandă să existe următoarele documente:
Facturile originale sau copii certificate ale acestora, care atestă existența creanței.
Contractele sau comenzile care stau la baza livrărilor sau prestărilor.
Confirmările de sold transmise debitorului (dacă au fost solicitate și nu au primit răspuns, se păstrează dovada transmiterii).
Somațiile și notificările trimise pentru recuperarea sumelor, cu dovada comunicării.
Corespondența cu debitorul privind situația plăților.
Acțiunile în instanță, dacă este cazul, împreună cu hotărârile judecătorești.
Certificatele constatatoare de la ONRC privind situația debitorului (radiat, în insolvență, etc.).
Procesele verbale ale comisiei de inventariere.
Hotărârea organelor de conducere privind aprobarea scoaterii din evidență.
Situații speciale: debitori radiați sau în insolvență
În cazul debitorilor radiați din Registrul Comerțului, procedura este mai simplă. Certificatul constatator de la ONRC care atestă radierea este suficient pentru a justifica scoaterea din evidență și deductibilitatea fiscală a pierderii.
Pentru debitorii aflați în procedură de insolvență, creditorul trebuie să își înregistreze creanța la masa credală în termenul legal. După închiderea procedurii, creanțele nerecuperate pot fi scoase din evidență pe baza hotărârii judecătorești.
Există și situația debitorilor care există în continuare, funcționează normal, dar pur și simplu nu plătesc. Pentru aceștia, scoaterea din evidență este mai complicată din punct de vedere fiscal. Se recomandă continuarea demersurilor de recuperare și, eventual, acțiunea în instanță pentru obținerea unui titlu executoriu.
Recomandări practice pentru evitarea acumulării de clienți neîncasați
Prevenția este întotdeauna mai eficientă decât remediul. Pentru a evita situația în care creanțele se acumulează ani de zile, se recomandă:
Monitorizarea permanentă a soldurilor clienților și analiza vechimii creanțelor. O situație lunară sau trimestrială poate evidenția din timp problemele.
Stabilirea unor proceduri interne de urmărire a încasărilor. După depășirea unui anumit termen (de exemplu, 30 sau 60 de zile), se inițiază automat procedura de somație.
Verificarea solvabilității clienților înainte de acordarea creditului comercial. Informațiile de la ONRC și de la firmele de rating pot ajuta.
Includerea în contracte a unor clauze clare privind termenele de plată, penalitățile de întârziere și modalitățile de soluționare a litigiilor.
Constituirea ajustărilor pentru depreciere pe măsură ce creanțele îmbătrânesc. Aceasta oferă și o imagine mai fidelă a situației financiare.
Impactul asupra situațiilor financiare
Menținerea în contabilitate a unor clienți neîncasați de foarte mulți ani afectează imaginea fidelă a poziției financiare a societății. Activele sunt supraevaluate, indicatorii de lichiditate sunt distorsionați, iar potențialii parteneri sau finanțatori pot fi induși în eroare.
Din acest motiv, standardele contabile impun constituirea ajustărilor pentru deprecierea creanțelor incerte. Chiar dacă scoaterea propriu-zisă din evidență nu s-a realizat încă, ajustările corectează valoarea netă a creanțelor prezentată în bilanț.
Scoaterea din evidență a clienților neîncasați reprezintă o operațiune necesară pentru igienizarea contabilității. Cu o documentație corectă și respectarea procedurilor legale, societatea poate elimina din bilanț sume care oricum nu mai pot fi recuperate, obținând totodată deductibilitatea fiscală a pierderilor înregistrate.