Ești PFA, neplătitor de TVA, și tocmai ai primit prima comandă de la o agenție din Berlin. Suma: 1.500 EUR pe lună, contract pe șase luni. Te uiți la factura ta obișnuită din România și nu mai înțelegi nimic — pui TVA? Nu pui TVA? E nevoie de cod special? Te declari undeva? Asta e zona în care facturarea PFA neplătitor TVA firmă UE devine confuză și unde greșelile costă scump, pentru că ANAF poate recalcula 21% TVA pe baza brută plus penalități dacă nu ai cod intracomunitar la momentul prestării.
Vestea bună e că regulile sunt clare, doar prost explicate. În următoarele minute primești pașii exacți pentru 2026: cum te înregistrezi cu cod special TVA fără să devii plătitor, ce mențiuni pui pe factură, cum verifici clientul în VIES și cum depui declarația 390. Plus un exemplu numeric și cazurile în care lucrurile se schimbă.
Subiectul contează acum din două motive. Plafonul de scutire TVA a urcat la 395.000 lei din 1 septembrie 2025, deci ai mai mult spațiu sub plafon. Dar prestările intracomunitare îți cer cod special înainte de prima factură, indiferent cât de mică e suma. Nu există prag de toleranță.
De ce ai nevoie de cod special TVA chiar dacă ești neplătitor
Codul fiscal face o distincție pe care multe surse o sar. Înregistrarea normală de plătitor TVA, conform art. 316, se face la depășirea plafonului de 395.000 lei sau voluntar — atunci colectezi 21% pe facturile interne și ai drept de deducere. Înregistrarea specială, conform art. 317, e altceva: îți dă un cod de TVA valid în VIES (de forma ROxxxxxxxx) doar pentru operațiunile intracomunitare, fără să te transforme în plătitor pe partea internă.
Concret, pentru un PFA neplătitor TVA care prestează servicii către o persoană impozabilă din alt stat UE, codul special e obligatoriu înainte de prima prestare. Continui să facturezi clienții români fără TVA, cu mențiunea regimului de scutire art. 310, și nu deduci TVA pe achiziții. Singura schimbare practică: poți emite legal facturi B2B intra-UE cu taxare inversă și apari ca operator valid în baza VIES.
Dacă faci prestare intracomunitară fără să ai codul, riști amendă între 1.000 și 5.000 lei și — mai dureros — ANAF poate reîncadra operațiunea ca impozabilă în România, cu TVA 21% recalculat din suma brută facturată.
Cum obții codul special prin SPV (art. 317)
Procedura se face online, prin Spațiul Privat Virtual. Te loghezi cu certificatul digital sau cu credențialele SPV, intri la Declarații electronice și cauți formularul 700 — „Declarație pentru înregistrarea în mediul electronic a categoriilor de obligații fiscale". În interior bifezi secțiunea de înregistrare în scopuri de TVA conform art. 317.
Procedura ANAF a integrat vechiul formular 091 în formularul 700 din 2022, dar 091 mai apare în nomenclator pentru cazurile de scoatere din evidență. Dacă inspectorul tău fiscal îți cere expres 091 separat, depune-l. Verifică ghidul ANAF curent înainte, pentru că procedurile se rafinează anual.
După aprobare primești un certificat de înregistrare în scopuri de TVA descărcabil din SPV și un cod care se validează în VIES în trei până la șapte zile lucrătoare. Până când codul nu apare valid în baza europeană VIES, nu poți emite factura cu taxare inversă — clientul german nu te poate trece prin reverse charge la el dacă nu te găsește acolo.
Verifică codul VAT al clientului în VIES și păstrează dovada
Înainte de prima factură, cere clientului codul VAT complet, cu prefix de țară (DE pentru Germania, FR pentru Franța, NL pentru Olanda etc.) și denumirea exactă a firmei. Intri pe portalul VIES, selectezi țara, introduci codul fără prefix și verifici răspunsul.
Vrei să vezi „Yes, valid VAT number" plus denumirea și adresa care coincid cu datele clientului. Salvezi rezultatul ca PDF sau screenshot, cu data și ora vizibile, și îl atașezi la dosarul facturii. Repetă verificarea la facturile recurente cel puțin trimestrial — codurile pot fi suspendate fără ca tu să afli.
De ce contează atât: dacă VIES returnează invalid, regula B2B din art. 278 alin. (2) nu se mai aplică automat. Locul prestării revine în România, devii dator să colectezi TVA 21% și ANAF te poate trage la răspundere solidar pentru taxa neîncasată. „No VIES, no reverse charge" e singura regulă pe care merită să o memorezi.
Ce mențiuni trebuie să apară pe factură
Factura se emite conform art. 319 Cod fiscal, în lei sau în valută. Pentru un client B2B din UE cu cod VAT valid în VIES, structura e fixă:
- număr de ordine în baza unei serii continue, fără goluri;
- data emiterii și, dacă diferă, data prestării serviciului;
- numele PFA, CNP/CUI, adresa și codul special TVA „ROxxxxxxxx";
- denumirea, adresa și codul VAT al clientului UE, cu prefix de țară;
- descrierea serviciului prestat, cu cantitate sau ore unde e cazul;
- preț unitar și valoare totală, în EUR și opțional echivalent RON;
- cota TVA: 0% sau „neimpozabil" cu mențiunea exactă „Operațiune neimpozabilă în România conform art. 278 alin. (2) Cod fiscal — taxare inversă (reverse charge)";
- opțional, dar recomandat dacă ești sub plafon: „Regim special de scutire pentru întreprinderi mici — art. 310 Cod fiscal";
- IBAN, SWIFT și modalitate de plată.
Mențiunea exactă e load-bearing. Un text vag de tipul „fără TVA" nu te apără la control — ai nevoie de trimiterea explicită la art. 278 alin. (2) și formularea taxării inverse. Pentru cine emite facturi UE des, incasez.ro adaugă automat mențiunile cerute de art. 319 pentru facturile către clienți UE și completează codul de țară pe baza CUI-ului VIES, deci scapi de copy-paste-ul de la o factură la alta.
Termenul legal de emitere: cel târziu pe 15 a lunii următoare celei în care s-a prestat serviciul, conform art. 319 alin. (16).
Exemplu concret: factură de 1.500 EUR către un GmbH din München
Ai un client GmbH din München cu cod VAT DE123456789, verificat valid în VIES pe 14.05.2026. Prestezi servicii de consultanță, factura o emiți pe 15.05.2026, cursul BNR din 14.05.2026 e 4,9750 RON/EUR (ipotetic — verifică-l pe bnr.ro).
Factura arată așa: subtotal 1.500,00 EUR, TVA 0,00 EUR cu mențiunea „Operațiune neimpozabilă în România conform art. 278 alin. (2) Cod fiscal — reverse charge", total 1.500,00 EUR. Adaugi informativ echivalentul în RON: 7.462,50 lei la curs BNR 4,9750.
Clientul german își aplică reverse charge la el, declară TVA-ul german de 19% și și-l deduce simultan, deci pentru el e o operațiune neutră. Tu nu colectezi TVA în România. Suma intră în venitul brut al PFA pentru calculul impozitului pe venit și CASS, dar nu intră în plafonul TVA de 395.000 lei (operațiunea e neimpozabilă în România).
Până pe 25.06.2026 depui declarația 390 pentru luna mai 2026: coloana S (prestări intracomunitare de servicii), partener DE123456789, valoare 7.463 lei rotunjit.
Tabel: tip client UE → tratament TVA
| Tip client din UE | Cod VAT VIES | Tratament factură | Apare în 390? |
|---|---|---|---|
| Firmă (SRL, GmbH, BV etc.) | Valid | Fără TVA, mențiune art. 278 alin. (2) — reverse charge | Da, coloana S |
| Freelancer / micro fără cod VAT | Invalid sau inexistent | B2C: locul prestării în RO; sub plafon → scutit art. 310 | Nu |
| Persoană fizică (consumator) | Nu se aplică | B2C: locul prestării în RO; sub plafon → scutit art. 310 | Nu |
| Firmă cu cod VAT suspendat temporar | Invalid la verificare | Suspendă facturarea sau aplică TVA RO până la regularizare | Doar dacă regularizezi în luna respectivă |
Cum declari în formularul 390 (lunar)
Declarația 390 VIES se depune online prin SPV până pe 25 a lunii următoare, dar doar în lunile în care ai avut operațiuni intracomunitare. Dacă într-o lună n-ai facturat niciun client UE, nu depui nimic.
Coloana relevantă pentru PFA care prestează servicii e S — prestări intracomunitare de servicii. Pentru fiecare partener UE treci codul VAT cu prefix de țară, denumirea și valoarea totală în lei pe luna respectivă (rotunjit la leu). Dacă ai trei facturi către același client german în luna mai, le însumezi într-o singură linie.
Dacă descoperi o eroare după depunere, depui o 390 rectificativă pentru luna respectivă, ideal înainte ca ANAF să declanșeze un control. Sancțiunile pentru declarare incorectă pornesc de la 500 lei pentru persoane fizice; pentru nedepunere, amenda urcă până la 5.000 lei.
Ce se întâmplă dacă depășești plafonul de 395.000 lei
Aici e nuanța care prinde mulți pe picior greșit. Plafonul de 395.000 lei pentru regimul de scutire TVA se calculează pe livrările și prestările efectuate în România. Prestările intracomunitare B2B făcute cu art. 278 alin. (2) — adică taxare inversă către firme UE — nu intră în acest plafon, pentru că sunt neimpozabile în România.
Asta înseamnă că poți avea, teoretic, 200.000 lei prestări către clienți români (sub plafon) și 300.000 lei prestări către o agenție din Olanda — și rămâi în continuare neplătitor TVA pe partea internă. Important: pentru calculul cifrei de afaceri PFA în Declarația Unică, pentru CAS și CASS, toate veniturile contează, inclusiv cele din UE. Sunt două baze de calcul diferite.
Dacă depășești totuși plafonul de 395.000 lei pe partea internă, ai 10 zile de la sfârșitul lunii pentru a depune cererea de înregistrare ca plătitor TVA (formularul 010 sau 700). De la 1 a lunii următoare aprobării, colectezi TVA 21% pe facturile interne și ai drept de deducere — dar continui să aplici taxare inversă pentru clienții UE B2B, regula nu se schimbă acolo.
Mai trebuie să trimiți factura prin RO e-Factura?
Pentru clienți UE neînregistrați în România, sistemul RO e-Factura nu e obligatoriu. Trimiți PDF-ul pe email și gata. Sistemul RO e-Factura e obligatoriu pentru relațiile B2B și B2G între operatori stabiliți în România. Dacă, totuși, vrei să introduci factura UE în SPV pentru evidență internă, e opțional.
Pentru sănătatea procesului tău, păstrează totul digital: PDF-ul facturii, dovada VIES, contractul, dovada plății și extrasul bancar pe care apare suma încasată. La un control, ai nevoie să le scoți rapid.
Întrebări frecvente
Trebuie să mă înregistrez cu cod special chiar dacă facturez o singură dată 200 EUR?
Da. Art. 317 nu prevede prag minim — orice prestare intracomunitară de servicii B2B cere cod special obținut înainte de emiterea facturii. Singura excepție ar fi dacă clientul nu are cod VAT valid (atunci e tratament B2C, nu intracomunitar).
Devin automat plătitor de TVA dacă obțin codul art. 317?
Nu. Codul special îți permite operațiuni intracomunitare, dar nu schimbă regimul intern. Continui să facturezi clienții români fără TVA, cu mențiunea art. 310, și nu deduci TVA pe achiziții. Devii plătitor TVA real doar dacă te înregistrezi prin art. 316 (la depășirea plafonului sau voluntar).
Ce curs valutar folosesc pentru factura în EUR?
Cursul BNR din ziua precedentă datei facturii, conform art. 290 Cod fiscal. Același curs îl folosești pentru registrul de încasări și plăți, declarația 390 și raportarea în Declarația Unică.
Ce fac dacă clientul UE îmi cere să nu pun nicio mențiune despre TVA?
Nu poți negocia asta — mențiunea „taxare inversă conform art. 278 alin. (2) Cod fiscal" e cerută de art. 319 Cod fiscal și fără ea factura riscă să fie considerată incompletă, cu amendă de 4.000-5.000 lei. Explică-i clientului că e o cerință legală română, nu o opțiune.
Pot factura un client din UK sau Elveția cu aceleași reguli?
Nu. UK și Elveția sunt în afara UE, deci nu se aplică regimul intracomunitar. Pentru ele se aplică regulile de export de servicii — verifică detaliile pe pagina de facturare client din afara UE, pentru că tratamentul TVA și mențiunile diferă.
Ce să faci în următoarele 48 de ore
Dacă ai deja contractul semnat cu firma din UE, începe cu formularul 700 în SPV — codul vine în trei până la șapte zile lucrătoare. Între timp, cere clientului codul VAT și verifică-l în VIES, salvând dovada. Pregătește un șablon de factură care include mențiunea exactă a art. 278 alin. (2) și asigură-te că ai un proces clar pentru declarația 390 lunară. După prima factură, drumul devine repetitiv și previzibil — partea grea e o singură dată, la început.