Ai semnat primul contract cu un SaaS din California, ai trimis prima propunere unei agenții din New York sau ai fost contactat de un fond din Austin care vrea consultanță tehnică. Acum stai în fața primei facturi și nu știi ce TVA pui, dacă raportezi în declarația 390 și ce curs folosești pentru USD. Dacă ești PFA sau SRL care prestează servicii pentru clienți din SUA, vestea bună este că facturare client SUA este, paradoxal, mai simplă decât facturarea unui client din UE: nu colectezi TVA, nu verifici niciun cod VIES și nu depui 390. Vestea mai puțin bună este că există o capcană care nu vine de la ANAF, ci de la IRS — și te poate costa 30% din încasare dacă o ignori.
Articolul acoperă, în ordine: regula TVA pentru servicii către SUA și articolul exact pe factură, diferența B2B vs B2C, conversia USD în RON la cursul BNR, de ce 390 nu se aplică, ce formular W-8 îți cere clientul american și cum primești banii. La final, răspunsuri la întrebările frecvente.
TVA pe o factură către SUA: regula generală
Pentru servicii prestate de un PFA sau SRL român către o firmă din SUA, locul prestării este în SUA, nu în România. Bazele legale: art. 278 alin. (2) din Legea 227/2015 — Codul Fiscal. Locul de prestare a serviciilor către o persoană impozabilă este locul unde beneficiarul își are sediul activității economice. În cazul tău, acesta e Delaware, California, Texas sau orice alt stat — irelevant care.
Consecința directă: operațiunea este neimpozabilă în România. Nu este nici scutită, nici taxată cu 0% — pur și simplu se află în afara sferei de aplicare a TVA-ului românesc. Pe factură nu pui 19%, nu pui 0%, nu aplici reverse charge (mecanismul funcționează doar pentru achiziții, nu pentru prestări către non-UE).
Mențiunea exactă pe factură, în română sau engleză:
- „Operațiune neimpozabilă în România conform art. 278 alin. (2) din Legea 227/2015 privind Codul Fiscal.”
- „Not subject to Romanian VAT — place of supply outside Romania per art. 278(2) Romanian Fiscal Code.”
Dacă ești neplătitor de TVA, emiti la fel — fără TVA. Dacă ești plătitor, raportezi tranzacția în decontul D300 la rândul 3 (operațiuni neimpozabile), păstrând drept de deducere integrală a TVA-ului pe achizițiile aferente (art. 297 Cod Fiscal). Atenție: veniturile din SUA contează la plafonul de 300.000 lei pentru regimul special de scutire TVA, chiar dacă nu colectezi TVA pe ele.
B2B vs B2C: de ce face diferența
Regula art. 278 alin. (2) se aplică doar pentru servicii prestate către o persoană impozabilă — adică o firmă, nu o persoană fizică obișnuită. În SUA, „persoana impozabilă” înseamnă orice entitate care desfășoară activitate economică: Inc., LLC, Corp., partnership.
Pentru servicii către persoane fizice (B2C) din SUA — un cetățean american care îți cere o consultație personală, o sesiune de coaching, un design pentru un proiect personal — regula este art. 278 alin. (3): locul prestării este în România, deci aplici TVA românesc 19% (dacă ești plătitor) sau emiti normal fără TVA (dacă ești neplătitor și nu ai depășit plafonul).
Excepțiile de la regula generală (alin. 4-7) vizează servicii specifice: imobiliare, transport persoane, restaurant, închiriere mijloace de transport scurt, evenimente culturale fizice. Pentru un freelancer care livrează cod, design, copywriting sau consultanță remote, niciuna nu se aplică.
Cum dovedești că clientul american este o firmă, în lipsa VIES? Păstrezi EIN-ul clientului (format XX-XXXXXXX, echivalentul CIF), contractul comercial (MSA sau SOW) cu denumirea juridică completă (Inc., LLC, Corp.), website-ul corporativ și, opțional, formularul W-9 al clientului dacă ți-l pune la dispoziție.
Conversia în lei și cursul BNR
Factura o emiți în USD (sau orice valută agreată cu clientul), dar pentru evidența ta contabilă și pentru ANAF îți trebuie echivalentul în lei. Regula vine din art. 290 Cod Fiscal: folosești ultimul curs comunicat de BNR în ziua anterioară datei facturii.
BNR publică cursul zilnic, în jur de ora 13:00, valabil pentru ziua următoare. Pentru o factură emisă luni 5 mai 2026, folosești cursul publicat vineri 2 mai. Exemplu concret: factură 2.500 USD pe 16 martie 2026 către un SaaS din California, curs BNR vineri 13 martie 4,6210 RON/USD → echivalent 11.552,50 RON. Aceasta e suma care intră în jurnalul de vânzări, în contabilitate ca venit, în plafonul TVA și ca bază pentru impozitul pe venit.
Dacă încasarea vine pe 8 aprilie la curs 4,5500, primești de fapt 11.375 RON. Diferența de 177,50 RON este cheltuială cu diferența de curs (cont 665 pentru SRL; pentru PFA în partidă simplă, se evidențiază la încasare). Reciproc, dacă cursul crește, ai venit din diferențe de curs (cont 765). Pentru SRL, reevaluarea creanțelor în valută la sfârșit de lună sau de an este obligatorie (OMFP 1802/2014).
incasez.ro emite factura în USD și aplică automat conversia BNR pentru raportare, fără să verifici manual cursul. Pentru valute europene, vezi facturarea în euro și cursul BNR.
Declarația 390: de ce NU o depui pentru SUA
Pentru clienții din SUA nu depui declarația 390. Argumentul legal: D390 VIES (instituită prin OPANAF 705/2020) este declarația recapitulativă a operațiunilor intracomunitare, exclusiv între state membre UE. SUA nu este stat membru UE, deci prestarea către SUA nu este, prin definiție, o operațiune intracomunitară. D390 se depune doar pentru livrări/achiziții intracomunitare de bunuri și servicii din/către UE și operațiuni triunghiulare.
Implicații practice: dacă ești PFA neînregistrat în VIES, nu trebuie să te înregistrezi doar pentru SUA. Dacă ești în VIES pentru clienți UE, nu raportezi tranzacțiile SUA în 390 — doar cele UE. Tranzacția SUA apare în D300 (rândul 3) dacă ești plătitor de TVA. La fel, e-Factura nu este obligatorie pentru clientul SUA — SPV vizează tranzacțiile cu locul prestării în RO. Trimiți factura PDF prin email, nu o încarci în SPV.
Tabel: tip client → tratament TVA
| Tip client | TVA pe factură | D390 | e-Factura | Mențiune |
|---|---|---|---|---|
| Firmă SUA (B2B) | Fără TVA | Nu | Nu | Art. 278 alin. (2) — neimpozabil RO |
| Persoană fizică SUA (B2C) | 19% sau fără (după regim) | Nu | Nu | Locul prestării în RO |
| Firmă UE cu VIES (B2B) | Fără TVA | Da | Nu | Reverse charge — art. 307 |
| Firmă RO (B2B) | 19% (dacă plătitor) | Nu | Da | — |
Documente cerute de clientul american: W-8BEN-E și W-8BEN
Înainte de prima plată, clientul american îți va cere un formular W-8. Motivul: regula generală IRS (§1441 Internal Revenue Code) impune reținerea de 30% la sursă pentru orice plată către o persoană străină, cu excepția cazului în care un tratat de evitare a dublei impuneri este invocat formal printr-un W-8. Tehnic, pentru servicii prestate 100% din România veniturile sunt foreign-source și nu există obligație de reținere — dar mulți plătitori americani aplică reținerea by default dacă nu primesc W-8. Recomandare: trimite formularul înainte de prima plată.
Care formular? W-8BEN pentru PFA, II, IF (formular scurt). W-8BEN-E pentru SRL și SA (formular lung). Pentru W-8BEN-E, completarea critică: Part I Line 4 → Corporation; Line 5 → Active NFFE; Line 9b → Foreign TIN = CUI-ul firmei; Part III Line 14a → rezident al României în sensul tratatului; Line 15 → invoci Articolul 7 (Business Profits) din tratatul RO-SUA, rate 0%, type of income „service fees / business profits not attributable to a US permanent establishment”. Pentru W-8BEN, la Part II Line 10 invoci Articolul 14 (Independent Personal Services) sau Articolul 7, rate 0%.
Tratatul RO-SUA aplicabil este cel semnat la Washington în 1973, în vigoare din 1976 și valabil în 2026 (un protocol de modernizare semnat în 2024 nu este încă integral ratificat). Formularul W-8 este valabil 3 ani de la sfârșitul anului semnării. Detalii oficiale pe irs.gov. Dacă, totuși, clientul a reținut 30% (ex.: W-8 trimis târziu), folosești suma drept credit fiscal extern în RO (art. 130-132 Cod Fiscal), pe baza certificatului 1042-S.
Cum primești banii: Wise, Payoneer, SWIFT, Stripe
Metoda de încasare nu schimbă tratamentul fiscal, dar contează pentru cât rămâne în buzunar. Pe scurt: Wise Business (0,35-1,5% + curs mid-market real) e cea mai bună variantă pentru volume regulate sub 10.000 USD/lună, cu IBAN USD propriu. Wire SWIFT (15-50 USD fix + 2-3% spread) merită doar pentru sume mari, peste 10.000 USD per transfer. Payoneer (~2% + 1,5 USD retragere) e impus de Upwork și Fiverr. Stripe (2,9% + 0,30 USD + 1% conversie) e excelent pentru SaaS și plăți recurente. PayPal (4,4% + spread 3-4%) este cel mai scump — evită dacă poți.
Conturile Wise, Revolut și Payoneer sunt vizate de FATCA și CRS, deci ANAF primește automat informații despre soldurile tale. Documentează tot: contract, facturi, dovada plății. Pentru detalii vezi plățile internaționale pentru PFA.
Veniturile din SUA sunt impozabile integral în România ca activitate independentă (PFA) sau venit din activitatea SRL — convenția RO-SUA spune doar că nu pot fi impozitate în SUA (datorită lipsei permanent establishment), nu că sunt scutite în RO. Aplici impozit pe venit 10%, CAS și CASS la praguri normale 2026, exact ca pentru veniturile interne.
Întrebări frecvente
Trebuie să fiu plătitor de TVA pentru a factura în SUA?
Nu. Poți emite facturi către SUA și ca neplătitor de TVA. Operațiunea oricum e neimpozabilă în România. Atenție însă: veniturile din SUA contează la plafonul de 300.000 lei pentru regimul special de scutire.
Pot emite factura în USD sau trebuie obligatoriu în RON?
În USD sau orice valută agreată cu clientul. Trebuie să apară și echivalentul în RON la cursul BNR comunicat în ziua precedentă datei facturii, pentru evidența ta contabilă internă.
Ce se întâmplă dacă uit să trimit W-8BEN-E și clientul reține 30%?
Două variante: (1) clientul poate face un retroactive adjustment dacă filing-ul 1042 nu a fost încă depus la IRS (până 15 martie an următor); (2) după depunere, recuperarea directă se face prin Form 1040-NR la IRS (procedură lentă, 6-12 luni). Soluția practică: folosești suma reținută drept credit fiscal extern în RO, pe baza certificatului 1042-S.
Trebuie să mă înregistrez în VIES doar pentru a factura în SUA?
Nu. VIES este sistemul european de validare TVA — nu există echivalent pentru SUA. Codul intracomunitar (RO + CIF) îți trebuie doar pentru tranzacții cu firme din UE.
Pot să-mi deschid un LLC în Delaware ca să optimizez fiscal?
Tehnic da, dar tot trebuie să declari veniturile în România (rezidență fiscală), iar costurile administrative anuale plus riscul Form 5472 (penalitate $25.000 per omitere) fac varianta neatractivă pentru venituri sub $200.000/an.
Facturarea către SUA pare intimidantă la primul contract, dar este, de fapt, mai puțin birocratică decât facturarea în UE: fără TVA, fără 390, fără e-Factura. Trei lucruri trebuie să nimerești corect — articolul 278 alin. (2) pe factură, conversia la cursul BNR și W-8 trimis înainte de prima plată. Restul este conversie valutară curată și impozit normal pe venit în România. Dacă vrei să automatizezi conversia BNR, evidența în RON și mențiunile legale pentru clienții externi, încearcă incasez.ro pentru prima ta factură în USD.