Semnatura digitala la autentificarea in SPV ANAF

Autentificarea in Spatiul Privat Virtual (SPV) al ANAF folosind semnatura digitala a devenit obligatorie pentru depunerea electronica a declaratiilor fiscale si pentru utilizarea serviciului RO e-Factura. Acest ghid prezinta pas cu pas procesul de obtinere a certificatului digital calificat si inrolarea in SPV.

Ce este semnatura electronica calificata?

Semnatura electronica calificata reprezinta echivalentul electronic al semnaturii olografe si are aceeasi valoare juridica. Conform Legii 455/2001 si Regulamentului eIDAS, semnatura electronica calificata indeplineste urmatoarele conditii:

• Este legata in mod unic de semnatar

• Asigura identificarea semnatarului

• Este creata prin mijloace controlate exclusiv de semnatar

• Este legata de datele electronice la care se raporteaza astfel incat orice modificare ulterioara este detectabila

Pentru autentificarea in SPV si depunerea declaratiilor la ANAF, este necesar un certificat calificat de semnatura electronica, emis de un furnizor acreditat.

De ce ai nevoie de certificat digital pentru SPV?

Incepand cu 1 martie 2022, depunerea documentelor la ANAF se realizeaza doar electronic pentru anumite categorii de contribuabili. De la 1 iulie 2022, aceasta obligatie s-a extins la alte categorii, in cadrul programului national RO e-Factura.

Certificatul digital calificat este necesar pentru:

• Crearea contului de utilizator in SPV

• Depunerea declaratiilor fiscale electronice

• Transmiterea facturilor in sistemul RO e-Factura

• Semnarea electronica a documentelor cu valoare legala

• Autentificarea in diverse aplicatii ale statului

Categorii de contribuabili vizati de e-Factura

• Comerciantii de produse cu risc fiscal ridicat in relatia B2B

• Companiile care accepta vouchere de vacanta

• Agentii economici cu activitati comerciale in relatia B2G (business-to-government)

Furnizorii de certificate digitale calificate

Certificatul digital calificat se obtine de la un prestator de servicii de incredere calificat, acreditat conform cerintelor Regulamentului eIDAS. Registrul furnizorilor acreditati este publicat de Autoritatea pentru Digitalizarea Romaniei (ADR) pe site-ul adr.gov.ro.

Principalii furnizori de certificate digitale din Romania sunt:

Autoritatea de Certificare STS (AC-STS) este destinata exclusiv personalului autorizat din cadrul institutiilor si autoritatilor publice centrale si locale.

Tipuri de certificate digitale: Token vs Cloud

Certificat pe token (dispozitiv criptografic)

Avantaje:

• Valoare legala identica cu cel din cloud

• Certificat stocat pe dispozitiv fizic securizat

• Control direct asupra certificatului

Dezavantaje:

• Utilizare doar pe desktop (PC, laptop)

• Necesita instalarea de drivere speciale

• Risc de pierdere sau deteriorare a tokenului

• Cost mai mare

Certificat in cloud (la distanta)

Avantaje:

• Valoare legala identica

• Mobilitate crescuta: utilizare pe orice dispozitiv (smartphone, tableta, PC, laptop)

• Aplicatie online pentru semnarea documentelor

• Nu necesita instalarea de drivere speciale

• Cost mai redus

Dezavantaje:

• Necesita conexiune la internet pentru semnare

• Depindere de infrastructura furnizorului

Pasii pentru obtinerea certificatului digital

Pasul 1: Alegerea furnizorului si a tipului de certificat

Selecteaza un furnizor acreditat si decide daca doresti certificat pe token sau in cloud. Valabilitatea poate fi de 1, 2 sau 3 ani.

Pasul 2: Identificarea si emiterea certificatului

Certificatul poate fi obtinut 100% online prin identificare video la distanta. Pentru aceasta ai nevoie de:

• Carte de identitate valabila

• Dispozitiv cu microfon si camera web functionale

• Card pentru plata online

Pasul 3: Instalarea software-ului necesar

Pentru certificat pe token, instaleaza driverele furnizate de emitent. Pentru semnarea PDF-urilor, instaleaza Adobe Reader.

Procedura de inrolare in SPV

Etapa 1: Obtinerea documentului de confirmare

1. Descarca documentul de confirmare de pe portalul ANAF (sectiunea "Toate formularele")

2. Completeaza documentul cu datele tale

3. Transmite documentul pe email la furnizorul certificatului

4. Primeste documentul semnat de furnizor

5. Transmite documentul prin portal la ANAF (modulul "Declaratii electronice", optiunea "Inregistrare certificate calificate")

Etapa 2: Formularul 150

1. Descarca si listeaza cererea de utilizare a serviciului de depunere electronica (formularul 150)

2. Semneaza si stampileaza formularul

Etapa 3: Imputernicirea (daca este cazul)

Daca titularul certificatului nu este reprezentantul legal al contribuabilului:

• Prezinta documentul de imputernicire autentificat de notar

• Imputernicirea trebuie sa ateste dreptul de a semna declaratiile fiscale pentru contribuabil

Daca titularul este reprezentantul legal:

• Prezinta documentul care atesta aceasta calitate (original si copie)

• Poate fi Hotararea AGA sau Statutul societatii comerciale

Etapa 4: Depunerea documentelor la ANAF

Prezinta la orice unitate fiscala:

• Imputernicirea (daca este cazul)

• Actul de identitate

• Formularul 150 semnat si stampilat

Etapa 5: Confirmarea dreptului de utilizare

Confirmarea se primeste prin email, pe adresa comunicata in formularul 150, in termen de 4-7 zile lucratoare de la depunerea documentatiei. Dupa acest termen poti utiliza serviciul de depunere declaratii.

Neprimirea confirmarii nu reprezinta un obstacol pentru depunerea declaratiilor. Recipisa primita dupa depunere confirma posibilitatea tehnica de utilizare a serviciului.

Depunerea declaratiilor electronice

Procedura de depunere

1. Acceseaza portalul e-guvernare.ro sau direct portalul ANAF

2. Descarca formularele electronice necesare

3. Completeaza formularele de declaratii

4. Semneaza electronic cu certificatul calificat

5. Transmite declaratiile

6. Verifica starea declaratiilor transmise

Verificarea dupa depunere

Dupa fiecare depunere, verifica pe pagina de vizualizare:

• Daca ai primit recipisa

• Daca documentul depus este o declaratie fiscala, asteapta mesajul de la "Informatii dupa prelucrare"

Accesarea serviciului RO e-Factura

Pasii pentru inregistrare

1. Obtine certificatul calificat pentru semnatura electronica

2. Inroleaza-te sau acceseaza SPV cu ajutorul certificatului

3. Completeaza din SPV cererea privind Inregistrarea in Registrul RO e-Factura

Termene de transmitere a facturilor

Facturile trebuie transmise in sistemul RO e-Factura in 5 zile lucratoare de la emitere, dar nu mai tarziu de ziua 15 a lunii urmatoare.

Alte utilizari ale certificatului digital

Acelasi certificat calificat poate fi utilizat pentru:

• Autentificarea in aplicatii ERP sau de facturare (SmartBill, Saga, etc.)

• Semnarea electronica a contractelor

• Semnarea actelor aditionale

• Dosarele electronice ale angajatilor

• Semnarea contractelor de munca

• Cererile de concediu

• Declaratiile ANI (pentru functionari publici)

Servicii asociate certificatelor digitale

Marcarea temporala

Marcarea temporala este un serviciu care confirma existenta unor date in format electronic la un anumit moment de timp. Marcile temporale sunt emise cu o acuratete de o secunda si sunt semnate digital de furnizor.

Validarea semnaturilor

Serviciul de validare verifica:

• Ca documentele nu au fost modificate dupa semnare

• Validitatea certificatelor prin care a fost creata semnatura electronica

Reinnoirea certificatului digital

Perioada de valabilitate a unui certificat este de 1, 2 sau 3 ani. Reinnoirea trebuie facuta inainte de expirare.

Procedura de reinnoire:

• Vei fi instiintat cu 30 de zile inainte de expirare pe adresa de email declarata

• Daca certificatul nu este expirat, reinnoirea se poate face la distanta prin aplicatia furnizorului

• Daca certificatul a expirat, trebuie reluat procesul initial de obtinere

Revocarea certificatului

Certificatul poate fi revocat in urmatoarele situatii:

• Compromiterea cheii private

• Modificarea datelor de identificare ale titularului

• La cererea titularului

Certificatele revocate sunt plasate in listele de certificate revocate (LCR) si nu mai pot fi utilizate.

Costuri orientative

Preturile variaza in functie de furnizor si de ofertele disponibile. La certificatul pe token se adauga costul dispozitivului criptografic (aproximativ 50-100 lei).

Probleme frecvente si solutii

Eroare la autentificare in SPV

Cauze posibile:

• Certificatul nu este instalat corect

• Driverele token-ului nu sunt actualizate

• Certificatul a expirat

• Browserul nu recunoaste certificatul

Solutii:

• Reinstaleaza certificatul si driverele

• Verifica data de expirare a certificatului

• Utilizeaza un browser compatibil (Google Chrome, Mozilla Firefox)

• Contacteaza furnizorul certificatului

Declaratia nu se trimite

Cauze posibile:

• Inrolarea in SPV nu s-a finalizat

• Formularul 150 nu a fost depus

• Erori in completarea declaratiei

Solutii:

• Verifica daca ai primit confirmarea de activare

• Contacteaza unitatea fiscala pentru verificarea dosarului

• Trimite mesajul de eroare prin formularul de contact ANAF

Intrebari frecvente

Pot folosi acelasi certificat pentru mai multe firme?

Da, daca ai imputernicire notariala pentru fiecare firma. Certificatul este emis pe numele tau ca persoana fizica, iar imputernicirile determina pentru care firme poti depune declaratii.

Ce se intampla daca pierd tokenul?

Trebuie sa revoci imediat certificatul si sa achizitionezi unul nou. Revocarea se face prin contactarea furnizorului certificatului.

Cat dureaza obtinerea certificatului?

Prin identificare video online, certificatul poate fi obtinut in aceeasi zi. Procesul de identificare dureaza aproximativ 10-15 minute.

Pot folosi certificatul pe mai multe dispozitive?

Certificatul pe token poate fi folosit pe orice calculator pe care instalezi driverele. Certificatul in cloud poate fi accesat de pe orice dispozitiv cu conexiune la internet.

Este obligatoriu certificatul digital pentru toate firmele?

Da, toate firmele trebuie sa depuna declaratiile electronic prin SPV. Exceptie fac doar persoanele fizice care nu desfasoara activitati economice si care inca pot depune anumite formulare in format hartie.

Pot semna facturi cu certificatul digital?

Da, certificatul calificat poate fi folosit pentru semnarea electronica a facturilor, contractelor si a oricaror documente care necesita semnatura cu valoare legala.

Legislatie relevanta

• Legea 455/2001 privind semnatura electronica

• Regulamentul (UE) nr. 910/2014 (eIDAS) privind identificarea electronica

• Ordinul ANAF privind depunerea electronica a declaratiilor fiscale

• Legea 227/2015 (Codul fiscal) cu modificarile ulterioare

Concluzii

Obtinerea certificatului digital calificat si inrolarea in SPV sunt obligatorii pentru depunerea electronica a declaratiilor fiscale si pentru utilizarea serviciului RO e-Factura. Procesul este relativ simplu si poate fi finalizat in cateva zile.

Recomandari finale:

• Alege certificatul in cloud daca ai nevoie de mobilitate si flexibilitate

• Alege certificatul pe token daca lucrezi mereu de la acelasi calculator si doresti control fizic asupra certificatului

• Reinnoieste certificatul inainte de expirare pentru a evita intreruperea activitatii

• Pastreaza in siguranta PIN-ul si parola certificatului

• In caz de probleme, contacteaza mai intai furnizorul certificatului, apoi ANAF