Ce reprezinta descarcarea gestiunii si de ce este importanta
Descarcarea gestiunii este procesul contabil prin care se scot din evidenta stocurile de marfuri vandute sau iesite din patrimoniul societatii. Aceasta operatiune este esentiala pentru reflectarea corecta a situatiei financiare a firmei si pentru determinarea corecta a costului bunurilor vandute.
In activitatea de comert, marfurile sunt inregistrate initial la intrarea in gestiune, iar la momentul vanzarii sau al altor operatiuni de iesire, acestea trebuie descarcate din gestiune pe baza documentelor justificative corespunzatoare. Descarcarea corecta a stocurilor este importanta pentru a reflecta corect in situatiile financiare valoarea stocurilor si pentru a nu subestima sau supraestima cheltuielile cu marfurile.
Legislatia contabila romaneasca, in special OMFP 1802/2014, reglementeaza metodele de evaluare si descarcare a stocurilor, oferind optiuni precum metoda pretului cu amanuntul, metoda costului mediu ponderat sau metoda FIFO. Alegerea metodei corecte si aplicarea consecventa a acesteia sunt obligatorii pentru asigurarea conformitatii cu standardele contabile.
Documente care permit descarcarea gestiunii
Descarcarea gestiunii se realizeaza pe baza unor documente justificative specifice, reglementate prin Ordinul 2634/2015 privind documentele financiar-contabile. Lista completa a documentelor acceptate include bonul de consum, avizul de insotire a marfii, factura, bonul fiscal, bonul de transfer, procesul verbal de inventariere si raportul de productie.
Bonul de consum este utilizat pentru eliberarea materialelor din magazie, scaderea din gestiune si inregistrarea in contabilitate. Acest document este necesar in special pentru firmele de productie care elibereaza materii prime si materiale catre sectiile de fabricatie.
Avizul de insotire a marfii serveste ca document de insotire pe timpul transportului, document pentru intocmirea facturii, dispozitie de transfer intre gestiuni dispersate teritorial ale aceleiasi entitati si document de descarcare din gestiune a bunurilor cedate cu titlu gratuit. In cazul transferului de bunuri intre gestiunile aceleiasi entitati, avizul va purta mentiunea Fara factura.
Factura este documentul principal pentru vanzari, reglementat de Codul Fiscal, iar bonul fiscal emis de casa de marcat este documentul care atesta vanzarile cu amanuntul catre persoane fizice, conform OUG 28/1999 privind obligatia utilizarii aparatelor de marcat electronice fiscale.
Metoda coeficientului K pentru descarcarea gestiunii
In comertul cu amanuntul, marfurile sunt frecvent inregistrate la pret de vanzare cu amanuntul, care include adaosul comercial si TVA neexigibila. Pentru descarcarea corecta a gestiunii in acest caz, se utilizeaza metoda coeficientului K de repartizare a adaosului comercial.
Formula de calcul a coeficientului K este urmatoarea: K este egal cu suma dintre soldul initial al contului 378 si rulajul creditor al contului 378, impartita la suma dintre soldul initial al contului 371 minus soldul initial al contului 4428 plus rulajul debitor al contului 371 minus rulajul creditor al contului 4428.
Coeficientul K obtinut se inmulteste cu valoarea marfurilor vandute, din care s-a scazut cota aferenta de TVA, pentru a determina adaosul comercial aferent vanzarilor. Formula pentru adaosul comercial este: Adaos comercial egal cu K inmultit cu rulajul lunar al contului 707.
Costul marfurilor vandute se determina prin scaderea adaosului comercial din rulajul lunar al contului 707. Aceasta metoda trebuie aplicata lunar pentru fiecare gestiune in parte, asigurand astfel reflectarea corecta a costurilor si a marjei comerciale.
Monografia contabila pentru descarcarea gestiunii
Inregistrarile contabile pentru descarcarea gestiunii in comertul cu amanuntul urmeaza un flux bine definit. La vanzarea marfurilor incasate prin casa in numerar, se debiteaza contul 5311 Casa si se crediteaza contul 707 Venituri din vanzarea marfurilor si contul 4427 TVA colectata.
Pentru vanzarile incasate prin card bancar, se debiteaza contul 5121 Conturi la banci in lei sau 5125 Sume in curs de decontare si se crediteaza contul 707 Venituri din vanzarea marfurilor si contul 4427 TVA colectata.
Descarcarea efectiva de gestiune a marfurilor vandute se realizeaza prin debitarea conturilor 607 Cheltuieli privind marfurile, 378 Diferente de pret la marfuri si 4428 TVA neexigibila, si creditarea contului 371 Marfuri. Sumele inregistrate in debit pentru conturile 378 si 4428 se determina pe baza coeficientului K calculat pentru luna respectiva.
Daca produsele se vand la cote diferite de TVA, este recomandata deschiderea de analitice pentru fiecare cont, pentru a reflecta corect cota diferita de TVA si pentru a usura calculul coeficientului K pe fiecare categorie de produse.
Probleme frecvente la descarcarea gestiunii
Una dintre cele mai frecvente probleme intalnite este discrepanta dintre valoarea adaosului comercial calculat prin metoda coeficientului K si valoarea adaosului comercial rezultat din programul de gestiune intern. Aceasta situatie poate aparea atunci cand in contul 378 Diferente de pret la marfuri nu este inregistrata aceeasi valoare ca in programul de gestiune.
Cauzele acestor discrepante pot fi multiple: erori de inregistrare a intrarilor sau iesirilor de marfa, diferente intre momentul inregistrarii in contabilitate si cel al inregistrarii in programul de gestiune, modificari de pret neinregistrate corect sau probleme de sincronizare intre sistemul contabil si cel de gestiune.
O alta problema frecventa este alegerea metodei de descarcare a gestiunii. Conform OMFP 1802/2014, metoda aleasa trebuie sa reflecte realitatea economica si sa fie aplicata consecvent. Daca metoda coeficientului K nu reflecta corect realitatea, poate fi utilizata o metoda alternativa care ofera informatii mai precise, cu conditia justificarii acestei alegeri.
Schimbarea metodei de descarcare a gestiunii reprezinta o modificare de politica contabila si trebuie tratata conform regulilor specifice. Efectele modificarilor de politici contabile aferente exercitiilor precedente se inregistreaza pe seama rezultatului reportat prin contul 1173, iar efectele aferente exercitiului curent se contabilizeaza pe seama conturilor de cheltuieli si venituri ale perioadei.
Compensarea plusurilor si minusurilor la inventar
In urma inventarierii stocurilor se pot constata diferente intre evidenta contabila si situatia faptica, rezultand plusuri sau minusuri de inventar. Conform Ordinului 2861/2009, compensarea intre plusuri si minusuri poate avea loc doar in anumite conditii stricte.
Conditiile pentru compensare sunt urmatoarele: sa existe riscul de confuzie intre sorturile aceluiasi bun material din cauza asemanarii aspectului exterior precum culoare, desen, model, dimensiuni sau ambalaj, iar diferentele constatate sa se refere la aceeasi perioada de gestiune si la aceeasi gestiune.
Nu se admite compensarea in cazurile in care s-a facut dovada ca lipsurile constatate la inventariere provin din sustragerea sau din degradarea bunurilor datorata vinovatiei persoanelor care raspund de gestionarea acestora.
Listele cu sorturile de produse, marfuri si alte valori materiale care intrunesc conditiile de compensare se aproba anual de catre administratori sau persoana responsabila cu gestionarea. Compensarea se face pentru cantitati egale intre plusuri si lipsuri, iar diferentele ramase se trateaza distinct ca plusuri sau minusuri nete.
Descarcarea gestiunii pentru stocuri fara rulaj
Situatia stocurilor vechi care nu mai au rulaj si nu mai pot fi vandute sau valorificate reprezinta o problema frecventa pentru multe firme. Acestea pot fi piese deteriorate, produse uzate moral sau articole care nu mai corespund tehnic cerintelor actuale.
Pentru scoaterea din gestiune a acestor stocuri, procedura include mai multi pasi: efectuarea unui inventar pentru identificarea exacta a bunurilor, intocmirea unui proces verbal care sa constate starea bunurilor si motivele pentru care nu mai pot fi utilizate sau valorificate, aprobarea scoaterii din gestiune de catre organele de conducere ale societatii si inregistrarea contabila a operatiunii.
Din punct de vedere fiscal, cheltuielile cu stocurile scoase din gestiune pot fi deductibile daca sunt indeplinite conditiile prevazute de Codul Fiscal. Documentatia trebuie sa demonstreze ca bunurile respective nu mai pot fi valorificate si ca s-au epuizat toate posibilitatile de recuperare a valorii acestora.
Recomandari pentru evitarea problemelor
Pentru evitarea problemelor la descarcarea gestiunii, firmele ar trebui sa implementeze proceduri interne clare de lucru. Reconcilierea periodica intre programul de gestiune si contabilitate este esentiala pentru identificarea din timp a eventualelor discrepante.
Utilizarea unui sistem informatic integrat care sa asigure sincronizarea automata intre modulul de gestiune si cel de contabilitate reduce semnificativ riscul de erori. Totodata, verificarea lunara a coeficientului K si compararea cu marja comerciala reala din activitate poate semnala din timp eventuale anomalii.
Formarea continua a personalului implicat in operatiunile de gestiune si contabilitate, precum si stabilirea clara a responsabilitatilor pentru fiecare etapa a procesului de descarcare a gestiunii contribuie la reducerea erorilor si la imbunatatirea calitatii informatiei financiare.