Organizațiile neguvernamentale (ONG) întâmpină frecvent situații în care trebuie să deconteze cheltuieli cu transportul și combustibilul pentru activitățile desfășurate în scopul realizării misiunii lor. Fie că este vorba despre deplasări ale voluntarilor, angajaților sau membrilor conducerii, este esențial să cunoașteți regulile contabile și fiscale aplicabile pentru a evita probleme la eventuale controale.
Cadrul legal pentru cheltuielile ONG
Organizațiile nonprofit din România sunt reglementate prin OG nr. 26/2000 privind asociațiile și fundațiile. Din punct de vedere contabil, acestea aplică reglementările specifice entităților fără scop patrimonial, care prevăd anumite particularități față de societățile comerciale.
Un aspect fundamental de reținut este că ONG-urile pot desfășura atât activități fără scop patrimonial (principale), cât și activități economice (secundare). Cheltuielile cu transportul și combustibilul trebuie încadrate corect în funcție de tipul de activitate pentru care sunt efectuate.
Pentru activitățile fără scop patrimonial, cheltuielile se înregistrează în contabilitate și sunt suportate din veniturile specifice acestui tip de activitate (donații, sponsorizări, cotizații de la membri, granturi). Pentru activitățile economice, se aplică regulile generale privind deductibilitatea cheltuielilor, similare celor aplicabile societăților comerciale.
Contractele de voluntariat și decontarea transportului
Una dintre situațiile frecvent întâlnite în ONG-uri este decontarea cheltuielilor de transport pentru voluntari. Legea nr. 78/2014 privind reglementarea activității de voluntariat în România prevede că voluntarii au dreptul la rambursarea cheltuielilor efectuate pentru realizarea activității, în condițiile convenite în contract.
Voluntariatul este activitatea de interes public desfășurată din proprie inițiativă de orice persoană fizică, în folosul altora, fără a primi o contraprestație materială. Contractul de voluntariat este o convenție cu titlu gratuit, încheiată între o persoană fizică (voluntar) și o persoană juridică (organizația gazdă).
În contractul de voluntariat trebuie stipulate drepturile voluntarului, inclusiv posibilitatea rambursării cheltuielilor efectuate pentru realizarea activității. Cheltuielile necesare pentru efectuarea activității pot include cheltuielile cu transportul, care se pot deconta pe baza bonurilor de combustibil sau a biletelor de transport.
Renunțarea de către voluntar la dreptul de decontare echivalează cu un act de liberalitate din partea acestuia către organizație.
Documente justificative necesare
Pentru a fi recunoscute în contabilitate, cheltuielile cu carburantul trebuie susținute de documente justificative corespunzătoare. Acestea includ bonuri fiscale de la stațiile de alimentare, care să conțină toate informațiile obligatorii conform legislației în vigoare.
Pe lângă bonurile de combustibil, este recomandat să existe documente care să justifice deplasarea efectuată. Acestea pot fi ordine de deplasare (foi de parcurs), procese verbale ale activităților desfășurate, rapoarte de activitate sau orice alt document care să demonstreze legătura dintre consumul de combustibil și activitatea ONG-ului.
Pentru voluntari, contractul de voluntariat constituie baza legală pentru decontarea cheltuielilor. În plus, este util să existe o cerere de decontare din partea voluntarului, în care să precizeze cheltuielile efectuate și să atașeze documentele justificative.
În cazul folosirii autoturismelor proprii ale voluntarilor sau membrilor, se recomandă întocmirea unui ordin de deplasare care să cuprindă traseul parcurs, scopul deplasării și consumul de combustibil calculat conform normelor tehnice ale autoturismului.
Înregistrări contabile pentru cheltuielile cu transportul
Cheltuielile cu transportul în cadrul unui ONG se înregistrează în contul 624 Cheltuieli cu transportul de bunuri și personal. Monografia contabilă de bază pentru înregistrarea acestor cheltuieli este următoarea.
La primirea facturii sau a bonului fiscal pentru combustibil: 624 Cheltuieli cu transportul de bunuri și personal = 401 Furnizori sau 5311 Casa în lei (dacă plata se face imediat din casierie).
La plata furnizorului (dacă s-a înregistrat inițial pe 401): 401 Furnizori = 5121 Conturi la bănci în lei sau 5311 Casa în lei.
În situația în care un voluntar sau membru al organizației avansează din banii personali cheltuieli cu combustibilul, iar apoi i se decontează, înregistrările sunt: 624 Cheltuieli cu transportul = 462 Creditori diverși (la momentul primirii decontului) și 462 Creditori diverși = 5121/5311 (la momentul plății sumei către persoana respectivă).
Tratamentul fiscal al decontărilor către voluntari
Un aspect important de clarificat este tratamentul fiscal al sumelor decontate voluntarilor. Conform legislației în vigoare, rambursarea cheltuielilor efectuate de voluntari pentru realizarea activității (inclusiv transportul) nu constituie venit impozabil pentru aceștia, cu condiția să fie vorba despre cheltuieli reale, documentate corespunzător.
Atenție însă la sumele care depășesc cheltuielile efective sau la alocațiile acordate voluntarilor. Acestea pot fi considerate avantaje materiale și pot intra sub incidența impozitării. Dacă pe lângă decontarea transportului se acordă voluntarilor sume pentru masă sau alocații, acestea reprezintă mai degrabă o remunerare a activității prestate decât o simplă decontare.
În astfel de situații, se recomandă fie încheierea unor contracte de prestări servicii (cu toate obligațiile fiscale aferente), fie structurarea corectă a beneficiilor acordate voluntarilor astfel încât să rămână în sfera neimpozabilă.
Decontarea cheltuielilor pentru angajații ONG
Dacă organizația are angajați cu contract individual de muncă, cheltuielile cu transportul acestora se tratează similar celor din societățile comerciale. Transportul angajaților la și de la locul de muncă poate fi asigurat de angajator, iar cheltuielile sunt deductibile pentru organizație.
Pentru deplasări în interes de serviciu, se întocmesc ordine de deplasare (delegații) care justifică cheltuielile efectuate. Diurna și decontarea transportului în cazul delegațiilor urmează regulile generale din legislația muncii.
Înregistrările contabile pentru decontarea combustibilului folosit de angajați în deplasări sunt identice cu cele prezentate anterior, folosind contul 624 pentru cheltuielile cu transportul.
Decontarea cheltuielilor de la administratori și membri
În multe ONG-uri, membrii consiliului director sau chiar membrii fondatori efectuează cheltuieli din banii personali pentru activitatea organizației. Este cazul frecvent al asociațiilor mici, unde nu există un flux de numerar suficient pentru a acoperi în avans toate cheltuielile.
În aceste situații, documentele de cheltuială (bonuri, facturi) se emit pe numele organizației, iar membrul respectiv solicită ulterior decontarea. Înregistrarea contabilă folosește contul 462 Creditori diverși, în corespondență cu conturile de cheltuieli corespunzătoare.
Exemplu: președintele asociației alimentează cu combustibil autoturismul folosit pentru deplasări în interes de serviciu și plătește din banii personali. Înregistrări: 624 = 462 (la primirea decontului cu bonul fiscal) și 462 = 5311 sau 5121 (la rambursarea sumei către președinte).
Este important ca organizația să aibă fonduri disponibile pentru a rambursa aceste sume. Dacă situația se repetă frecvent fără posibilitate de rambursare, se poate ajunge la acumularea de datorii către membrii conducerii, ceea ce poate genera probleme de natură juridică și fiscală.
Particularități pentru autoturismele deținute de ONG
Dacă organizația deține autoturisme în patrimoniu (fie achiziționate, fie primite prin donație), cheltuielile cu întreținerea și combustibilul acestora se înregistrează în conturile de cheltuieli corespunzătoare.
Este recomandată ținerea unei evidențe clare a deplasărilor efectuate, prin foi de parcurs sau jurnal de bord al autoturismului. Aceasta permite justificarea consumului de combustibil și demonstrează utilizarea autoturismului exclusiv în scopul activității organizației.
Consumul de combustibil trebuie să se încadreze în normele tehnice ale producătorului sau în norme interne stabilite de organizație. Un consum nejustificat de mare poate ridica semne de întrebare în cazul unui control.
Aspecte privind TVA pentru ONG
Majoritatea organizațiilor nonprofit nu sunt înregistrate în scopuri de TVA, deoarece activitățile fără scop patrimonial nu intră în sfera TVA. În acest caz, TVA inclus în prețul combustibilului nu se deduce și reprezintă o cheltuială pentru organizație.
Dacă ONG-ul desfășoară și activități economice și este înregistrat în scopuri de TVA, poate deduce TVA aferent combustibilului doar pentru partea utilizată în activitățile economice taxabile. Pentru combustibilul utilizat în activitățile fără scop patrimonial, TVA nu este deductibil.
Este necesară o evidență separată a cheltuielilor pe tipuri de activități pentru a putea determina corect prorata de deducere a TVA, acolo unde este cazul.
Documentație și arhivare
Toate documentele justificative pentru cheltuielile cu combustibilul trebuie păstrate conform termenelor legale de arhivare. Pentru ONG-uri, termenul general de păstrare a documentelor contabile este de 10 ani.
Se recomandă organizarea unui sistem clar de evidență a decontărilor, care să permită urmărirea ușoară a cheltuielilor pe proiecte, activități sau persoane. Aceasta este utilă atât pentru controlul intern, cât și pentru raportările către finanțatori (în cazul proiectelor cu finanțare externă).
Pentru proiectele finanțate din fonduri europene sau alte surse externe, cerințele de documentare pot fi mai stricte, iar eligibilitatea cheltuielilor cu transportul trebuie verificată în raport cu regulile specifice ale finanțatorului.
Erori frecvente de evitat
Una dintre erorile frecvente este lipsa documentelor justificative corespunzătoare. Bonurile fiscale trebuie să conțină toate elementele obligatorii, iar legătura cu activitatea organizației trebuie demonstrată prin documente adiționale.
O altă greșeală este confuzia între cheltuielile personale ale membrilor și cheltuielile organizației. Combustibilul folosit pentru deplasări care nu au legătură cu activitatea ONG-ului nu poate fi decontat pe organizație.
De asemenea, trebuie evitată depășirea plafonului legal pentru plățile în numerar. Dacă decontarea depășește limita pentru plăți cash, aceasta trebuie efectuată prin virament bancar.
Recomandări practice
Pentru o gestionare corectă a cheltuielilor cu combustibilul, ONG-urile ar trebui să elaboreze o procedură internă clară privind decontarea acestor cheltuieli. Procedura ar trebui să stabilească documentele necesare, circuitul de aprobare, termenele de decontare și persoanele responsabile.
Este utilă stabilirea unui plafon maxim pentru cheltuielile cu transportul pe o anumită perioadă sau pentru un anumit proiect, în funcție de bugetul disponibil. Aceasta permite un control mai bun al cheltuielilor și evită surprizele neplăcute.
În cazul voluntarilor, se recomandă ca modalitățile de decontare a transportului să fie clar stipulate în contractul de voluntariat. Astfel se evită neînțelegerile și se asigură un cadru legal clar pentru ambele părți.
Organizațiile mai mari ar trebui să ia în considerare utilizarea cardurilor de combustibil, care permit o evidență mai ușoară a consumului și elimină necesitatea gestionării banilor cash pentru alimentări.