Ai eliberat primul tău milestone de 1.000 USD pe Upwork și acum stai cu cursorul deasupra unui template de factură: cui o emiți, clientului din Austin sau Upwork Inc. din San Francisco? Pui TVA pe ea? Ce curs folosești? Și apropo, intră chestia asta în e-Factura din 2026 sau nu?
Ghidul ăsta e pentru tine, dezvoltator, designer, copywriter, consultant care lucrează ca PFA și încasează în USD sau EUR de pe Upwork. Îți arăt exact cum se face facturarea Upwork PFA în 2026: pe cine treci ca beneficiar, ce mențiune obligatorie pui pentru TVA, cum aplici cursul BNR, ce faci cu W-8BEN și unde te prinde sau nu te prinde noua obligație e-Factura B2B pentru PFA cu CNP.
Sunt câteva schimbări reale față de 2024: plafonul de scutire TVA a urcat la 395.000 lei (OUG 22/2025), termenul de transmitere în SPV s-a strâns la 5 zile lucrătoare, iar PFA-urile identificate prin CNP intră progresiv în obligația e-Factura. Hai să le luăm pe rând, fără teorie de manual.
Cui emiți factura: Upwork Inc. sau clientul final?
Asta e întrebarea care îi pune pe gânduri și pe contabili cu vechime. Răspunsul scurt: în practica majoritară 2025-2026, factura se emite către Upwork Inc., nu către clientul final pe care l-ai cunoscut prin platformă.
Logica e simplă dacă te uiți la fluxul banilor. Clientul nu îți plătește direct — el alimentează escrow-ul Upwork, banii stau acolo până la „payment released", apoi îți vin prin Upwork Global Inc. sau Hyperwallet. Pe extrasul tău bancar, plătitorul e Upwork. Contabil vorbind, e mult mai curat să facturezi cine te plătește efectiv.
Datele de facturare folosite de majoritatea PFA-urilor:
- Upwork Inc., 475 Brannan Street, Suite 430, San Francisco, CA 94107, USA
- EIN (Federal Tax ID): 46-4337682
Există și varianta alternativă — facturezi clientul final, cu Upwork ca simplă platformă. Argumentul e „substanța economică". În practică apar însă probleme: în primele 24 de luni Upwork nu permite contact off-platform, deci nu ai datele complete (CIF, adresă fiscală) ale clientului. Plus că extrasul bancar nu coincide cu beneficiarul facturii, iar reconcilierea la un control devine dureroasă. Dacă ești la început, mergi pe Upwork Inc. și atașează la dosar „Earnings Statement" descărcat din cont.
TVA și mențiunea obligatorie de pe factură
Aici e partea care produce cele mai multe greșeli. Serviciile IT, design, copywriting, consultanță prestate de un PFA român către o entitate din SUA sunt neimpozabile în România. Nu „scutite", nu „cu TVA 0%" — neimpozabile. Diferența contează.
Baza legală e art. 278 alin. (2) din Codul Fiscal: pentru servicii B2B, locul prestării este la sediul beneficiarului. Beneficiarul e în SUA, deci locul prestării e în afara României, deci operațiunea iese din sfera TVA românească. Pe factură nu pui TVA, indiferent dacă ești plătitor sau neplătitor de TVA.
Mențiunea exactă pe care o treci pe factură:
„Neimpozabil în România conform art. 278 alin. (2) din Codul Fiscal"
Dacă ești neplătitor de TVA și vrei să fii foarte explicit, poți adăuga și „TVA neaplicabil conform art. 310 Cod Fiscal" — regimul special pentru întreprinderile mici sub plafon.
Două lucruri care se confundă des:
- Declarația 390 (VIES) NU se depune pentru clienți non-UE. VIES recapitulează doar tranzacțiile intracomunitare. SUA nu intră acolo, deci nu ai nevoie nici de cod special de TVA intracomunitar (formular 700, fostul 091) doar ca să lucrezi cu Upwork. Devine necesar doar dacă ai și clienți B2B din UE — atunci e altă discuție și merită să citești despre PFA neplătitor TVA care lucrează cu firme UE.
- Plafonul de 395.000 lei pentru scutirea TVA: majoritatea contabililor români exclud din calcul operațiunile cu locul prestării în afara României. Nu există jurisprudență unitară, dar practica dominantă e asta. Adică poți încasa 200.000 EUR pe an de pe Upwork și să rămâi neplătitor de TVA, dacă restul activității tale interne nu depășește plafonul.
Cursul BNR: ce curs folosești și un exemplu cu cifre
Regula e simplă și fixă: pentru conversia USD → RON pe factură folosești cursul BNR din ziua precedentă emiterii facturii (art. 290 Cod Fiscal + HG 1/2016, pct. 35). Cursul publicat de BNR luni la ora 13:00 e valabil pentru ziua de marți. Atât.
Hai pe un exemplu concret. Ai un proiect Fixed Price de 1.000 USD pe Upwork, emiți factura pe 5 martie 2026. Cursul BNR de pe 4 martie 2026, ipotetic, e 4,5832 lei/USD.
| Element | USD | RON (curs 4,5832) |
|---|---|---|
| Brut facturat (Upwork Inc.) | 1.000 | 4.583,20 |
| Comision Upwork (5% Fixed Price) | 50 | 229,16 |
| Net încasat de PFA | 950 | 4.354,04 |
Pe factură treci 1.000 USD ca valoare principală și conversia la 4.583,20 lei. Comisionul Upwork de 50 USD nu se scade din factură — îl înregistrezi separat ca cheltuială deductibilă în sistem real (cont 628, comisioane platformă). Eventualele diferențe de curs între ziua facturării și ziua în care Wise îți convertește banii în RON se contabilizează ca diferențe de curs valutar.
W-8BEN: cum eviți să pierzi 30% la IRS
Fără W-8BEN completat în profilul Upwork, IRS îți reține automat 30% din fiecare plată. Recuperarea prin credit fiscal extern e teoretic posibilă, practic dureroasă. Mai bine îl completezi din prima.
În Upwork → Tax Information:
- Selectezi „I am NOT a U.S. taxpayer".
- Tipul: Individual / Sole Proprietor. Nu W-8BEN-E — acela e pentru SRL/SA, nu pentru PFA.
- Țara: Romania, adresa: domiciliul.
- Tax ID: CIF-ul PFA-ului sau CNP-ul, ca „Foreign tax ID".
- La Treaty Benefits: Romania, Art. 14 (Independent Personal Services) din convenția RO-SUA din 1973.
Conform tratatului, serviciile independente prestate de un rezident român fără sediu permanent în SUA se impozitează doar în România. Reținerea devine 0% și primești formularul 1042-S la final de an ca dovadă.
Workflow: de la milestone released la factură emisă
- Aștepți „payment released" — banii devin disponibili în contul tău Upwork. Aceea e data facturii, nu data withdrawal-ului în Wise sau Payoneer.
- Iei cursul BNR din ziua precedentă și calculezi echivalentul în RON.
- Emiți factura către Upwork Inc. cu mențiunea art. 278 alin. (2), valoarea în USD și conversia în RON.
- Înregistrezi factura în Registrul de încasări și plăți (sistem real) sau o salvezi la dosar (normă de venit). Comisionul Upwork merge separat ca cheltuială deductibilă.
- Când banii ajung pe IBAN, înregistrezi încasarea și diferența de curs, dacă e cazul.
Pentru cineva cu 3-4 clienți recurenți pe Upwork, asta înseamnă 8-15 facturi/lună, fiecare cu propriul curs BNR. Dacă vrei să nu mai scotocești pe bnr.ro la fiecare emitere, incasez.ro preia automat cursul BNR și pre-completează mențiunea pentru servicii non-UE, iar tu doar verifici suma. E genul de automatizare care îți scoate 5 minute din ziua de muncă pentru fiecare factură.
e-Factura în 2026: cum se aplică pentru veniturile Upwork
Aici e una dintre schimbările importante ale anului. Din 2026, obligația RO e-Factura se extinde și pentru PFA identificat prin CNP, cu termen de înregistrare în Registrul e-Factura la 15 ianuarie 2026 și aplicare efectivă progresivă (verifică la zi calendarul exact pe portalul oficial — termenele s-au mai prelungit).
Vestea bună pentru tine, dacă lucrezi exclusiv pe Upwork: tranzacțiile cu beneficiari non-rezidenți (Upwork Inc., SUA) rămân exceptate de la transmiterea în SPV. Sistemul e-Factura vizează relațiile B2B și B2C cu locul livrării/prestării în România. Factura ta către Upwork are locul prestării în SUA, deci nu intră în obligația de raportare.
Atenție însă: dacă ai și un client român (ex. emiți o factură pentru un mic proiect de consultanță făcut local), aceea trebuie transmisă în SPV în maxim 5 zile lucrătoare de la emitere. Termenul s-a strâns considerabil față de cele 30 de zile inițiale, iar amenda pentru netransmitere e usturătoare: până la 15% din valoarea facturii.
Impozit, CAS, CASS pentru PFA în 2026
Pe veniturile Upwork plătești la fel ca pe orice activitate independentă:
- Impozit pe venit 10% — pe venitul net (sistem real) sau pe norma de venit. În sistem real, venit net = încasări brute minus cheltuieli deductibile (comision Upwork, software, internet, parte din chirie).
- CAS 25% — datorat dacă venitul net trece de 12 salarii minime (cu salariul minim 2026 estimat la 4.050 lei, înseamnă 48.600 lei). Aplicat pe baza aleasă (12 sau 24 salarii minime), nu pe venitul efectiv.
- CASS 10% — de la 6 salarii minime, plafonat la 72 salarii minime în 2026. Aplicat pe venitul net realizat efectiv.
Dacă veniturile brute trec de 25.000 EUR/an, pierzi dreptul la norma de venit și treci obligatoriu la sistem real. Pentru un freelancer Upwork la 2.000-3.000 USD/lună, asta se atinge oricum — sistem real e regula. Totul se declară pe Declarația Unică (D212), termen 25 mai pentru anul anterior. Pentru calcule actualizate, CECCAR publică ghiduri anuale gratuite.
Întrebări frecvente
Trebuie să-mi iau cod TVA intracomunitar dacă lucrez doar pe Upwork cu clienți americani?
Nu. Codul de TVA intracomunitar și înregistrarea în VIES (formular 700) sunt obligatorii doar pentru tranzacții B2B cu state membre UE. Upwork Inc. este în SUA, deci prestarea e neimpozabilă în România conform art. 278 alin. (2) și nu te obligă la nicio înregistrare suplimentară. Dacă mâine începi să lucrezi și cu o firmă din Germania, atunci da, ai nevoie de cod intracomunitar.
Pe factură trec USD sau RON?
Ambele. Valoarea principală e cea contractuală în USD (sau EUR, dacă proiectul e plătit în euro), iar dedesubt treci conversia în RON la cursul BNR din ziua precedentă emiterii. Codul Fiscal cere ca baza impozabilă să fie exprimată și în lei pentru contabilitatea românească.
Comisionul Upwork de 5-10% este cheltuială deductibilă pentru PFA?
Da, la PFA în sistem real. Îl înregistrezi ca „comisioane prestări servicii" (cont 628) sau echivalent în registrul de încasări și plăți, în lei la cursul BNR de la data reținerii. La PFA pe normă de venit nu se deduce nimic, dar nici nu te afectează — impozitul tot pe normă se calculează.
Când emit factura: la milestone released sau la withdrawal?
La milestone released (sau „payment released" pentru contracte Hourly), adică momentul în care banii devin disponibili în contul tău Upwork. Aceea e data prestării încheiate. Withdrawal-ul în Wise sau Payoneer e o operațiune financiară ulterioară, nu un moment fiscal. Dacă faci factura la withdrawal, riști decalaje de săptămâni între prestare și factură.
Trebuie să trimit factura Upwork în RO e-Factura?
Pentru beneficiar non-rezident (Upwork Inc., SUA) excepția de raportare se aplică și după extinderea obligației la PFA cu CNP. Sistemul e-Factura vizează tranzacțiile cu locul livrării/prestării în România. Pentru orice factură cu un client român, însă, ai cele 5 zile lucrătoare de la emitere să o transmiți în SPV.
Asta e harta întreagă pentru anul ăsta. Nu e nimic complicat odată ce ai înțeles cele trei lucruri-cheie: factura merge pe Upwork Inc., mențiunea TVA e art. 278 alin. (2), cursul e BNR din ziua precedentă. Restul e disciplină — emiți la momentul potrivit, înregistrezi comisionul ca deductibil, depui Declarația Unică la timp.
Dacă vrei să nu mai ții minte cursul BNR la fiecare factură și nici mențiunea fiscală exactă, încearcă incasez.ro pentru primele tale facturi Upwork — preia cursul automat, pre-completează beneficiarul Upwork Inc. și mențiunea pentru servicii non-UE, iar tu rămâi cu partea care contează: livrarea proiectului.