Ai trimis factura pe 30 martie 2026. Termen de plată — 30 de zile. Astăzi e 14 mai și clientul tot „te plătește săptămâna viitoare". 45 de zile întârziere, 12.000 de lei blocați, iar tu te întrebi dacă măcar ai dreptul să-i ceri ceva în plus pentru deranj. Răspunsul scurt: da, ai. Răspunsul lung — și mai important — este că o factură de penalități de întârziere emisă greșit te poate lăsa fără bani și cu o factură respinsă în SPV.
Ghidul ăsta e pentru tine, PFA sau micro-SRL care livrează servicii sau marfă în B2B și ai cel puțin un client cronic întârziat. Vei vedea când ai dreptul la penalități chiar dacă n-ai prevăzut nimic în contract, cum calculezi efectiv suma cu cifre la zi, ce document emiți (factură fiscală sau notă de debit) și ce regim are TVA-ul pe penalități în 2026. Plus ce faci dacă clientul tot tace.
Câteva precizări înainte: cota standard TVA în 2026 este 21%, plafonul de scutire pentru micile întreprinderi este 395.000 lei, iar termenul de transmitere în e-Factura este 5 zile lucrătoare. Pentru penalități însă, regulile sunt altele — și asta e jumătate din articol.
Când ai dreptul la penalități de întârziere
Sunt două surse paralele din care îți poate veni dreptul de a percepe penalități, iar diferența contează la calcul.
Prima sursă: clauza penală din contract. Dacă ai semnat un contract care spune „0,1% pe zi de întârziere" sau „0,5% pe zi după scadență", aia e cota care se aplică. Codul Civil (art. 1.538–1.543) recunoaște clauza penală ca acord ferm între părți. Atenție însă la o capcană răspândită: o mențiune de tip „penalități 0,1%/zi" tipărită doar pe factură, fără contract semnat, nu ține loc de clauză penală. Înalta Curte a stabilit că este un act unilateral al creditorului, fără valoare juridică obligatorie pentru client.
A doua sursă: legea, dacă n-ai contract sau clauză. Aici intervine Legea 72/2013 privind combaterea întârzierii la plată în relațiile dintre profesioniști, care transpune Directiva 2011/7/UE. Pe scurt:
- Termenul implicit de plată în B2B este de 30 de zile (60 de zile dacă debitorul este o autoritate publică), dacă părțile nu au convenit altfel în scris.
- După scadență, începe să curgă dobânda legală penalizatoare, calculată conform OG 13/2011 modificată prin Legea 72/2013: rata de referință BNR + 8 puncte procentuale pe an, între profesioniști.
- Creditorul are dreptul, în plus, la o despăgubire administrativă fixă (echivalent în lei a 40 de euro la cursul BNR, conform art. 8 din Legea 72/2013), pentru cheltuielile de recuperare.
Concret pentru mai 2026: rata de referință BNR este, după informațiile publice de pe bnr.ro, 6,5%. Adaugi 8 puncte procentuale și obții 14,5% pe an dobândă legală penalizatoare în B2B. Verifică rata exactă la momentul emiterii — BNR poate ajusta nivelul între ședințele de politică monetară.
Cum calculezi factura penalități de întârziere — formula și un exemplu
Formula este simplă și aceeași indiferent dacă aplici clauza contractuală sau dobânda legală:
Penalități = sumă restantă × rată anuală × zile întârziere ÷ 365
Pentru clauzele de tip „0,1% pe zi", calculul e zilnic: penalități = sumă restantă × 0,1% × zile. La 0,1%/zi pe un an ai 36,5% — peste dobânda legală, dar legal dacă e prevăzut în contract.
Hai să luăm scenariul concret din intro: factură principală 12.000 lei, scadență 30 martie 2026, plătită pe 14 mai 2026. Sunt 45 de zile calendaristice de întârziere (numeri de la prima zi după scadență). Aplicând dobânda legală penalizatoare:
12.000 lei × 14,5% × 45/365 = ~214 lei penalități.
Dacă ai contract cu clauză 0,1%/zi: 12.000 × 0,1% × 45 = 540 lei penalități. Diferența e mare — de aceea contează să bagi clauza în contract de la început.
Reține: numeri zile calendaristice, suma restantă include TVA-ul facturii inițiale (nu doar baza), iar dacă plata vine în tranșe fragmentezi calculul pe fiecare tranșă. Dobânda curge zilnic și se prescrie pe rate — termen general 3 ani de la fiecare zi de întârziere (art. 2.517 Cod Civil).
Tabel cu calcul pe scenarii diferite
Trei situații tipice cu cifre, ca să vezi cum se mișcă suma:
| Scenariu | Sumă restantă | Zile întârziere | Cotă aplicată | Penalități |
|---|---|---|---|---|
| PFA, fără contract scris, B2B | 4.500 lei | 60 | 14,5% / an (BNR+8pp) | ~107 lei |
| SRL, contract cu clauză 0,1%/zi | 12.000 lei | 45 | 0,1% / zi | 540 lei |
| SRL, clauză 0,5%/zi (limită superioară uzuală) | 28.000 lei | 90 | 0,5% / zi | 12.600 lei |
| SRL, dobândă legală fără clauză | 28.000 lei | 90 | 14,5% / an | ~1.001 lei |
Atenție: clauza de 0,5%/zi pe 90 de zile generează 45% din valoarea facturii. Instanța poate reduce penalitățile „vădit excesive" raportat la prejudiciul real (art. 1.541 Cod Civil), deci nu te bucura prea tare dacă ai pus 1%/zi în contract.
Ce conține o factură penalități de întârziere — și de ce nu pui TVA
Aici e zona unde se fac cele mai multe greșeli. Penalitățile de întârziere sunt despăgubiri, nu contravaloarea unei livrări de bunuri sau servicii. Codul Fiscal (Legea 227/2015), la art. 286 alin. (4) lit. b, le scoate explicit din baza de impozitare TVA. Practic: nu aplici TVA pe penalități.
Documentul prin care ceri suma poate fi:
- Notă de debit — varianta recomandată de majoritatea contabililor. Document non-fiscal, fără TVA, fără serie de factură fiscală, fără e-Factura. Are antet, datele tale, datele clientului, descrierea creanței și suma.
- Factură fiscală cu mențiunea „neimpozabil TVA, art. 286 alin. (4) lit. b Cod Fiscal" — admisibilă, dar nu adaugă nimic în plus, ba chiar te poate băga în confuzia cu transmiterea în SPV.
Pe document trec obligatoriu: număr și dată, datele tale și ale clientului (denumire, CUI, adresă), referința la factura inițială (număr, dată, sumă, scadență), perioada de calcul și numărul de zile, cota aplicată cu temei (clauza din contract sau Legea 72/2013), modul de calcul (sumă × cotă × zile / 365), suma totală în lei fără TVA și termenul de plată (uzual 5–15 zile).
Notificarea prealabilă: punerea în întârziere
Înainte să trimiți factura/nota de debit, ai nevoie de un pas legal pe care mulți îl sar — punerea în întârziere conform art. 1.522 Cod Civil. E o notificare scrisă prin care îi ceri clientului să plătească într-un termen rezonabil (uzual 15 zile), sub sancțiunea acțiunii în recuperare.
Pe scurt, conține: antet cu datele părților, subiect („Punere în întârziere — factura nr. X din data Y"), identificarea facturii neplătite (sumă, scadență, zile întârziere), cota de dobândă/penalitate aplicabilă cu temeiul legal sau contractual, suma totală solicitată, termen de plată 15 zile, avertisment privind ordonanța de plată în caz de neplată, dată și semnătură.
Trimite-o pe email cu confirmare de primire și, în paralel, prin scrisoare recomandată cu confirmare la sediul social al clientului. Dovada trimiterii este necesară pentru orice pas ulterior.
e-Factura și penalitățile: regula reală în 2026
Pentru factura inițială ai 5 zile lucrătoare să o încarci în SPV — asta e clar. Pentru factura sau nota de penalități, regula e mai puțin cunoscută: operațiunea fiind în afara sferei TVA, ea este exceptată de la transmiterea obligatorie în RO e-Factura, conform OUG 120/2021 (art. 10 alin. 3). Practic, trimiți documentul prin email și/sau poștă — fără SPV.
Cea mai sigură rută: notă de debit, fără TVA, fără SPV, comunicată direct clientului. Dacă ai emis deja, din eroare, o factură de penalități cu TVA și ai trimis-o în SPV, vezi ghidul nostru despre cum corectezi o factură în e-Factura înainte să se închidă luna de raportare.
Ce faci dacă clientul refuză să plătească și penalitățile
Termenul de 15 zile din punerea în întârziere a expirat și clientul tot tace. Ai trei opțiuni, în ordine de cost și efort:
- Somația prealabilă — pas obligatoriu înainte de ordonanța de plată; repeți cererea, cu mențiunea explicită că urmează acțiunea.
- Ordonanța de plată (art. 1.014–1.024 CPC) — procedură rapidă pentru creanțe certe, lichide și exigibile. Taxă de timbru fixă, soluționare în jur de 45 de zile, hotărâre executorie.
- Executarea silită — dacă ai titlul executoriu și debitorul tot nu plătește, mergi la executor judecătoresc, până la poprire pe conturi.
Pentru pașii detaliați, costuri și termene reale, vezi ghidul nostru despre recuperarea banilor de la un client rău-platnic — somație, ordonanță, executare, pas cu pas.
Prin ordonanța de plată ceri într-un singur dosar suma principală, penalitățile calculate la zi, despăgubirea de 40 EUR din Legea 72/2013 și cheltuielile de judecată.
Întrebări frecvente
Pot factura penalități dacă nu am prevăzut nimic în contract?
Da, dacă relația este B2B între profesioniști. Legea 72/2013 îți dă dreptul la dobânda legală penalizatoare (BNR + 8 puncte procentuale) chiar și fără clauză contractuală, după depășirea termenului de plată. Cuantumul este însă mai mic decât o clauză contractuală tipică de 0,1%/zi.
Pun TVA pe factura de penalități?
Nu. Penalitățile de întârziere sunt despăgubiri, nu contraprestație pentru o livrare, deci nu intră în baza TVA — art. 286 alin. (4) lit. b din Codul Fiscal. Documentul se emite fără TVA, indiferent dacă alegi notă de debit sau factură fiscală.
Trebuie să transmit factura de penalități în e-Factura?
Nu, pentru că operațiunea este în afara sferei TVA și OUG 120/2021 art. 10 alin. (3) exceptează aceste documente de la transmiterea în SPV. O trimiți direct clientului pe email și prin poștă recomandată.
Câte zile întârziere trebuie să aibă factura înainte să cer penalități?
Niciuna în plus față de scadență. Dobânda legală curge de drept din ziua imediat următoare datei scadente, fără notificare suplimentară (art. 1.523 Cod Civil pentru obligațiile dintre profesioniști). Practic însă, trimiți punerea în întârziere și emiți documentul după ce ai un număr „rotund" de zile, ca să eviți discuții.
Pot reduce penalitățile dacă clientul îmi cere să mai negociem?
Da, ești liber să accepți o sumă mai mică sau să renunți total — e dreptul tău. Recomandarea practică: dacă renunți, fă-o în scris (act adițional, email confirmat de ambele părți), ca să nu apară confuzii dacă vrei să revii ulterior la sumă pe alte facturi.
Concluzie
O factură de penalități de întârziere bine făcută înseamnă trei lucruri: cifre corecte, document corect și procedură corectă. Dacă ai contract cu clauză penală, aplici cota din contract. Dacă nu, ai Legea 72/2013 și dobânda BNR + 8 puncte procentuale. Documentul e nota de debit (sau o factură fiscală fără TVA) — fără SPV, fără bătaie de cap. Punerea în întârziere îți deschide ușa către ordonanța de plată dacă tot nu se mișcă nimic.
Dacă vrei să previi situația de la rădăcină, soluția e o combinație de contract solid (cu clauză penală), reminder automat înainte și după scadență și un sistem care îți arată într-o secundă ce facturi sunt restante și de câte zile. Cu incasez.ro generezi rapid factura inițială, primești alerte la depășirea termenului și ai contextul complet când e momentul să trimiți punerea în întârziere. Pentru cazurile în care preferi să ceri avans și să eviți riscul, citește și ghidul nostru despre factura de avans și factura finală.