Ai semnat un contract de 12.000 lei cu un client nou. Ai cerut 30% avans la start ca să blochezi calendarul, banii au intrat în cont săptămâna trecută și acum nu mai știi exact ce documente emiți și în ce ordine. Trimiți o proformă? O factură de avans? Și când livrezi proiectul, factura finală e tot 12.000 sau scazi avansul cumva?
Ghidul ăsta îți arată workflow-ul complet pentru factură avans factură finală, cu cifre reale, mențiuni obligatorii pe SPV și capcanele care îți pot aduce o amendă sau un coșmar contabil la închiderea anului. Dacă ești PFA în consultanță, dezvoltator pe contract, agenție mică sau organizator de evenimente — adică încasezi avans la semnare și livrezi câteva luni mai târziu — ai aici tot ce îți trebuie pentru 2026.
Pe scurt: avansul declanșează exigibilitatea TVA, deci nu te poți preface că nu există până la livrare. Iar factura finală nu e o factură nouă peste avans, ci o factură care reflectă livrarea integrală și storno-ul avansului pe linii separate.
Diferența dintre proformă și factură de avans
Cea mai frecventă confuzie din facturare se întâmplă chiar înainte să încasezi banii. Proforma este un document comercial — o cerere de plată, o ofertă fermă, un mod elegant de a-i spune clientului „acesta e avansul, plătește în acest cont”. Nu are valoare fiscală, nu intră în contabilitate, nu se transmite în SPV și, important, nu te obligă la TVA.
Factura de avans este altceva. E document fiscal, are serie și număr din plaja ta, declanșează exigibilitatea TVA conform art. 282 alin. (2) lit. b) din Codul fiscal și se transmite obligatoriu în RO e-Factura. Odată ce ai emis-o, statul își vrea TVA-ul indiferent dacă mai vezi banii sau nu.
Regula practică: folosește proforma ca să ceri plata, emite factura de avans numai după ce banii au intrat efectiv în cont. Dacă inversezi, ești în situația în care plătești TVA pe ceva ce încă nu ai încasat — și uneori nu vei încasa niciodată.
Pasul 1: emite factura de avans după încasare
Termenul legal este maxim ziua de 15 a lunii următoare celei în care ai încasat avansul (art. 319 alin. (16) Cod fiscal). În practică, emite-o în primele zile, ca să nu uiți și ca să o transmiți în SPV în cele 5 zile calendaristice de la emitere.
Pe factura de avans pui:
- seria și numărul tău fiscal unic;
- mențiunea „Avans conform contract nr. X / data Y”;
- baza impozabilă a avansului plus TVA la cota din ziua exigibilității;
- data și modul de încasare („achitat prin OP nr. ... din ...”).
Tipul de document UBL pentru transmitere în SPV este 380 (Commercial invoice) — exact ca pentru orice altă factură. Nu există un cod separat pentru avans.
TVA pe factura de avans și cum se regularizează
Cota de TVA pe avans este cea din ziua în care s-a produs exigibilitatea — de regulă, ziua încasării. Dacă ai încasat avans în iulie 2025 cu cota 19%, factura de avans rămâne la 19%, chiar dacă o emiți pe 5 august, după trecerea la 21%.
La factura finală, livrarea se taxează la cota din momentul faptului generator (livrarea efectivă), iar avansul se storneză la cota originală. Concret: storno avans la 19%, livrare integrală la 21%, diferența rezultată este de plată în plus comparativ cu ce a achitat clientul.
Pentru avansurile în valută, art. 290 spune că folosești cursul BNR din ziua dinaintea exigibilității. Iar Normele metodologice precizează ceva ce uită mulți: cursul de la avans se „îngheață” pe porțiunea avansată. Pe factura finală, storno-ul folosește același curs ca pe factura de avans, iar doar diferența neavansată se reevaluează la cursul de la livrare.
Pasul 2: factura finală cu storno avans
Factura finală nu se emite ca o factură separată pentru „diferență”. Se emite la valoarea integrală a livrării, cu o linie distinctă de storno avans cu valori negative. Așa închizi corect contabil contul 419 (avansuri încasate) și păstrezi pista de audit între cele două documente.
Pe factura finală obligatoriu apar:
- liniile cu serviciile/produsele efectiv livrate, la prețuri și cote din ziua faptului generator;
- linie distinctă „Storno avans factura nr. AV-X / data Z” cu bază și TVA negative;
- cota TVA pe linia de storno = aceeași cu cea de pe factura de avans (critic dacă cota s-a schimbat între timp);
- totalul de plată = total facturat minus avans stornat.
Exemplu numeric: contract 10.000 lei + TVA, avans 30%
Contract de servicii consultanță: 10.000 lei net, 12.100 lei cu TVA 21%. Avans 30% din total brut = 3.630 lei (3.000 bază + 630 TVA). Data încasării: 10.02.2026. Data livrării: 30.04.2026.
Factura de avans din 10.02.2026 are o singură linie: avans 30% conform contract, bază 3.000 lei, TVA 21% = 630 lei, total 3.630 lei. O transmiți în SPV până pe 15.02.
Factura finală din 30.04.2026 arată așa:
| Descriere | Bază (lei) | TVA 21% (lei) | Total (lei) |
|---|---|---|---|
| Servicii consultanță conform contract nr. 7 | 10.000,00 | 2.100,00 | 12.100,00 |
| Storno avans factura AV-001/10.02.2026 | -3.000,00 | -630,00 | -3.630,00 |
| Total de plată | 7.000,00 | 1.470,00 | 8.470,00 |
Diferența de 8.470 lei este exact suma pe care o mai încasezi de la client. Avansul s-a închis curat, iar TVA-ul colectat la avans s-a regularizat în factura finală.
Avans 100%: emiți totuși factura finală?
Da. Chiar dacă suma de plată este zero, factura finală cu storno avans este recomandată pentru închiderea contului 419 și pentru pista de audit în SPV. Liniile sunt: livrare integrală la cota din ziua faptului generator, storno avans la cota de pe factura inițială, total zero. O transmiți în SPV ca orice altă factură.
Cum legi cele două facturi în SPV
Pe factura finală, în câmpul UBL cac:BillingReference / cac:InvoiceDocumentReference pui ID-ul și data facturii de avans. Așa, ANAF (și contabilul tău) văd legătura directă între cele două documente. Fără referință, pe D394 vor apărea diferențe greu de explicat la control.
Stornarea se face cu același cod 380, cu valori negative pe linii. Codul 381 (credit note) este rar folosit în România. Codul 384 e pentru facturi corectate după stornare integrală — nu pentru regularizare avans.
Dacă greșești ceva pe factura de avans după ce ai trimis-o în SPV, nu o mai poți modifica. Soluția este stornarea facturii de avans și emiterea uneia noi, urmând procedura standard de corectare în e-Factura. Modificarea „pe loc” nu este acceptată.
Cazuri speciale care apar des
Anulare contract după avans. Dacă restitui banii, emiți o factură de stornare a avansului inițial, cu valori negative la cota originală, și o transmiți în SPV. Înregistrarea contabilă e 419 = 4427 cu sume negative. Atenție: dacă nu stornezi, TVA-ul colectat rămâne datorat statului chiar dacă banii s-au întors la client.
Schimbare de cotă TVA între avans și livrare. Pentru tranziția 19% → 21% din 1 august 2025, regularizarea consacrată în piață și susținută de surse profesionale (CECCAR, contzilla, portalcontabilitate) este: storno avans la 19%, livrare integrală la 21%. Există și interpretarea storno la cota nouă, dar e mai puțin sigură juridic.
Avans intracomunitar pentru livrări scutite. Aici e o excepție de la regula generală: încasarea avansului nu declanșează exigibilitate TVA conform art. 282 alin. (2) lit. b) raportat la art. 294 alin. (2). Nu emiți factură de avans cu TVA. Factura se emite la livrarea efectivă.
B2C cu persoană fizică. Factura de avans este obligatorie dacă încasarea se face altfel decât prin numerar la livrare. Din 2025, e-Factura B2C e obligatorie. Dacă persoana fizică refuză să-și ofere CNP-ul, folosești CNP fictiv din 13 zerouri (0000000000000), conform precizărilor Ministerului Finanțelor.
Erori care te costă bani
În ordinea în care le văd cel mai des contabilii:
- confuzia între proformă și avans, cu emitere de „proformă cu TVA” care e tratată fiscal ca factură;
- neemiterea facturii de avans în 15 zile după încasare — TVA-ul rămâne exigibil, dar lipsește documentul;
- storno avans la cota nouă după schimbarea TVA, în loc de cota originală;
- folosirea cursului BNR de la livrare pentru stornarea unui avans în valută;
- o singură factură finală care „include și avansul” fără linie distinctă de storno — invalidează regularizarea;
- lipsa referinței către factura de avans pe factura finală;
- nelivrare fără storno — TVA-ul colectat rămâne datorat statului.
Mecanic, nimic din lista asta nu e complicat dacă lucrezi într-un tool care îți leagă singur cele două documente. incasez.ro leagă automat factura finală de cea de avans, calculează diferența de plată și folosește cursul BNR corect pe fiecare linie — inclusiv pentru avansurile în valută cu curs înghețat.
Întrebări frecvente
Pot emite factură de avans fără să fi încasat banii?
Tehnic da, conform art. 282 alin. (2) lit. a), exigibilitatea intervine la data emiterii facturii dacă e anterioară încasării. Practic, nu este recomandat: plătești TVA pe bani pe care nu îi ai încă în cont.
Trebuie să emit factură finală dacă avansul a fost 100%?
Da. Pentru regularizare contabilă (descărcare cont 419) și pentru pistă de audit. Este o factură cu suma totală zero, dar emisă și transmisă în SPV ca orice altă factură.
Ce curs BNR folosesc la stornarea avansului în valută?
Cursul de la data avansului inițial. Acest curs rămâne valabil pe porțiunea avansată conform art. 290 și Normelor metodologice. Doar diferența neavansată se evaluează la cursul de la data livrării.
Ce cod tip document pun în UBL pentru factura de avans?
380, exact ca pentru orice factură comercială. Stornarea se transmite tot cu 380, cu valori negative. Codul 381 nu e necesar în practica ANAF.
Ce fac dacă am uitat să trimit factura de avans în SPV în 5 zile?
Trimite-o cât mai repede posibil. Amenda pentru nerespectarea termenului este între 1.000 și 10.000 lei, în funcție de categoria de contribuabil. Microîntreprinderile și PFA sunt în partea de jos a intervalului.
Workflow-ul, pe scurt
Proformă pentru cerere de plată, încasare, factură de avans în câteva zile, transmitere în SPV, livrare, factură finală cu linie de storno avans la cota originală, transmitere finală. Cifrele se închid singure dacă referințele sunt corecte. Dacă vrei să vezi cele două documente legate automat, cu storno la cursul BNR corect și cu transmitere directă în SPV, poți încerca incasez.ro pe planul de start. Pentru spețe complexe — schimbări de cotă, contracte multianuale, livrări mixte intracomunitare — consultă și tratamentul avansurilor publicat de CECCAR sau FAQ-ul ANAF pe exigibilitatea TVA.