Cum verifici dacă o factură ai trimis-o cu succes în SPV (și ce faci dacă nu)

Ai apăsat „Trimite în SPV", aplicația ta de facturare a afișat un mesaj verde și ai trecut mai departe. Două săptămâni mai târziu, contabilul îți spune calm că o factură nu apare în decont. Înainte de panică, trebuie să faci o verificare factură SPV ca lumea — în majoritatea cazurilor factura e undeva între aplicația ta și serverele ANAF, iar răspunsul exact se găsește în câteva locuri foarte concrete.

Ghidul e scris pentru PFA, micro-SRL-uri și contabilii care emit facturi prin RO e-Factura și vor confirmarea reală că documentul a fost preluat de ANAF, sigilat electronic și pus la dispoziția clientului. Plus diagnostic dacă factura a fost respinsă și cum o retransmiți corect, în termenul de 5 zile lucrătoare introdus prin OUG 89/2025.

Ce înseamnă „factură trimisă cu succes" în SPV

Aici e capcana principală. Aplicația ta de facturare îți poate spune „trimisă cu succes" în trei momente complet diferite:

• Generat XML local — fișierul UBL 2.1 e creat și semnat, dar n-a plecat încă spre ANAF.
• Upload acceptat de SPV — XML-ul a ajuns la ANAF și a primit un index de încărcare, dar nu e încă validat.
• Validat de ANAF — a primit sigiliul electronic al Ministerului Finanțelor și e disponibil în SPV-ul clientului.

Singurul status care contează fiscal este al treilea. Doar factura cu sigiliu electronic ANAF este, conform OUG 120/2021, document fiscal original. PDF-ul pe care i-l trimiți clientului pe email rămâne o reprezentare „de curtoazie".

În SPV vei întâlni mai multe stări intermediare. Cele esențiale sunt:

• De trimis / În curs de trimitere — factura e încă local, în coadă; n-a plecat la ANAF.
• În validare / În prelucrare — XML-ul a ajuns la ANAF, e în coadă pentru verificări (schemă UBL, business rules RO).
• Validată (status „ok") — final, are sigiliu, are ID descărcare, apare la client.
• Cu eroare (status „nok") — respinsă, cu o listă de coduri BR-RO atașate. Factura nu există fiscal până când nu o corectezi și retransmiți.
• XML cu erori nepreluat de sistem — nici n-a intrat în coadă, schema UBL e ruptă.

Index de încărcare vs. ID descărcare

Cei doi identificatori sunt confundați frecvent. Imediat ce încarci XML-ul în SPV, ANAF îți întoarce un index de încărcare (id_incarcare). Cu el interoghezi endpoint-ul stareMesaj ca să afli dacă factura a fost validată sau respinsă — există indiferent de rezultat.

După ce factura trece validarea, primești un ID descărcare (download_id), cu care iei ZIP-ul cu factura sigilată, semnătura PKCS#7 și recipisa XML. Notează indexul de încărcare la fiecare emitere — e singurul fir cu care urmărești factura prin sistem într-o discuție cu ANAF sau cu clientul.

Verificare manuală în SPV: pașii reali

Metoda gratuită, oficială și recomandată dacă emiți puține facturi sau dacă vrei să confirmi un caz dubios. Necesită certificat digital calificat (DigiSign, certSIGN, Alfasign, TransSped sau CertDigital) înregistrat la ANAF pe CIF-ul firmei tale.

1. Intri pe anaf.ro/SPV și te autentifici cu certificatul digital.
2. Din meniul vertical, alegi Factura electronică (uneori afișat ca „RO e-Factura").
3. Apeși pe Lista mesaje sau Răspuns mesaje, în funcție de versiunea interfeței.
4. Setezi filtrele: perioada (implicit ultimele 60 de zile, poți extinde), CIF-ul tău dacă ai mai multe firme și tipul mesajului — T pentru transmise, P pentru primite ca destinatar.
5. În listă vezi pentru fiecare factură: ID mesaj, tip (FACTURA TRIMISA / EROARE / FACTURA PRIMITA), data, ID descărcare, CIF emitent, link de descărcare ZIP.
6. Apeși pe link-ul „Descarcă" — primești ZIP-ul cu XML-ul UBL sigilat, semnătura electronică și recipisa.

Atenție: facturile rămân descărcabile direct din interfața SPV doar 60 de zile după validare. După acest interval, recuperarea se face prin proceduri specifice ANAF, deci e bine să arhivezi local toate ZIP-urile primite.

Verificare în aplicația ta de facturare

Dacă emiți peste 5–10 facturi pe lună, verificarea manuală în SPV e nepractică. Aplicațiile bune interoghează automat stareMesaj la intervale scurte și actualizează statusul fiecărei facturi în dashboard. Ce ar trebui să găsești: indicatori vizuali pentru fiecare status, buton de reîmprospătare manuală, notificare email când factura primește status „cu eroare", log cu timestamp-uri request/response către ANAF (util la control) și descărcare directă a ZIP-ului cu recipisa.

Întrebarea de bun-simț pentru orice SaaS de facturare: confirmă „trimisă" doar după upload sau după validarea efectivă la ANAF. În primul caz nu afli niciodată că o factură a fost respinsă fără să intri manual în SPV. În incasez.ro verificarea statusului rulează în fundal și ZIP-urile cu recipisa rămân arhivate în cont, nu doar 60 de zile cât prevede SPV.

Exemplu concret: factură de 3.000 lei + TVA emisă pe 5 mai

Ești PFA consultant IT și emiți pe 5 mai 2026 o factură către un SRL: 3.000 lei manopera + TVA 21% = 3.630 lei total. În aplicație, factura apare „trimisă" la 14:32. Pentru confirmare reală, intri în SPV cu certificatul, mergi la Factura electronică → Lista mesaje, filtrezi pe 1–7 mai 2026, CIF-ul tău, tip T, și cauți indexul de încărcare afișat de aplicație (de exemplu 4523874523). Dacă tipul mesajului e „FACTURA TRIMISA", e validată — apeși descărcare și primești ZIP-ul cu XML-ul sigilat.

Dacă după 24 de ore factura nu apare deloc în SPV (nici „TRIMISA", nici „EROARE"), scenariul de retransmitere e: verifici mentenanta.anaf.ro pentru incidentele dintre 5 și 6 mai, salvezi capturi cu eventualele erori HTTP 502/503/504 din log-urile aplicației, retrimiti factura cu același număr și aceeași dată (factura respinsă sau netransmisă nu există fiscal, deci numărul nu e consumat) și te încadrezi în termenul de 5 zile lucrătoare. Pentru factura emisă luni 5 mai, termenul expiră luni 11 mai.

Coduri de eroare frecvente

Când factura primește status „nok", recipisa conține o listă de coduri. Cele mai comune în practica B2B românească:

Cod	Ce înseamnă	Cauză tipică
BR-RO-100 / BR-RO-101	Localitate emitent / cumpărător invalidă	Pentru București trebuie cod sector („Sector 3"), nu „București".
BR-RO-110 / BR-RO-210	Subdiviziune (cod județ ISO 3166-2:RO) lipsă sau greșită	Județul nu e completat sau e cod necunoscut.
BR-RO-120	Cod TVA cumpărător neînregistrat	CIF/CUI client invalid, șters din registru sau introdus cu typo.
BT-47 / BT-48	Identificator fiscal cumpărător invalid	CNP în format greșit pe factura B2C, cod TVA UE invalid pe B2B intracomunitar.
BR-CO-15 / BR-CO-16	Subtotal sau total incoerent	Erori de rotunjire la nivel de linie sau sumar.
BR-S-08	Cod TVA inconsistent cu cota	Cota TVA și codul fiscal pe linie nu se potrivesc (ex: cotă 21% cu cod incorect).
XML cu erori nepreluat	Schema UBL 2.1 e ruptă	Lipsesc câmpuri obligatorii, dată în format invalid, taguri neînchise.

Pentru toate erorile de tip „nok" sau XML invalid, factura nu este considerată transmisă. O corectezi în aplicație și o retrimiti cu același număr. Pentru o factură deja validată cu erori semantice (preț greșit, CIF greșit care a trecut totuși validarea), procedura e diferită — vezi ghidul nostru despre cum corectezi factura în e-Factura.

Ce faci dacă factura nu apare deloc în SPV

Cazul cel mai stresant: nu „cu eroare", ci complet absentă. Procedura de diagnostic, în ordine:

1. Verifică în aplicație ce status local are factura. Dacă e „de trimis" sau „în curs", upload-ul n-a apucat să se întâmple (token OAuth2 expirat, conexiune ruptă, job nerulat).
2. Verifică indexul de încărcare. Dacă aplicația ți l-a întors, factura a ajuns la ANAF — caut-o în SPV chiar dacă nu apare în lista filtrată implicit.
3. Verifică mentenanta.anaf.ro pentru ziua și ora încercării; salvează un screenshot.
4. Reîncearcă transmiterea din aplicație. Dacă nu funcționează, încarcă manual XML-ul prin formularul SPV „Trimite e-factura".
5. Dacă termenul de 5 zile lucrătoare e periclitat, păstrezi dovezi: log-uri cu coduri HTTP 502/503/504, capturi din mentenanta.anaf.ro, ticket suport ANAF. Acestea pot constitui forță majoră într-un control, dar nu garantează exonerarea — decizia rămâne la inspector.

Termene și sancțiuni 2026

Începând cu 1 ianuarie 2026 și conform OUG 89/2025, termenul de transmitere este de 5 zile lucrătoare de la data emiterii (anterior 5 zile calendaristice). Calculul începe în prima zi lucrătoare imediat următoare emiterii; sărbătorile legale nu se numără.

Amenzile pentru netransmiterea în termen, conform OUG 120/2021 art. 13² (verifică în textul actualizat la momentul controlului): mari contribuabili 5.000–10.000 lei, mijlocii 2.500–5.000 lei, mici contribuabili, alte persoane juridice și PFA 1.000–2.500 lei. Suplimentar, pentru netransmiterea totală a unei facturi B2B obligatorii în e-Factura, se aplică o penalitate de 15% din valoarea facturii, atât emitentului, cât și destinatarului care înregistrează o factură inexistentă în sistem. Amenda fixă se aplică per factură.

Context util în 2026: cota TVA standard este 21% (de la 1 august 2025), plafonul de scutire pentru micile întreprinderi este 395.000 lei (de la 1 septembrie 2025), B2C este obligatoriu din 1 ianuarie 2025 cu sancțiuni active din 1 iulie 2025. Detalii pe portalul Ministerului Finanțelor și anaf.ro.

Întrebări frecvente

Cât durează validarea unei facturi de către ANAF?

În condiții normale, între 30 de secunde și câteva minute. În zile de vârf (sfârșit și început de lună) poate ajunge la câteva ore. Excepțional, în zile cu mentenanță sau supraîncărcare, se ajunge la 48 de ore. Nu retransmite o factură aflată în „prelucrare" — riști duplicarea în sistem.

Pot retransmite o factură respinsă cu același număr?

Da, și e procedura corectă. O factură respinsă (status nok) sau cu schema XML invalidă nu există fiscal — numărul nu este consumat. Doar facturile validate au numărul „blocat", iar pentru ele corecția se face prin storno plus factură nouă, conform art. 330 Cod Fiscal. Vezi și ghidul de stornare a facturii în 2026.

Ce fac dacă factura e validată dar conține o eroare semantică (preț greșit, CIF greșit care a trecut totuși)?

Factura este transmisă fiscal — nu o mai poți retransmite cu același număr. Trebuie să emiti o factură de stornare cu valori negative pe același număr de original și apoi o factură nouă, corectă. Ambele se transmit prin SPV.

Cum verific dacă factura a ajuns în SPV-ul clientului?

Dacă factura ta este validată cu sigiliu ANAF, apare automat în SPV-ul clientului la categoria „Mesaje cumpărător primit". Trimite-i clientului indexul de încărcare și ID-ul de descărcare în corpul email-ului ca să confirme direct.

Pentru cât timp arhivez recipisele și XML-urile?

Recomandarea practică este 10 ani, perioada generală de prescripție fiscală, preferabil într-un cloud separat de aplicația de facturare. După 60 de zile, recuperarea unui ZIP din SPV cere o procedură specială.

Concluzie

O factură „trimisă cu succes" în aplicație nu înseamnă o factură validată de ANAF. Verificarea explicită în SPV — manuală sau automatizată — este obligația emitentului. Notează indexul de încărcare la fiecare emitere, arhivează ZIP-urile cu recipise minim 10 ani și verifică statusul în 24–48 de ore. Așa eviți penalitatea de 15% și amenzile fixe care se aplică per factură.

Pentru verificare automată a statusului fiecărei facturi, fără să intri manual în SPV, poți deschide un cont pe incasez.ro și conecta SPV-ul cu certificatul digital.