Introducere
Sistemul national privind factura electronica RO e-Factura a devenit obligatoriu pentru relatiile B2B intre persoanele juridice din Romania. Facturile sunt transmise prin Spatiul Privat Virtual (SPV) administrat de ANAF, iar beneficiarii primesc notificari automate atunci cand un furnizor le trimite o factura electronica. Insa ce se intampla atunci cand beneficiarul nu este de acord cu factura primita? Poate fi aceasta refuzata si care este procedura legala de urmat?
In practica, exista numeroase situatii in care o factura transmisa prin SPV nu indeplineste conditiile legale sau contractuale. Poate fi vorba despre erori de completare, despre servicii care nu au fost prestate sau despre neconcordante intre ceea ce s-a convenit si ceea ce a fost facturat. In toate aceste cazuri, beneficiarul are dreptul sa refuze factura, insa trebuie sa respecte o anumita procedura stabilita prin OUG nr. 120/2021.
Cadrul legal al refuzului facturii in SPV
Reglementarile privind transmiterea si primirea facturilor electronice sunt stabilite prin OUG nr. 120/2021 privind administrarea, functionarea si implementarea sistemului national privind factura electronica RO e-Factura. La articolul 4 din aceasta ordonanta sunt prevazute dispozitiile referitoare la comunicarea facturii si la procedura de refuz.
Conform art. 4 alin. (7) din OUG 120/2021, data comunicarii facturii electronice catre destinatar se considera data la care factura electronica este disponibila acestuia pentru descarcare din sistemul national privind factura electronica RO e-Factura. Destinatarul este notificat cu privire la facturile electronice primite in sistem, iar data comunicarii este accesibila si emitentului facturii electronice.
Un aspect important de retinut este prevazut la art. 4 alin. (8): factura electronica comunicata destinatarului nu se poate returna in sistemul national privind factura electronica RO e-Factura. Asadar, sistemul nu permite returnarea fizica a documentului catre emitent. In schimb, exista o alta modalitate de a comunica obiectiile.
Potrivit art. 4 alin. (9), in situatia unei facturi electronice asupra careia destinatarul are obiectii, acesta instiinteaza emitentul facturii electronice, inclusiv in sistemul national privind factura electronica RO e-Factura, prin inscrierea unui mesaj in acest sens. Prin urmare, refuzul se comunica printr-un mesaj transmis in SPV.
Situatii in care beneficiarul poate refuza o factura
Beneficiarul unei facturi are dreptul legal de a refuza documentul care nu indeplineste conditiile legale si contractuale. Principalele motive de refuz acceptate in practica sunt urmatoarele:
Neconcordante in datele de identificare sau continutul obligatoriu al facturii. Daca in factura sunt trecute informatii incorecte sau daca documentul nu contine elementele esentiale conform legii (seria si numarul, datele emitentului, codul de inregistrare in scopuri de TVA, informatii detaliate despre bunurile sau serviciile furnizate), beneficiarul are dreptul legal de a respinge factura.
Serviciile sau bunurile facturate nu au fost prestate sau livrate. Daca factura este emisa pentru operatiuni care nu au avut loc in realitate, beneficiarul nu are obligatia de a o accepta. Acest caz include si situatiile in care livrarea a fost partiala sau serviciul a fost prestat incomplet.
Nerespectarea clauzelor contractuale. Daca bunurile sau serviciile facturate difera de cele convenite prin contract, atat din punct de vedere al specificatiilor, cat si al pretului sau cantitatii, factura poate fi refuzata. Beneficiarul poate invoca clauzele contractuale relevante pentru a justifica refuzul.
Factura este dublata sau emisa din greseala. In cazul in care acelasi document este transmis de doua ori sau factura a fost emisa pentru bunuri si servicii care nu au fost comandate, beneficiarul are dreptul sa o respinga.
Lipsa unui temei justificativ. Daca nu exista contract, comanda ferma sau alt document care sa justifice emiterea facturii, aceasta poate fi refuzata.
Este important de subliniat ca sistemul RO e-Factura este doar un canal de transmitere a documentelor, nu o garantie ca factura este corecta sau ca trebuie platita. Transmiterea unei facturi prin SPV nu reprezinta automat un document justificativ complet pentru plata sau inregistrare contabila.
Procedura de refuz a facturii in SPV
Atunci cand beneficiarul constata ca o factura primita nu este corecta sau nu este justificata, trebuie sa urmeze o procedura clara pentru a comunica refuzul. Iata pasii necesari:
Pasul 1: Identificarea problemei. Beneficiarul trebuie sa verifice daca factura este completa si in concordanta cu contractul sau cu livrarile efective. Se analizeaza toate elementele facturii: datele de identificare ale partilor, descrierea bunurilor sau serviciilor, cantitatile, preturile, totalul si TVA.
Pasul 2: Transmiterea mesajului de refuz in SPV. Din interfata SPV, in sectiunea Facturi primite, beneficiarul gaseste in dreptul fiecarei facturi optiunile: Descarca XML, Descarca PDF si Trimite mesaj. Accesand optiunea Trimite mesaj, se poate comunica furnizorului refuzul facturii respective. In mesaj trebuie mentionate clar motivele refuzului si, ideal, trebuie facuta trimitere la clauzele contractuale relevante.
Pasul 3: Asteptarea corectiei. Emitentul are obligatia sa corecteze factura, prin stornare si, daca este cazul, emiterea unei noi facturi conforme. Corectia se efectueaza conform prevederilor art. 330 din Codul fiscal, iar factura electronica corectata se transmite in cadrul aceluiasi sistem RO e-Factura.
Este recomandat ca, pe langa mesajul din SPV, beneficiarul sa comunice refuzul si prin alte canale (email, adresa scrisa), pentru a avea dovezi suplimentare in cazul unui eventual litigiu.
Termenul pentru comunicarea refuzului
OUG nr. 120/2021 nu stabileste un termen legal in care beneficiarul trebuie sa comunice obiectiile cu privire la factura primita prin SPV. Cu toate acestea, specialistii in fiscalitate recomanda ca refuzul sa fie transmis cat mai curand posibil, preferabil imediat dupa primirea facturii.
Comunicarea rapida a refuzului are mai multe avantaje: se clarifica mai usor aspectele neconforme, se pot corecta erorile in timp util, se reduce riscul de litigii si se evita blocajele in procesul de facturare. De asemenea, o reactie prompta demonstreaza diligenta beneficiarului si poate fi un argument important in cazul unei verificari fiscale.
Tratamentul contabil al facturilor refuzate
O intrebare frecventa in practica este daca beneficiarul are obligatia de a inregistra in contabilitate toate facturile primite prin SPV, inclusiv pe cele pe care le refuza. Raspunsul la aceasta intrebare rezulta din coroborarea mai multor prevederi legale.
Conform art. 6 alin. (1) din Legea contabilitatii nr. 82/1991, orice operatiune economica sau financiara se consemneaza in momentul efectuarii acesteia intr-un document justificativ, care sta la baza inregistrarii in contabilitate. Asadar, inregistrarea contabila se face pe baza documentelor justificative care reflecta operatiuni reale.
OMFP nr. 1802/2014 prevede la punctul 57 alin. (2) ca evenimentele si operatiunile economico-financiare trebuie evidentiate in contabilitate asa cum acestea se produc, in baza documentelor justificative. Documentele justificative care stau la baza inregistrarilor contabile trebuie sa reflecte intocmai modul cum acestea se produc, respectiv sa fie in concordanta cu realitatea.
Per a contrario, nu trebuie inregistrate documentele (inclusiv facturile) care nu reflecta intocmai operatiunile economico-financiare, respectiv nu sunt in concordanta cu realitatea.
In practica, beneficiarul are doua optiuni in cazul unei facturi refuzate:
Optiunea 1: Nu se inregistreaza factura in contabilitate. Daca factura este clar neconforma si beneficiarul a transmis mesajul de refuz in SPV, poate decide sa nu o inregistreze deloc in contabilitate. Este esential sa pastreze mesajul de refuz si orice alte documente justificative (contracte, corespondenta) care demonstreaza motivele refuzului.
Optiunea 2: Se inregistreaza factura, dar se refuza plata. In anumite situatii, beneficiarul poate alege sa inregistreze factura in contabilitate, dar sa refuze plata (total sau partial). Aceasta abordare poate fi utila atunci cand exista o relatie comerciala complexa sau cand se doreste o evidenta stricta a tuturor documentelor primite. In acest caz, comunicarea refuzului in scris si invocarea clauzelor relevante din contract sunt esentiale pentru a justifica neplata pana la solutionarea situatiei.
Intr-un webinar organizat de ANAF pe tema e-Factura, reprezentantii institutiei au clarificat ca beneficiarii vor inregistra doar facturile pe care le recunosc. Cele la care s-a trimis mesaj de obiectii nu se mai inregistreaza. De asemenea, s-a precizat ca, in cazul refuzului, clientul nu va inregistra factura, iar furnizorul este obligat sa o storneze prin SPV. Clientul nu va inregistra nici stornarea, din moment ce a refuzat factura initiala.
Corectia facturii electronice
Conform art. 4 alin. (10) din OUG 120/2021, corectia facturii electronice comunicata destinatarului in sistemul RO e-Factura se efectueaza conform art. 330 din Codul fiscal. Aceasta inseamna ca furnizorul trebuie sa emita o factura de stornare si, ulterior, o factura corectata cu datele corecte.
Art. 330 din Codul fiscal prevede ca, in cazul in care baza de impozitare se modifica, ajustarea se efectueaza prin stornarea facturii initiale si emiterea unei noi facturi. Factura de stornare trebuie sa contina toate elementele obligatorii si sa faca referire clara la factura initiala care se anuleaza.
Atat factura de stornare, cat si factura corectata se transmit in cadrul aceluiasi sistem national privind factura electronica RO e-Factura. Beneficiarul primeste notificari pentru ambele documente si le poate descarca din SPV.
Aspecte importante de retinut
Pentru a gestiona corect situatiile de refuz al facturilor primite prin SPV, beneficiarii trebuie sa tina cont de urmatoarele aspecte:
Refuzul unei facturi in SPV este posibil si legal, dar trebuie justificat documentar si comunicat clar furnizorului. Nu este suficient sa ignori documentul; trebuie sa transmiti mesajul de refuz prin sistemul RO e-Factura.
Transmiterea in SPV nu face factura obligatorie din punct de vedere al platii sau al inregistrarii contabile. Factura trebuie sa reflecte operatiuni reale si sa fie in concordanta cu contractul dintre parti.
Pastreaza toate dovezile referitoare la refuz: mesajul din SPV, corespondenta cu furnizorul, contractul si orice alte documente relevante. Aceste dovezi pot fi necesare in cazul unui control fiscal sau al unui litigiu.
Comunica refuzul cat mai repede posibil. Desi nu exista un termen legal, o reactie prompta faciliteaza rezolvarea situatiei si demonstreaza buna credinta a beneficiarului.
Verifica periodic facturile primite in SPV si actioneaza imediat in cazul neconcordantelor. O gestionare atenta a facturilor electronice reduce riscurile fiscale si evita complicatiile ulterioare.
Concluzii
Refuzul facturii primite prin SPV este un drept al beneficiarului, dar trebuie exercitat cu respectarea procedurii legale. Comunicarea obiectiilor se face printr-un mesaj transmis in sistemul RO e-Factura, iar furnizorul are obligatia de a corecta factura neconforma prin stornare si emiterea unui nou document corect.
Din punct de vedere contabil, facturile refuzate pot sa nu fie inregistrate, cu conditia ca beneficiarul sa pastreze dovezile care justifica refuzul. Alternativ, factura poate fi inregistrata, dar plata poate fi refuzata pana la clarificarea situatiei.
Gestionarea corecta a facturilor electronice si a eventualelor refuzuri este esentiala pentru a evita riscurile fiscale si pentru a mentine o relatie transparenta cu partenerii comerciali si cu autoritatile fiscale.