De la 1 ianuarie 2026, facturarea electronică în România nu mai funcționează exact cum ai fost obișnuit. S-au schimbat termenele de transmitere, au apărut noi obligații și, pentru unii, situația devine mai strictă.
Nu e complicat, dar trebuie să fii informat corect. Ghidul acesta îți explică exact ce se schimbă, cine e obligat, cum funcționează sistemul și ce greșeli să eviți.
Ce este e-Factura
RO e-Factura e sistemul național de facturare electronică. Transmiți facturile direct la ANAF în format digital (XML). Nu mai e vorba de foi tipărite și arhivate. Totul se întâmplă electronic, iar ANAF validează facturile în timp real.
Când emiți o factură, nu merge direct la client. O încarci în portalul ANAF (prin Spațiul Privat Virtual), sistemul o verifică, o semnează electronic, și apoi o transmite clientului. Clientul o poate descărca și folosi pentru evidența lui.
Cine e obligat
De la 1 ianuarie 2024, toți antreprenorii sunt obligați: SRL-uri, PFA-uri, profesii liberale, asociații, indiferent de cifra de afaceri.
Din 15 ianuarie 2026, intră în obligativitate și persoanele fizice care se identifică prin CNP și desfășoară activități economice. Cei care lucrează pe bază de PFA și au fost amânați anterior trebuie să se înregistreze acum în registrul obligatoriu.
Unde se aplică
E-Factura se aplică pentru toate operațiunile comerciale: vânzare de bunuri, prestări de servicii, relații B2B și B2C. Nu se aplică pentru bonurile fiscale simple emise în magazine (cu anumite condiții).
De ce contează
Dacă nu transmiți facturile în timp util și corect în RO e-Factura, ANAF poate considera că nu ai emis factura. Asta înseamnă probleme fiscale reale, posibile controale și penalități.
Pentru tine: Nu mai trebuie să ții mii de foi tipărite. Totul e pe cloud, accesibil de oriunde, oricând. Poți vedea instant dacă clientul a primit factura și dacă a descărcat-o.
Pentru contabil: Dacă ai contabil, acesta vede automat în SPV facturile pe care le-ai emis. Nu mai trebuie să i le trimiți manual prin email.
Pentru clienți: Ei primesc facturile mai rapid, în format digital, și le pot descărca din sistemul ANAF.
Riscurile dacă ignori: Facturile neînscrise în RO e-Factura nu sunt considerate valide fiscal. ANAF poate deschide control. Penalitățile sunt semnificative.
Cum funcționează
Pasul 1: Obține certificatul digital
Pentru a accesa sistemul ANAF și a transmite facturile, ai nevoie de o semnătură digitală calificată. E un certificat electronic special, emis de furnizori autorizați (DigiSign, CertSign etc.). Costă 50-100 lei pe an.
Certificatul vine pe un token USB sau card. Îl conectezi la calculator și cu el te autentifici la ANAF.
Pasul 2: Înregistrare în Spațiul Privat Virtual (SPV)
Odată ce ai certificatul, mergi pe portalul ANAF (anaf.ro), apeși "Autentificare cu certificat" și introduci parola tokenului. După validare, ai acces la SPV.
SPV e un portal personal unde poți vedea, încărca și trimite facturile.
Pasul 3: Crearea facturii în format XML
Factura trebuie să fie în format XML, conform standardului european EN 16931. În practică, nu faci tu manual XML-ul. Faci factura exact cum faci mereu, dar într-un program care exportă în XML automat.
Programele de facturare profesionale generează XML-ul pentru tine. Tu doar emiți factura și apeși "Transmite în e-Factura".
Ce trebuie să conțină:
- Datele tale (nume, cod fiscal, adresă)
- Datele clientului (nume, cod fiscal sau CNP, adresă)
- Descrierea bunului/serviciului
- Cantitate și preț
- Cota de TVA (sau mențiunea "neplătitor de TVA")
- Data emiterii
- Echivalentul în lei la cursul BNR (dacă facturezi în valută)
Pasul 4: Trimiterea în sistemul ANAF
Te loghezi în SPV, intri în meniu "Factură electronică" și selectezi "Trimitere factură". Selectezi fișierul XML și apeși "Transmitere".
Sistemul îl validează în câteva secunde. Dacă totul e corect, primești un mesaj de succes și un ID unic de încărcare. Factura primește o semnătură electronică și se transmite clientului.
Dacă are eroare, primești un mesaj cu detaliile. Corectezi și retrimiti.
Pasul 5: Gestiunea răspunsurilor și facturilor primite
Clientul descarcă factura din SPV-ul lui. Tu poți vedea în timp real statusul: dacă a fost validată, dacă a fost descărcată.
Invers, dacă alți furnizori îți trimit facturi prin e-Factura, le primești direct în SPV. Le descarci și le încadrezi în contabilitate, fără să mai aștepți email-uri pierdute.
Bune practici
1. Transmite la timp
Termenul din 2026 e de 5 zile lucrătoare de la emiterea facturii.
Dacă emiți factura pe miercuri, contezi: joi (1), vineri (2), luni (3), marți (4), miercuri (5). Sâmbătă și duminică nu se numără.
Buna practică: transmite facturile chiar în ziua emiterii sau maximum în ziua următoare.
2. Verifică datele înainte să transmiți
Înainte de a apăsa "Transmitere", fă o verificare rapidă:
- Codul fiscal (CIF) al tău și al clientului: corect?
- Descrierea serviciului: clară și precisă?
- Preț și TVA: corecte?
- Dacă ești neplătitor de TVA: ai pus mențiunea corectă?
- Data emiterii: acum, nu în trecut?
3. Păstrează registrele organizate
Deși e-Factura e pe cloud, tu trebuie să ții evidența: cine a plătit, cine nu, care facturi au fost respinse. Nu te baza doar pe sistemul ANAF.
4. Comunică cu clientul
Dacă clientul nu vede factura în SPV-ul lui, contactează-l. Clientul trebuie să știe cum să-și deschidă SPV-ul și să descarce factura.
5. Colaborează cu contabilul
Dacă ai contabil, asigură-te că știe că facturile tale merg direct în sistemul ANAF. El trebuie să aibă acces în SPV-ul tău, să vadă facturile și să le sintetizeze în evidență.
Greșeli frecvente
Transmitere târzie
Problema: Unii cred că au timp până la sfârșitul lunii. Nu. Termenul e 5 zile lucrătoare de la emitere.
Consecință: Factură nevalidată, probleme la audit, potențiale penalități.
Soluție: Transmite în aceeași zi sau următoarea.
Date incomplete sau eronate
Problema: Cod fiscal incorect, adresă incompletă, TVA uitat.
Consecință: Sistemul respinge fișierul XML. Trebuie corectat și retrimis.
Soluție: Double-check înainte de transmitere. Copiază codurile fiscale din documente oficiale, nu din memorie.
Confundarea CIF cu alte numere
Problema: Pui CNP în loc de CIF, sau un număr aleatoriu.
Consecință: Validare eșuată.
Soluție: Pentru SRL, PFA și alte entități: CIF-ul de la ANAF. Pentru persoane fizice: CNP.
TVA calculat greșit pentru valută
Problema: Dacă facturezi în EUR sau USD, trebuie să incluzi în XML echivalentul în lei la cursul BNR. Unii uită.
Consecință: Factură respinsă.
Soluție: Folosește un program de facturare care gestionează automat conversiile.
Neînscrierea în registrul e-Factura obligatoriu
Problema: Mulți nu sunt conștienți de obligația de înregistrare.
Consecință: Nu poți transmite facturile deloc. Sistemul te refuză.
Soluție: Mergi pe anaf.ro, completezi formularul 082 (pentru PFA și persoane fizice) și te înscrii. Durează 3 zile lucrătoare.
Certificatul digital expirat
Problema: Certificatul are valabilitate. Uiți să-l reînnoiești și nu poți transmite.
Consecință: Blocare completă a transmisiilor.
Soluție: Notează expirarea în calendar. Reînnoiești cu 2 săptămâni înainte.
Opțiuni pentru transmitere
Varianta 1: Manual, prin SPV
Dacă emiți puține facturi pe an:
- Obții certificat digital
- Te înregistrezi în SPV
- Emiți factură, o convertești în XML
- O încarci în SPV
Avantaj: Cost minim, control total.
Dezavantaj: Mult timp, mare risc de eroare, complicat tehnic.
Varianta 2: Platformă dedicată de facturare
Platforme profesionale integrate direct cu ANAF generează XML-ul automat, îl validează în timp real, îl transmit direct în ANAF cu un click. Integrate și cu contabilitate, notificări automate, sincronizare cu bănci.
Avantaj: Integral, automat, sigur, acces de oriunde.
Dezavantaj: Taxă lunară (dar multe oferă gratuit până la un prag).
O platformă precum incasez.ro oferă transmitere automată la ANAF, gestionare de mai multe firme dintr-un cont și urmărire a plăților.
Modificările din 2026
Conform OUG 89/2025:
1. Termenul de transmitere: 5 zile lucrătoare
Înainte: 5 zile calendaristice (inclusiv weekend). Acum: 5 zile lucrătoare (exclusiv weekend și sărbători).
Asta îți dă mai mult timp în practică, dar trebuie calculat corect.
2. Facturile către clienți nerezideni
De la 1 ianuarie 2026, dacă vinzi unei firme din afara României care e înregistrată în scopuri de TVA în România și serviciul se prestează în România, trebuie să transmiți și factura aceea la RO e-Factura.
3. Persoane fizice cu activitate economică
De la 15 ianuarie 2026, persoanele fizice care lucrează independent (ca PFA) trebuie să fie înregistrate în registrul obligatoriu. Se face cu formularul 082.
Pași de urmat
- Dacă nu ești înregistrat: Completează formularul 082 pe anaf.ro și înregistrează-te în registrul obligatoriu. Durează maxim 3 zile.
- Dacă nu ai certificat digital: Cumpără-l de la un furnizor autorizat. Costă ~100 lei/an.
- Dacă nu ai program de facturare: Alege o platformă dedicată. O să-ți ușureze viața semnificativ.
- Transmite la timp: Maxim 5 zile lucrătoare. Ideal în aceeași zi.
- Verifică datele: Înainte de transmitere, fă o verificare rapidă.
- Colaborează cu contabilul: Comunică-i că sistemul e automat și că el trebuie să se sincronizeze.
Concluzie
Anul 2026 aduce schimbări în facturarea electronică, dar în direcția bună: mai mult timp (zile lucrătoare în loc de calendaristice), mai mult control și mai multă siguranță. Dacă stai la zi cu obligațiile și folosești un instrument profesional, nu va fi o problemă.
e-Factura nu e o pedeapsă. E o unealtă care îți permite să ai evidență clară, să colaborezi mai ușor cu echipa și cu ANAF și să eviți problemele.
Resurse
- Ordonanța de Urgență nr. 89/2025
- Portalul oficial ANAF: anaf.ro
- Codul Fiscal, articolul 319
- Standardul european EN 16931-1