Tocmai ai primit primul payout pe Fiverr, vreo 320 de dolari aterizați în Payoneer, și te uiți la extras încercând să înțelegi ce scrie acolo: „FIVERR INTL". Sau ai eliberat un milestone de 3.000 USD pe Upwork. Sau ai intrat în Toptal după patru runde de interviuri și nu știi cum se închide ciclul: cui îi faci factura, în ce monedă, când o emiți și dacă o trimiți sau nu în SPV.
Trei platforme care arată similar la suprafață, dar care diferă fundamental la nivel fiscal. Pentru un freelancer român — PFA sau micro-SRL — facturarea pe Fiverr, Upwork și Toptal implică trei beneficiari diferiți, trei modele de comision și aceeași obligație de a respecta Codul Fiscal românesc.
Ghidul de mai jos îți dă scheletul corect, fără să înlocuiască un contabil pentru cazul tău exact.
Trei platforme, trei modele de business
Fiverr e un marketplace: publici „gigs" cu preț fix, clientul cumpără, banii intră la Fiverr și tu retragi soldul. Upwork e platformă de matchmaking — clientul postează job, tu trimiți propunere, contractul se semnează în platformă (hourly sau fixed-price). Toptal e rețea de talente premium, cu screening dur la intrare: lucrezi în TopTracker, timesheet-ul se aprobă săptămânal, banii vin de la entitatea Toptal.
Diferența cheie pentru factură: pe toate trei, plata vine de la entitatea juridică a platformei, nu de la clientul final. Tu nu ai contract direct cu „Acme Inc." care te-a angajat prin Upwork — ai contract cu Upwork, care la rândul ei facturează Acme. Beneficiarul de pe factura ta este platforma, nu clientul final. Ăsta e cel mai des făcut greșit.
Cui emiți factura, exact
Datele de identificare ale entității trebuie să fie complete pe factură (denumire, adresă, cod fiscal):
- Fiverr are mai multe entități. Cea mai des întâlnită la retragerile prin Payoneer/SWIFT este Fiverr International Ltd., 8 Eliezar Kaplan St., Tel Aviv, Israel, IL 558327284. Dacă pe extras vezi „FIVERREU NICOSIA", plata vine de la Fiverr Limited, Lemesou 11, Nicosia, Cipru — și asta schimbă regimul TVA. Pentru tranzacții US poate apărea Fiverr Inc., New York. Verifică descriptorul și facturează entitatea efectivă.
- Upwork: întotdeauna Upwork Inc., 475 Brannan Street, Suite 430, San Francisco, CA 94107, USA, EIN 46-4337682.
- Toptal: Toptal, LLC, 2810 N Church Street, PMB 36879, Wilmington, DE 19802, USA. Pentru anumite plăți poate apărea HireGlobal — verifică pay summary.
Off-platform e posibil doar prin proceduri specifice (Upwork „close contract and continue", Toptal „hire-out" cu buy-out plătit de client). Atunci factura merge la clientul final, cu CIF-ul lui — vezi ghidul de facturare către un client din SUA.
TVA, locul prestării și mențiunile pe factură
Cele trei platforme sunt persoane impozabile cu sediul în afara României, deci serviciul tău este B2B, iar locul prestării se mută la beneficiar conform art. 278 alin. (2) Cod Fiscal. Practic:
- Pentru Fiverr (Israel/US), Upwork (US) și Toptal (US): operațiunea este neimpozabilă în România. Nu adaugi TVA. Nu intră în calculul plafonului de scutire de 395.000 lei (art. 310 ține cont doar de operațiunile cu locul prestării în RO).
- Pentru Fiverr Limited Cipru, beneficiarul e UE. Tot art. 278 alin. (2), neimpozabil în RO, dar e operațiune intracomunitară. Înainte de prima factură îți iei cod special de TVA prin formularul 700, iar lunar depui declarația 390 recapitulativă. Verifică validitatea codului VAT pe VIES.
Mențiunea de pus pe factură:
„Operațiune neimpozabilă în România conform art. 278 alin. (2) din Legea 227/2015. Locul prestării este la beneficiar." EN: „Reverse charge. Place of supply outside Romania pursuant to Art. 278 (2) of the Romanian Fiscal Code."
Pentru Fiverr Limited Cipru, adaugă referința la „Article 196 of Council Directive 2006/112/EC" — taxare inversă la beneficiar.
Pe declarația 394, facturile către Fiverr/Upwork/Toptal nu se raportează (nu sunt cu loc în RO). Facturile către Fiverr Limited Cipru intră în declarația 390. Detalii oficiale pe anaf.ro.
Comisioanele platformelor: cifrele 2026
Comisionul nu „te scoate din factură". Tu facturezi suma brută agreată cu platforma; comisionul devine cheltuială deductibilă dacă ești PFA în sistem real sau micro-SRL.
- Fiverr: 20% flat pe orice gig, indiferent de volum sau vechime. Plus eventuale fee-uri la withdrawal (Payoneer ~$1–3, conversie valutară ~1%).
- Upwork: din 1 mai 2025, Upwork a abandonat tariful flat de 10% și a trecut la tarif variabil 0–15%, fixat per contract la momentul propunerii. Contractele active înainte de mai 2025 continuă pe vechiul model (sliding scale 20%/10%/5% sau flat 10%). Fă verificare pe contractele tale.
- Toptal: 0% comision explicit pentru freelancer. Marja Toptal e încorporată în diferența dintre tariful clientului și tariful tău. Plățile via TopTracker au un fee de procesare ~2%, gratuit cu Payoneer Bank.
Workflow Fiverr: de la order la factură
Order livrat și acceptat → 14 zile de „pending clearance" (7 zile pentru Top Rated Sellers) → fonduri „available for withdrawal" → ceri retragerea în Payoneer/PayPal/Bank Transfer → banii sosesc în 1–3 zile lucrătoare.
Recomandarea practică: emite factura la data withdrawal-ului, nu la order completion. Aliniezi exigibilitatea cu cash-flow-ul real, iar pe descriptor identifici entitatea Fiverr exactă (Tel Aviv, Nicosia, NY).
Workflow Upwork: de la milestone la factură
Pe fixed-price: clientul depune banii în escrow, tu lucrezi, milestone-ul e eliberat → fondurile intră în Upwork Account → withdrawal Wise/Direct/Payoneer. Pe hourly: lucrezi prin Upwork Desktop App, billing-ul săptămânal trece printr-un security period de 5 zile, apoi devine disponibil.
Factura ta către Upwork Inc. se emite la momentul „payment released", la cursul BNR din ziua precedentă. Mențiunea art. 278 alin. (2) e obligatorie. Pentru detaliul complet pe Upwork, vezi ghidul dedicat de facturare Upwork pentru PFA în 2026.
Workflow Toptal: timesheet săptămânal
Lucrezi în TopTracker (logging on/off, screenshots opționale) → duminică se închide automat săptămâna → luni clientul aprobă timesheet-ul → HireGlobal facturează clientul (Net 10) → la 48 ore după ce HireGlobal primește banii, te plătește pe tine, de obicei miercuri-vineri.
Cadența standard e săptămânală — vei avea ~52 de facturi pe an pe client. Unii contabili acceptă consolidare lunară, dar e zonă gri și depinde de cum e formulat contractul. Mai sigur: o factură pe săptămână, către Toptal LLC, la cursul BNR din ziua emiterii.
Cursul BNR și un exemplu cu cifre reale
Conform art. 290 Cod Fiscal, pentru sumele în valută se aplică ultimul curs BNR valabil la data exigibilității — practic, cursul BNR din ziua precedentă datei facturii.
Exemplu concret. Pe 15 martie 2026 încasezi $1.000 de la un client SUA prin Upwork (milestone fixed-price). Emiți factura tot pe 15 martie. Folosești cursul BNR din 14 martie 2026 — să zicem, ipotetic, 4,55 RON/USD (ia cursul real din ziua emiterii pentru factura ta).
- Beneficiar: Upwork Inc., 475 Brannan St, San Francisco, CA, USA.
- Valoare: 1.000,00 USD × 4,5500 = 4.550,00 RON.
- TVA: 0 — operațiune neimpozabilă în RO, art. 278 alin. (2).
- Mențiune: textul standard de „reverse charge / place of supply outside Romania".
- Declarația 390: nu se completează (US, non-UE).
- Declarația 394: nu se raportează (locul prestării în afara RO).
Diferențele de curs între data facturii și data încasării efective (când banii ajung în cont la alt curs) se înregistrează separat ca diferențe de curs în contabilitate. Detalii în ghidul nostru despre cursul BNR și facturarea în valută. Cursul oficial îl iei direct de pe bnr.ro.
e-Factura: se aplică sau nu?
Pentru facturile către clienți nerezidenți (Fiverr Inc./Ltd, Upwork Inc., Toptal LLC, Fiverr Limited Cipru), NU este obligatorie transmiterea în SPV prin RO e-Factura. Sistemul e construit pentru relații cu beneficiar identificat fiscal în România. Cei din SUA, Israel sau Cipru nu au CUI românesc și nu pot primi e-Factura.
Două nuanțe pentru 2026 — verifică-le la momentul emiterii, fiindcă proiectele ANAF se mai modifică:
- Pentru PFA-urile care se identifică prin CNP, proiectul ANAF prevede obligația înregistrării în Registrul RO e-Factura și transmiterea facturilor către persoane impozabile rezidente RO. Facturile către Fiverr/Upwork/Toptal rămân exceptate (sunt nerezidenți). Dar dacă ai clienți B2B din România, pentru aceia se aplică.
- Pentru micro-SRL și PFA cu CIF, e-Factura B2B intern e deja în vigoare din 2024. Facturile externe tot sunt exceptate.
Concret: factura către platformă o emiți în PDF, o trimiți prin email și o arhivezi 10 ani. Fără SPV, fără XML UBL.
Tabel comparativ rapid
| Aspect | Fiverr | Upwork | Toptal |
|---|---|---|---|
| Beneficiar pe factură | Fiverr Intl Ltd (IL) / Fiverr Inc. (US) / Fiverr Ltd (CY) | Upwork Inc., San Francisco | Toptal LLC, Wilmington DE |
| Țară fiscală beneficiar | Israel / SUA / Cipru | SUA | SUA |
| Comision platformă | 20% flat | 0–15% variabil (din mai 2025) | 0% explicit (marja prinsă în rate) |
| Regim TVA | Neimpozabil RO; intracom dacă e Cipru | Neimpozabil RO (US) | Neimpozabil RO (US) |
| Declarația 390 | Doar pentru Fiverr Limited Cipru | Nu | Nu |
| e-Factura SPV | Nu | Nu | Nu |
| Cadența facturilor | La fiecare withdrawal | La fiecare milestone / săptămână | Săptămânal (timesheet) |
| W-8BEN necesar | De regulă da | Obligatoriu la onboarding | Obligatoriu la onboarding |
Întrebări frecvente
Pot folosi o singură serie de factură pentru toate trei platformele?
Tehnic, da — legea nu obligă serii separate. Dar recomandarea practică e să ții serii distincte (FIVR, UPWK, TOPT) pentru claritate la control ANAF și pentru contabil. Niciuna nu e cost suplimentar.
Trebuie să trimit factura în SPV pentru Fiverr/Upwork/Toptal?
Nu. Beneficiarii sunt nerezidenți și nu intră în scopul RO e-Factura. Dacă ai separat clienți B2B românești, pentru aceia se aplică regimul SPV obișnuit.
Ce fac dacă nu am completat W-8BEN?
Platforma reține automat 30% withholding pentru IRS pe fiecare plată. Cu W-8BEN completat și tratatul RO-SUA invocat (art. 14 — servicii independente), withholding-ul scade la 0%. Reînnoiește formularul la 3 ani sau la schimbare de adresă.
Comisioanele platformelor sunt deductibile?
Pentru PFA în sistem real și micro-SRL: da, cu invoice/statement generat de platformă. Pentru PFA pe normă de venit nu se deduc.
Ce curs folosesc dacă banii intră în cont la alt curs decât cel din factură?
Pe factură pui cursul BNR din ziua precedentă emiterii (art. 290). Diferența față de suma efectiv încasată în lei se înregistrează ca diferență de curs valutar. Nu reemiți factura.
Concluzie
Pe Fiverr, Upwork și Toptal facturezi platforma, nu clientul final, fără TVA, cu mențiunea de la art. 278 alin. (2) și cursul BNR din ziua precedentă. Singura nuanță care îți schimbă jocul e Fiverr Limited Cipru, care te bagă în regim intracomunitar și-ți cere cod special de TVA plus declarația 390. Restul e workflow repetitiv: o factură per withdrawal pe Fiverr, una per milestone/săptămână pe Upwork, una pe săptămână pe Toptal.
Dacă vrei să automatizezi partea repetitivă — template-uri pre-completate per platformă, curs BNR aplicat automat, mențiuni gata setate — incasez.ro îți face configurarea o singură dată și emiți factura următoare în 30 de secunde. Verifică oricum cu contabilul tău situația specifică, mai ales pe partea de cumul fiscal când ești pe toate trei platformele simultan.