E luna martie. Ai semnat un contract pentru o nuntă pe 30 august și mireasa îți cere o factură de avans de 30% — 4.500 lei dintr-un pachet foto de 15.000 lei. Suni la contabilă, intri pe forumuri, citești trei păreri diferite. Pui CNP-ul ei pe factură sau treci 13 zerouri? Trimiți factura în SPV chiar dacă e B2C? Ce se întâmplă cu TVA-ul dacă încasezi avansul acum, dar evenimentul e peste cinci luni? Și, mai ales — ce faci dacă în iulie te sună disperați să anuleze?
Facturarea pentru un eveniment unic — nuntă, conferință, training corporate — are o particularitate care derutează: distanța mare între momentul plății și momentul prestației. Între avansul încasat și fapta efectivă pot trece șase luni. În acest interval intervin reguli de exigibilitate TVA, e-Factura B2C, anulări și regularizări. Ghidul de mai jos e pentru tine dacă ești fotograf, videograf, DJ, organizator de evenimente, formator sau trainer, ca PFA sau SRL.
B2C vs B2B: pe cine ai în față contează enorm
Înainte de orice altă discuție despre facturare eveniment, identifică tipul de client. De aici curge totul — mențiunile, transmiterea în SPV, modul de încasare, regimul TVA.
B2C — clientul e persoană fizică. Mirele și mireasa, participantul cu bilet la o conferință, persoana care se înscrie la un training open. Pe factură se trec nume + adresă (oraș și județ minim). CNP-ul este opțional: dacă persoana nu vrea să-l dea, ANAF acceptă completarea cu treisprezece zerouri (0000000000000). Din 1 ianuarie 2025 e-Factura e obligatorie și B2C, iar din 1 iulie 2025 ANAF aplică sancțiuni pentru netransmitere.
B2B — clientul e firmă. Sponsorul conferinței, firma care îți comandă un training intern, agenția care te angajează. Pui CIF, denumire, adresă. Pentru clienți UE verifici codul în VIES. Factura se transmite în SPV în 5 zile lucrătoare. Practic: nuntă — aproape sigur B2C; training in-house — B2B; conferință — mixt.
Factura de avans: regula 20–50% și momentul exigibilității
În industriile de evenimente, avansul nu este un moft — este modul în care vendorul își rezervă data și se protejează de no-show. Procentele uzuale pe piața din România:
- Fotograf, videograf, DJ, formație nuntă: avans de rezervare 20–30%, balanță înainte sau în ziua evenimentului.
- Organizator conferință (B2B sponsor): 30–50% la semnarea contractului, restul la 30 de zile de la eveniment.
- Trainer corporate: 30–50% la confirmarea datei, restul la finalul training-ului.
- Decoratori, catering eveniment: 50% la rezervare, 50% cu o săptămână înainte.
Regula fiscală cheie: încasarea avansului declanșează exigibilitatea TVA (Cod Fiscal art. 282 alin. (2) lit. b), conform portalul ANAF). În momentul în care banii intră în cont, emiți factură de avans cu TVA la cota actuală — nu „aștepți evenimentul".
În 2026 cota standard e 21%. Dacă ești neplătitor (sub plafonul 395.000 lei), emiți factură fără TVA cu mențiunea „TVA neaplicabilă conform art. 310 Cod Fiscal". Pe factura de avans treci „Factură de avans pentru eveniment desfășurat la data X în locația Y" — clarifică inclusiv deducerea la clientul B2B.
Factura finală sau de regularizare: după ce s-a întâmplat evenimentul
După ce evenimentul s-a desfășurat (sau, pentru fotografi/videografi, după predarea materialelor — albumul, video-ul finalizat), emiți factura finală. Aici sunt două variante de structură pe care trebuie să le cunoști:
Varianta 1 — factură finală cu storno avans (cea mai uzuală). Trei linii: serviciul integral, storno avans negativ (la cota originală), diferența de plată. Un singur document, ușor de citit pentru contabilitatea clientului.
Varianta 2 — factură de regularizare separată. Emiți doar pentru diferența rămasă, fără să mai aduci avansul în discuție. Mai puțin clară pentru audit, dar acceptată.
Termenul: factura finală o emiți cel târziu pe data de 15 a lunii următoare celei în care s-a prestat serviciul (Cod Fiscal art. 319). Pentru fotografi și videografi, „prestarea" se consideră adesea data predării materialelor finale (album, video editat), nu data nunții — verifică acest detaliu cu contabilul. În SPV, cum o emiți, se trimite în 5 zile lucrătoare. Dacă vrei detalii specifice pe diferența între cele două documente, vezi ghidul nostru de factură de avans și factură finală.
Anularea evenimentului: storno, garanție, reținere
Cazul cel mai dureros — clientul anulează cu 60 de zile înainte. Cum tratezi avansul deja încasat și factura deja transmisă în SPV?
Depinde de contractul de prestări servicii și de politica de garanție. Un contract bun prevede clauze de anulare cu reținere procentuală — uzual 10–50% din avans, în funcție de proximitatea evenimentului. Garanția (sau depozitul nereturnabil) acoperă pierderea din rezervarea datei.
Două scenarii operaționale:
- Restituire integrală (rar): factură de stornare a avansului, transmisă în SPV; restitui banii integral.
- Reținere (frecvent): stornezi avansul integral și emiți factură nouă pentru suma reținută, cu mențiunea „Compensație anulare conform clauză contract". Restitui diferența.
Pentru pașii exacți de stornare în SPV, citește ghidul nostru de stornare a facturii în 2026. Atenție: în B2C, suma stornată trebuie să se vadă în SPV chiar dacă persoana fizică nu accesează SPV — tu transmiți, ANAF arhivează.
Scenariu 1: nuntă fotograf — exemplu numeric complet
Andrei e fotograf, PFA neplătitor de TVA (sub plafonul 395.000 lei). Pachet semnat cu mireasa: 15.000 lei, fără TVA. Nunta: 30 august 2026.
- 15 martie 2026: mireasa virează 4.500 lei (avans 30%). Andrei emite factură de avans pe numele ei, adresa Cluj-Napoca, județ Cluj. CNP — mireasa preferă să nu-l dea, deci 13 zerouri. Mențiune: „Factură de avans pachet foto Premium pentru nunta din 30.08.2026, locația Castel Cluj". Suma: 4.500 lei, „TVA neaplicabilă conform art. 310 Cod Fiscal". Andrei trimite factura în SPV în aceeași săptămână.
- 30 august 2026: nunta se desfășoară. Andrei face fotografiile.
- 10 octombrie 2026: Andrei livrează albumul finalizat. Emite factură finală cu trei linii: pachet foto integral 15.000 lei, storno avans -4.500 lei, total de plată 10.500 lei. Trimite factura în SPV în 5 zile lucrătoare.
Scenariu alternativ — anulare la 60 de zile înainte (1 iulie 2026): mireasa renunță. Contractul prevede reținere de 10% din valoarea totală pachetului ca despăgubire. Andrei stornează factura de avans (-4.500 lei), emite o factură nouă pentru 1.500 lei (10% din 15.000) cu mențiunea „Compensație anulare conform contract", și restituie 3.000 lei diferență.
Scenariu 2: organizator conferință B2B — sponsor și bilete
Mihaela are SRL plătitor TVA, organizează o conferință de management. Două fluxuri:
- Pachet sponsorship către firmă: 25.000 lei + TVA 21%. Avans 50% în mai 2026 — factura de avans 12.500 lei + 2.625 lei TVA. Pe factură: CIF sponsor, mențiunea „Servicii de promovare la conferința X din 15 octombrie 2026". După eveniment, factură finală cu storno și diferență.
- Bilete persoane fizice: 700 lei + TVA 21%/bilet. B2C — nume + oraș, 13 zerouri dacă participantul nu dă CNP. Toate transmise în SPV.
Atenție la sponsor vs publicitate: dacă firma cere „contract de sponsorizare" (Legea 32/1994), tratamentul fiscal diferă de prestarea de servicii de publicitate. Discută forma juridică cu contabila firmei-sponsor.
Scenariu 3: training in-house pentru firmă — B2B clasic
Radu e trainer corporate, PFA plătitor TVA. O firmă îi comandă un training de două zile pentru echipa de vânzări — 12.000 lei + TVA 21% = 14.520 lei.
- 15 mai 2026: firma confirmă și plătește avans 30% — 3.600 lei + TVA 756 lei = 4.356 lei. Radu emite factură de avans cu CIF firmă, mențiunea „Avans training intern «Tehnici de vânzare consultativă» — 2 zile, 18-19 iunie 2026". TVA inclus la 21%.
- 19 iunie 2026: training-ul se desfășoară, ultimul slide pe ecran.
- 25 iunie 2026: Radu emite factură finală: linie training integral 12.000 lei + TVA 21%, storno avans -3.600 lei - TVA 756 lei, diferență de plată 8.400 lei + 1.764 lei TVA = 10.164 lei. Transmite în SPV.
Caz special: dacă training-ul e autorizat ANC, operațiunea poate intra sub scutirea cu drept de deducere — art. 292 alin. (1) lit. f) Cod Fiscal. Verifică cu contabilul; dacă se aplică, factura merge fără TVA cu mențiunea „operațiune scutită cu drept de deducere".
Tabel comparativ: cele trei scenarii
| Aspect | Nuntă (fotograf) | Conferință (sponsor B2B + bilete B2C) | Training in-house |
|---|---|---|---|
| Tip client | B2C (mire/mireasă) | Mixt B2B și B2C | B2B |
| Date client pe factură | Nume + oraș + județ; CNP opțional (13 zerouri acceptate) | CIF firmă SAU CNP/13 zerouri pentru participanți | CIF, denumire, adresă, registrul comerțului |
| Avans tipic | 20–30% | 30–50% (sponsor) | 30–50% |
| Cota TVA standard 2026 | 21% (sau scutit pentru neplătitori sub 395.000 lei) | 21% pe pachete și bilete | 21% (sau scutit cu drept dacă autorizat ANC) |
| Moment factură finală | După predarea albumului/video | După conferință | După încheierea sesiunii |
| Risc principal | Anulare cu garanție reținută | Sponsor vs publicitate, regim sponsorizare | Diferențiere training ANC vs corporate |
| e-Factura SPV | Obligatorie B2C, 5 zile lucrătoare | Obligatorie ambele, 5 zile lucrătoare | Obligatorie B2B, 5 zile lucrătoare |
Întrebări frecvente
CNP-ul mirilor e obligatoriu pe factura de nuntă?
Nu. ANAF acceptă oficial CNP-ul ca opțional pe factura B2C. Dacă persoana nu vrea să-l dea, treci 13 zerouri (0000000000000) și factura e validă în SPV. Vezi factura către persoană fizică cu CNP în e-Factura 2026.
Trebuie să trimit în SPV factura către o persoană fizică?
Da. Din 1 ianuarie 2025 e-Factura B2C e obligatorie, iar din 1 iulie 2025 ANAF aplică sancțiuni. Persoana fizică nu accesează SPV — primește PDF pe email — dar tu trebuie să încarci factura în 5 zile lucrătoare.
Pot încasa cash întreaga sumă pentru pachetul foto de la miri?
Atenție la plafonul de plăți cash din Legea 70/2015. Există limite zilnice și anuale pentru încasări de la persoane fizice. Verifică cu contabilul; încasează prin transfer sau link de plată cât poți.
Dacă evenimentul se anulează, pot să nu mai stornez factura de avans?
Nu. Dacă restitui banii (parțial sau integral), trebuie să stornezi factura de avans în SPV. Dacă reții o parte ca despăgubire conform contractului, emiți factură nouă pentru suma reținută cu mențiunea „compensație anulare".
Cum tratez TVA-ul dacă încasez avansul cu o cotă, iar partea finală cade după o schimbare de cotă?
Storno avansului se face la cota de la momentul avansului, livrarea integrală se înregistrează la cota de la momentul faptei generatoare. La modificări de cotă apar norme tranzitorii — verifică-le în legea publicată, nu pe forumuri.
Concluzie
Facturarea pentru un eveniment unic e mai puțin despre legi obscure și mai mult despre disciplină: contract clar cu clauze de anulare, factură de avans corectă la momentul încasării, factură finală cu storno la închidere și transmitere în SPV în termen. B2C cere atenție la CNP și la mențiunile pentru persoane fizice; B2B cere atenție la diferențierea sponsorship vs publicitate și la regimul ANC pentru traineri.
Dacă vrei să nu mai pierzi timpul cu calcule manuale și mențiuni copy-paste, incasez.ro îți generează automat factura de avans, factura finală cu storno și transmite în SPV — pentru toate cele trei scenarii. Începe cu o factură de avans pentru următorul eveniment din contractul tău și vezi diferența.