Un client mare îți cere o factură proformă ca să facă plata și tu te trezești cu trei întrebări în cap. O numerotezi în aceeași serie cu facturile fiscale? O încarci în SPV ca pe orice altă factură? Și dacă o trimiți în e-Factura din greșeală, ce se întâmplă?
Pe scurt: proforma nu este document fiscal, nu se urcă în SPV, nu se înregistrează în contabilitate și nu generează TVA. Este un instrument pur comercial — o ofertă într-un document care arată „așa va arăta factura, dacă acceptați și plătiți". Tot ce ține de fiscalitate se întâmplă abia după ce clientul plătește, când emiți factura fiscală sau, în multe cazuri, factura de avans.
Mai jos îți arăt cum trimiți o proformă, când și cum o transformi în factură fiscală, ce termen ai pentru factura de avans, ce să nu faci cu SPV-ul și un exemplu numeric pas cu pas, cu cota actuală de TVA de 21% valabilă în 2026.
Ce este factura proformă și de ce nu este document fiscal
Factura proformă este, juridic vorbind, o ofertă comercială scrisă. Are forma unei facturi, dar nu produce efecte fiscale. Codul Fiscal nu o reglementează; decizii ale ICCJ au confirmat că proforma nu este titlu de creanță și nu obligă clientul la plată decât dacă există un contract care prevede explicit asta.
De aici decurg trei consecințe concrete: nu generează TVA exigibil (nu intră în jurnalul de vânzări și nici în decont); nu se înregistrează în contabilitate, nici la SRL, nici la PFA pe sistem real; nu se transmite în RO e-Factura, fiindcă sistemul SPV acceptă doar facturi fiscale în format UBL 2.1 / EN 16931.
Tocmai pentru că nu e document fiscal, ai nevoie să o marchezi clar: scris vizibil „PROFORMĂ" sau „FACTURĂ PROFORMĂ — nu reprezintă document fiscal", cu serie separată (PRO, PFM, OFERTA) ca să nu intre în plaja seriilor folosite pentru facturile fiscale.
Proformă, factură de avans și factură fiscală: ce diferențe contează
Cele trei documente se confundă des, dar au roluri complet diferite. Tabelul de mai jos rezumă ce contează în practică:
| Caracteristică | Factură proformă | Factură de avans | Factură fiscală finală |
|---|---|---|---|
| Natură | Ofertă comercială | Document fiscal | Document fiscal |
| Reglementată Cod Fiscal | Nu | Da (art. 319) | Da (art. 319) |
| Generează TVA exigibil | Nu | Da, la încasare | Da, la livrare/prestare |
| Se urcă în SPV (e-Factura) | Nu | Da, în 5 zile lucrătoare | Da, în 5 zile lucrătoare |
| Se înregistrează contabil | Nu | Da | Da |
| Serie de numerotare | Separată (ex. PRO) | Aceeași serie ca facturile fiscale | Aceeași serie ca facturile fiscale |
| Termen de emitere | Oricând (instrument liber) | Maxim a 15-a zi a lunii următoare încasării | Maxim a 15-a zi a lunii următoare livrării |
Conform OMFP 2634/2015, documentele financiar-contabile trebuie să aibă numerotare unică și continuă în cadrul fiecărei serii. Soluția curată: o serie dedicată pentru proforme.
Când are sens să folosești o factură proformă
Proforma nu este obligatorie nicăieri în legislație, dar este utilă în câteva situații concrete: ofertă comercială fermă către un client care vrea să vadă „cum ar arăta factura" înainte de comandă; document pentru autorizarea internă la firme mari, unde departamentul financiar deschide PO-ul pe baza ei; cerere de avans pentru proiecte mari sau personalizate; și comerț internațional, pentru formalități vamale sau deschidere de acreditive.
Ce conține o proformă bine făcută: datele tale (denumire, CUI, sediu, IBAN), datele clientului (denumire, CUI sau CNP, adresă), articolele cu preț unitar și total, cota și valoarea TVA dacă ești plătitor, totalul de plată, valabilitatea ofertei (de obicei 14–30 de zile), modalitatea de plată și mențiunea explicită că nu e document fiscal.
De la proformă la factură fiscală: workflow pas cu pas
Procedura corectă, în 5 pași, fie PFA, fie SRL plătitor TVA:
- Trimiți proforma. Fără efect fiscal — nu o urci în SPV, nu o pui în contabilitate.
- Clientul plătește. Din momentul încasării, ai obligație fiscală.
- Emiți factura fiscală. Dacă ai prestat deja sau livrezi simultan, emiți direct factura finală. Dacă plata e în avans, emiți factură de avans în maxim a 15-a zi a lunii următoare încasării (art. 319 alin. 16 Cod Fiscal).
- La livrare/prestare emiți factura finală cu regularizarea avansului. Pe factura finală scoți (storno) avansul deja facturat și păstrezi diferența. Două variante: o factură finală cu linie de „avans anterior" în minus, sau o factură de regularizare separată plus factura finală pentru rest.
- Transmiți în e-Factura. Factura de avans și cea finală merg în SPV în 5 zile lucrătoare de la emitere. Proforma nu — rămâne strict în relația ta cu clientul.
Pentru detalii pe pasul 4, vezi ghidul despre factura de avans și factura finală.
Exemplu numeric: PFA cu un proiect de 5.000 lei + TVA
Ești freelancer, plătitor TVA, ai un proiect de design web pentru o firmă, total 5.000 lei + TVA 21% = 6.050 lei. Clientul cere proformă și vrea să plătească 100% în avans. Cronologie:
- 10 martie 2026 — emiți proformă PRO-2026-007 (5.000 lei net + 1.050 lei TVA 21% = 6.050 lei) și o trimiți pe email. Nu apare în contabilitate, nu intră în SPV.
- 15 martie 2026 — clientul plătește 6.050 lei prin transfer bancar. Se naște obligația fiscală: ai încasat un avans pentru o prestare viitoare.
- Maxim 15 aprilie 2026 — emiți factura de avans FAC-2026-042 cu aceleași valori și mențiunea „avans pentru servicii design web conform proformă PRO-2026-007". O urci în SPV în 5 zile lucrătoare.
- 30 aprilie 2026 — finalizezi proiectul și emiți factura finală FAC-2026-061: 5.000 lei net + 1.050 lei TVA pentru servicii prestate, minus 5.000 lei net și 1.050 lei TVA „regularizare avans FAC-2026-042", total de plată 0 lei. O urci în SPV. TVA-ul este declarat o singură dată, în luna încasării avansului.
Dacă plata era doar 50% avans (3.025 lei), procedura e identică, dar factura de avans acoperă jumătate, iar factura finală regularizează jumătatea facturată anterior și încasează restul de 3.025 lei.
Proforma și e-Factura: de ce nu intră în SPV
Sistemul RO e-Factura acceptă doar facturi conforme standardului european EN 16931, în format XML UBL 2.1. Tipul de document este codificat (380 — factură comercială, 384 — rectificativă). Nu există tip „proformă" în acest standard, iar portalul oficial e-Factura nu o acceptă.
În practică, dacă încerci să urci un XML cu serie de proformă, sistemul fie respinge fișierul, fie — mai problematic — îl validează ca factură fiscală. În al doilea caz, ai un document fiscal nedorit, cu TVA exigibil de declarat. Ca să repari, corectezi conform art. 330 Cod Fiscal — storno plus factură nouă, nu ștergere. Pașii compleți, în ghidul despre cum corectezi o factură deja transmisă în e-Factura.
Din 1 ianuarie 2025, e-Factura este obligatorie și în B2C. Regula pentru proformă rămâne aceeași: afară din SPV, indiferent dacă vinzi B2B sau B2C.
Greșeli frecvente pe care le vezi săptămânal
- Numerotare în aceeași serie cu facturile fiscale. Folosești PRO sau PFM pentru proforme; FAC sau o altă serie pentru facturi fiscale — două numerotări distincte, fiecare unică și continuă.
- Lipsa facturii de avans la încasare. Ai primit banii pe baza unei proforme și ai uitat să emiți factura de avans. La control, ANAF îți cere TVA-ul pe perioada în care l-ai încasat, plus dobânzi.
- Înregistrarea proformei în contabilitate. Proforma nu se trece nicăieri. Singurul document care intră în jurnale este factura fiscală sau cea de avans.
- Proforme cu TVA pentru un PFA neplătitor. Dacă ești sub plafonul de 395.000 lei, proforma trebuie să arate fără TVA, exact ca factura fiscală pe care o vei emite.
- Trimiterea proformei „doar ca să fie" în SPV. Dacă a fost validată, devine factură fiscală de facto. Tratezi situația prin storno, nu prin ignorare.
Termene legale care contează în 2026
- 15 zile — termen maxim pentru emiterea facturii (de avans sau finală) după faptul generator, conform art. 319 alin. 16 Cod Fiscal. În practică, „cel târziu în a 15-a zi a lunii următoare".
- 5 zile lucrătoare — termenul de transmitere în e-Factura după emitere.
- 21% — cota standard de TVA aplicabilă de la 1 august 2025.
- 395.000 lei — plafonul de scutire pentru micile întreprinderi, de la 1 septembrie 2025.
- 1 ianuarie 2025 — data de la care e-Factura este obligatorie inclusiv în B2C.
Workflow-ul ideal: emiți proforma cu serie dedicată (PRO), trimiți PDF-ul pe email, urmărești plata; la încasare, sistemul generează automat factura de avans pe baza datelor din proformă și o trimite în SPV; la finalizare, factura finală cu regularizare automată. Cu incasez.ro ai serie separată pentru proforme, conversie automată după marcarea încasării și transmitere în e-Factura cu un singur clic.
Întrebări frecvente
Cât este valabilă o factură proformă?
Cât menționezi tu pe document. Nu există un termen legal. Uzual, se folosesc 14–30 de zile pentru oferte comerciale și 7–14 zile pentru proforme cu cerere de avans. După expirare, dacă clientul vrea să plătească, emiți o proformă nouă cu data curentă și, dacă e cazul, prețuri actualizate.
Pot folosi aceeași serie pentru proforme și facturi fiscale?
Tehnic ai putea, dar nu este recomandat și creează probleme la control. Numerotarea documentelor financiar-contabile trebuie să fie unică și continuă în cadrul fiecărei serii. Cea mai curată variantă: o serie pentru proforme (PRO, OFERTA), una pentru facturile fiscale (FAC sau o literă proprie). Le menții pe amândouă continue în interiorul propriei serii.
Trebuie să trimit factura proformă în e-Factura?
Nu. RO e-Factura acceptă doar facturi fiscale conforme UBL 2.1 / EN 16931. Proforma rămâne strict în relația ta cu clientul, prin email sau orice alt canal. Dacă o încarci din greșeală și sistemul o validează, devine document fiscal de facto și trebuie corectată prin storno.
Trebuie TVA pe factura proformă?
Da, dacă ești plătitor TVA — proforma trebuie să afișeze cota și valoarea TVA exact ca factura fiscală pe care o vei emite, ca să nu existe surprize la plată. Dacă ești neplătitor TVA (sub plafonul 395.000 lei), proforma se face fără TVA, cu mențiunea „neplătitor TVA conform art. 310 Cod Fiscal".
Ce fac dacă clientul nu plătește proforma?
Nimic, din punct de vedere fiscal. Proforma neplătită nu produce efecte. Poți emite o nouă proformă mai târziu sau renunți la ofertă. Dacă există un contract semnat care obligă clientul la plată și el refuză, intri pe drumul recuperării creanțelor — somație, ordonanță de plată, executare silită.
Concluzie
Proforma este un instrument comercial util, dar simplu: o folosești pentru ofertă și cerere de avans, o ții afară din SPV și afară din contabilitate, iar tot ce ține de obligații fiscale începe doar după ce clientul plătește. Cheia este să ai serie separată, să emiți factura de avans la timp și să regularizezi clean pe factura finală.
Dacă vrei ca pașii ăștia să se întâmple automat — proforma cu serie dedicată, factura de avans generată din proformă la marcarea încasării și transmiterea în SPV cu un singur clic — încearcă incasez.ro pe un proiect real și vezi diferența la următoarea proformă pe care o trimiți.