e-Factura B2G institutii publice: ghid practic

Dacă facturezi o primărie, o școală, un spital sau altă autoritate publică pentru o achiziție publică, regula de lucru este simplă: emiți factura în format XML e-Factura și o trimiți prin RO e-Factura. PDF-ul poate fi util pentru verificare sau arhivare internă, dar nu este factura electronică validă în sistem. Pentru PFA și micro-SRL, cheia este să ai datele corecte înainte de emitere: CIF instituție, contract sau comandă, cod CPV și, când există, cod de angajament.

Când factura către o instituție publică este B2G

Nu orice relație cu o instituție publică se explică bine printr-o etichetă generică. În e-Factura, B2G înseamnă relația dintre firma ta, ca operator economic, și o autoritate sau entitate contractantă care primește factura în baza legislației de achiziții publice, achiziții sectoriale, concesiuni sau apărare și securitate.

Concret, intri în zona B2G când ai livrat bunuri sau ai prestat servicii pentru o instituție publică în baza unei achiziții. Poate fi contract, comandă, achiziție directă în SICAP sau alt document folosit de instituție pentru cumpărare.

Exemple uzuale:

• PFA care facturează servicii de consultanță către o primărie;
• micro-SRL care livrează consumabile unei școli;
• firmă mică ce prestează mentenanță pentru un spital public;
• furnizor care onorează o achiziție directă făcută de o instituție.

Obligația B2G pentru operatorii economici stabiliți în România se aplică din 1 iulie 2022. Dacă factura este pentru o achiziție publică, nu te baza pe trimiterea unui PDF pe e-mail. Pregătește XML-ul și transmite-l prin sistem.

Ce verifici înainte să emiți factura

În practică, cele mai multe probleme apar înainte de apăsarea butonului "trimite". Lipsesc date din comandă, instituția comunică un CIF greșit, nu este clar codul CPV sau softul de facturare nu are partenerul marcat ca instituție publică.

Înainte să emiți factura, cere sau verifică:

• denumirea completă a instituției;
• CIF-ul instituției, exact cum trebuie să apară în factură;
• adresa și, dacă softul cere, țara și localitatea standardizate;
• numărul contractului, comenzii sau documentului de achiziție;
• codul CPV pentru bunurile sau serviciile facturate;
• codul de angajament, dacă instituția îl comunică;
• persoana sau compartimentul care confirmă recepția;
• dacă factura trebuie să aibă atașamente, de exemplu proces-verbal, referat, deviz sau raport.

Important: codul CPV nu se ghicește după ureche. Cel mai sigur îl iei din documentația achiziției, din SICAP, din contract sau direct de la instituție. Dacă ai mai multe servicii sau produse pe aceeași factură, verifică dacă trebuie CPV pe fiecare linie relevantă.

PDF-ul nu ține loc de e-Factura

În RO e-Factura, factura electronică este fișierul XML structurat. Acesta trebuie să respecte standardul european EN 16931 și regulile naționale RO_CIUS. PDF-ul generat din softul tău este doar o reprezentare ușor de citit.

Asta înseamnă că poți trimite un PDF instituției ca sprijin administrativ, dacă ți-l cere. Dar obligația e-Factura se îndeplinește prin XML-ul transmis în sistem și validat de Ministerul Finanțelor.

Originalul fiscal este XML-ul însoțit de sigiliul electronic al Ministerului Finanțelor, după validare. De aceea, după transmitere, nu te opri la faptul că ai emis factura în program. Trebuie să verifici dacă a fost acceptată de sistem.

Cum completezi factura pentru o instituție publică

Pentru un PFA sau micro-SRL, completarea ar trebui tratată ca o listă de control. Dacă softul tău are câmpuri speciale pentru B2G sau instituții publice, folosește-le. Nu forța informațiile în descrierea produsului doar ca să apară undeva pe PDF.

Datele de bază sunt:

• vânzătorul: firma ta sau PFA-ul tău, cu codul fiscal corect;
• cumpărătorul: instituția publică, cu CIF și date de identificare corecte;
• data facturii și numărul facturii;
• liniile de produse sau servicii;
• TVA, dacă ești plătitor de TVA, sau regimul aplicabil dacă nu ești;
• contractul, comanda sau referința achiziției;
• CPV-ul pentru operațiunile din contractele de achiziții publice;
• eventualele atașamente, în limitele acceptate de sistem.

Din 1 ianuarie 2025, codurile CPV sunt obligatorii în facturile emise pentru operațiuni realizate în baza contractelor de achiziții publice, achiziții sectoriale, concesiuni sau achiziții în domeniile apărării și securității.

În limbaj simplu: dacă facturezi o achiziție publică, nu lăsa CPV-ul pe dinafară. Pentru servicii generale, avansuri sau pachete cu mai multe articole, cere codul din documentul de achiziție sau confirmarea beneficiarului.

Cum trimiți factura prin RO e-Factura

Ai două variante obișnuite: trimitere prin SPV sau trimitere prin API, de obicei prin softul de facturare sau contabilitate.

Pentru firme mici și PFA, fluxul arată așa:

1. Emiți factura în programul tău.
2. Programul generează XML-ul e-Factura.
3. Verifici datele speciale pentru B2G: instituție, contract, CPV, cod de angajament dacă există.
4. Transmiți XML-ul prin SPV, prin aplicația pusă la dispoziție de autorități sau prin integrarea API a softului.
5. Primești un index de încărcare.
6. Verifici statusul.
7. Descarci răspunsul semnat sau sigilat de Ministerul Finanțelor.

Nu trata indexul de încărcare ca pe o confirmare finală. El arată că fișierul a fost primit pentru procesare. Confirmarea utilă vine după ce vezi statusul.

Statusurile importante sunt:

• ok: factura a trecut validarea;
• nok: factura are erori și nu ajunge la cumpărător;
• "în prelucrare": sistemul încă procesează fișierul;
• "XML cu erori nepreluat de sistem": fișierul nu a intrat corect în flux.

Dacă primești nok, nu presupune că instituția a primit factura. Corectezi eroarea și retransmiți.

Ce faci când apare o eroare

Erorile nu sunt toate la fel. Unele țin de datele fiscale, altele de structura XML sau de drepturile de acces în SPV.

Cele mai frecvente cauze sunt:

• CIF greșit la cumpărător;
• PFA-ul folosește acces SPV pe CNP, nu pe codul fiscal relevant;
• lipsește o referință cerută pentru B2G;
• softul generează XML pe o versiune veche de reguli;
• datele de TVA nu se potrivesc cu regimul fiscal;
• CPV-ul lipsește sau este completat într-un câmp nepotrivit;
• instituția este introdusă ca partener obișnuit, nu ca beneficiar public.

Practic, rezolvarea merge în această ordine:

1. Citești mesajul de eroare, nu doar statusul.
2. Verifici factura în soft, pe câmpurile cumpărător, taxe, linii și referințe.
3. Dacă eroarea e despre structură XML, actualizezi softul sau folosești validatorul pus la dispoziție de autorități.
4. Dacă eroarea e despre datele instituției, ceri confirmare scrisă de la beneficiar.
5. Retransmiți XML-ul corectat și verifici din nou statusul.

Pentru o factură care a trecut deja cu ok, dar are o greșeală economică, discuția este diferită. De regulă, nu "editezi" factura validată în sistem. Lucrezi cu storno, factură de corecție sau procedura indicată de contabilul tău, în funcție de caz.

Achiziția directă în SICAP trebuie tratată atent

Achizițiile directe sunt una dintre zonele în care PFA-urile și firmele mici se blochează. Motivul e simplu: nu ai mereu un contract lung, cu toate clauzele, dar ai totuși o cumpărare făcută de o autoritate publică.

Abordarea practică este să tratezi achiziția directă ca relație B2G atunci când vine de la o autoritate sau instituție în cadrul unei achiziții publice. Asta înseamnă XML e-Factura, date corecte ale instituției, referință la comandă sau achiziție și CPV unde este aplicabil.

Dacă instituția îți spune "trimiteți și PDF-ul pe e-mail", nu înseamnă că PDF-ul înlocuiește XML-ul. Înseamnă doar că beneficiarul are un flux intern de verificare sau aprobare. Tu păstrezi fluxul corect: emiți, transmiți în RO e-Factura, verifici statusul, apoi trimiți documentele auxiliare cerute.

Ce păstrezi după transmitere

După ce factura este validată, descarcă răspunsul din sistem. Fișierele sunt disponibile pentru descărcare o perioadă limitată în sistem, menționată în ghidul ANAF ca 60 de zile de la publicare.

Pentru dosarul tău, păstrează:

• XML-ul transmis;
• răspunsul primit de la Ministerul Finanțelor;
• PDF-ul de vizualizare, dacă îl folosești intern;
• contractul, comanda sau documentul de achiziție;
• recepția, devizul, raportul sau alte documente suport;
• conversațiile prin care instituția a confirmat date precum CPV, cod angajament sau referință comandă.

Contabilul tău are nevoie de documentele care arată nu doar ce ai facturat, ci și că factura a fost transmisă și validată corect.

Checklist pentru PFA și micro-SRL

Înainte de emitere:

• Confirmă că factura este pentru o achiziție publică sau o relație B2G.
• Verifică CIF-ul și denumirea instituției.
• Cere contractul, comanda sau referința achiziției.
• Cere codul CPV, mai ales pentru facturile emise din 2025.
• Verifică dacă există cod de angajament.
• Asigură-te că ai acces SPV pe codul fiscal corect.
• Actualizează softul de facturare dacă nu are câmpuri B2G sau CPV.

După emitere:

• Generează XML-ul, nu doar PDF-ul.
• Transmite factura prin SPV, aplicație sau API.
• Notează indexul de încărcare.
• Verifică statusul până primești ok sau eroare clară.
• Descarcă răspunsul sigilat de Ministerul Finanțelor.
• Corectează și retransmite dacă primești nok.

Pe scurt despre e-Factura B2G institutii publice

Pentru e-Factura B2G institutii publice, regula practică este aceasta: factura către primărie, școală, spital sau altă autoritate, emisă pentru o achiziție publică, trebuie tratată ca XML e-Factura transmis prin sistemul RO e-Factura. PDF-ul poate circula separat, dar nu îți închide obligația.

Ca să eviți respingeri și întârzieri la plată, cere datele înainte să facturezi: CIF corect, contract sau comandă, CPV și cod de angajament dacă există. După transmitere, verifică statusul. O factură cu nok nu este o factură ajunsă la instituție.