O cosmeticiană din Cluj termină de masat o clientă, scoate tableta și începe să emită factura pentru abonamentul de 350 de lei. Clienta cere factura pe numele ei, dar refuză să dea CNP-ul, invocând GDPR. Cosmeticiana ezită: dacă transmite factura fără CNP în SPV, primește amendă? Dacă o forțează pe clientă să dea CNP-ul, încalcă legea?
Dacă emiți facturi către clienți persoane fizice — într-un cabinet medical, un atelier de reparații, o firmă de servicii juridice sau ca freelancer — întrebarea aceasta apare săptămânal. Vestea bună: în 2026, regula pentru o factură persoană fizică CNP e-Factura este clară, iar răspunsul nu te obligă la nimic ilegal față de client.
Acest ghid îți arată exact când trebuie să transmiți factura B2C în sistemul național, ce cod folosești când lipsește CNP-ul, ce poți cere legal de la client conform GDPR și care sunt cei patru pași concreți de făcut în SPV. Sunt incluse și amenzile actualizate pentru netrimitere, plus scenarii reale din cabinete, ateliere și magazine online.
Când e obligatorie e-Factura pentru persoane fizice în 2026
De la 1 ianuarie 2025, transmiterea facturilor B2C prin sistemul RO e-Factura a devenit obligatorie pentru toți operatorii economici stabiliți în România, conform OUG 138/2024. Sancțiunile se aplică efectiv din 1 iulie 2025. Din 1 ianuarie 2026, termenul de transmitere se reduce de la 5 zile calendaristice la 5 zile lucrătoare de la emiterea facturii.
O nuanță des ratată: bonurile fiscale care îndeplinesc condițiile de factură simplificată sunt exceptate. Datele lor ajung deja la ANAF prin sistemul AMEF (case de marcat). În e-Factura intră doar facturile propriu-zise, emise la cererea expresă a clientului sau atunci când regulile interne ale firmei o cer.
Tot din 2026 intră în sistem și persoanele fizice care desfășoară activități economice continue identificate prin CNP — fotografi, influenceri, fermieri, prestatori care lucrează pe CNP fără CIF separat. Pentru ei, OUG 89/2025 stabilește termenul de 1 iunie 2026 ca dată de la care devin obligați să transmită facturi prin e-Factura, cu înscrierea în registru până la 26 mai 2026.
Ce câmpuri de identificare folosești: CNP vs cod 0000000000000
Conform clarificărilor ANAF, operatorii economici nu sunt obligați să colecteze CNP-urile persoanelor fizice. Dacă beneficiarul nu furnizează un cod fiscal sau un CNP, în câmpul XML cbc:CompanyID (BT-47) se completează codul-substitut 0000000000000 — treisprezece cifre de zero.
Codul Fiscal, la art. 319 alin. (20), enumeră ca obligatorii pentru o factură către persoană fizică doar numele, prenumele și adresa. CNP-ul nu apare în lista obligatoriilor pentru o factură B2C standard.
Tabel rapid pentru identificarea câmpului corect:
| Tip client | Câmp identificare BT-47 |
|---|---|
| Vânzare obișnuită B2C (servicii estetice, reparații, consultanță IT) | 0000000000000 |
| Client cere factură cu CNP pentru deducere (sport, medical, școlar) | CNP real, la cererea expresă a clientului |
| Servicii turistice plătite cu vouchere de vacanță | CNP real, temei legal specific |
| PFA sau II identificat prin CIF | CIF (relație B2B, nu B2C) |
| PFA pe CNP fără CIF separat (până la 1 iunie 2026) | Tratat ca B2C; după 1 iunie 2026, intră în registrul RO e-Factura |
La validarea facturii cu cod de 13 zerouri, ANAF poate returna mesajul informativ BT-47 — missing identifier. Nu este o eroare blocantă. Confirmă doar obligația ta de a livra factura clientului prin canale alternative — email sau hârtie — pentru că ANAF nu o poate transmite automat unei persoane fizice fără cont SPV.
GDPR și CNP: ce poți cere și ce nu de la client
CNP-ul este dată cu caracter personal, iar prelucrarea lui e reglementată suplimentar de Legea 190/2018, art. 4 alin. (2). Conform principiului minimizării din art. 5 GDPR, datele se colectează strict cât e necesar pentru un scop legal explicit.
În practică, asta înseamnă două lucruri concrete:
- Nu poți condiționa emiterea facturii de furnizarea CNP-ului. Dacă o clientă refuză și ceri totuși CNP-ul ca să emiți factura, riști atât o reclamație la ANSPDCP, cât și o sesizare către ANAF pentru refuz nejustificat de emitere.
- Nu poți include CNP-ul pe factură fără consimțământul explicit al clientului. Dacă îl ai în baza de date din alt motiv — programare, fișă pacient — și îl pui pe factură fără cerere expresă, riști aceeași reclamație GDPR.
CNP-ul devine util pentru client în trei situații principale: deducerea pentru abonamente sportive (plafon 100 EUR/an în 2026), abonamente medicale (plafon 400 EUR/an) și educație timpurie, conform art. 78 din Codul Fiscal. În aceste cazuri, clientul are interes legitim să ceară CNP-ul pe factură, iar tu îl incluzi pe baza consimțământului lui scris.
Recomandare practică: pune pe formularul de comandă sau pe contractul de servicii un câmp opțional „CNP pentru deducere fiscală”, cu o notă scurtă: „Furnizați CNP-ul doar dacă doriți deducerea de la art. 78 Cod Fiscal”. Așa documentezi consimțământul, fără să-l forțezi.
Pasul 1-4: emite și transmite factura B2C în SPV
Procedura e identică indiferent de software-ul folosit. Diferă doar gradul de automatizare.
Pasul 1 — Emite factura cu datele minime obligatorii. Nume, prenume, adresă completă (stradă, număr, oraș, județ, cod poștal). Mențiunea „Persoană fizică” în câmpul de denumire ajută la claritate contabilă, dar nu e cerută legal.
Pasul 2 — Completează identificatorul BT-47. Dacă ai CNP-ul cu acordul clientului, îl introduci. Dacă nu, folosești codul 0000000000000. Soluțiile moderne îl populează automat când câmpul rămâne gol.
Pasul 3 — Generează XML-ul UBL 2.1 conform CIUS-RO. Aceasta este responsabilitatea aplicației. Verifică doar că factura conține TVA corect, codul produsului/serviciului și unitatea de măsură valide.
Pasul 4 — Transmite în SPV și livrează clientului. Încarci factura manual prin aplicația ANAF sau o trimiți automat prin API. Primești un index de încărcare și, după validare, statusul „Validat”. Apoi trimiți factura clientului pe email cu PDF atașat — pentru că persoana fizică nu o poate descărca singură din SPV.
Dacă vrei să eviți manualul, incasez.ro îți permite să marchezi clientul ca persoană fizică și să emită factura cu sau fără CNP după nevoie, înainte de a o transmite în SPV cu un click. Sistemul completează automat codul de 13 zerouri când CNP-ul lipsește.
Ce primește clientul și cum îi livrezi factura
Persoana fizică nu are cont în Spațiul Privat Virtual (cel puțin nu până la generalizarea SPV pentru cetățeni). Asta înseamnă că obligația ta nu se încheie cu transmiterea în e-Factura. Trebuie să livrezi clientului o copie pe canale alternative.
Variantele acceptate:
- Email cu PDF atașat — cea mai folosită; software-ul de facturare îl trimite automat după validare.
- Print pe hârtie — la cabinet, atelier sau punct de lucru, dacă clientul preferă.
- Link de descărcare dintr-un portal de client — util pentru abonamente recurente.
Tu păstrezi XML-ul transmis în arhivă timp de minimum cinci ani, conform legislației contabile. Indexul de încărcare ANAF e dovada că obligația de raportare a fost îndeplinită.
Greșeli frecvente, amenzi și cum le eviți
Sancțiunile pentru netrimiterea facturilor B2C în e-Factura sunt stabilite prin OUG 138/2024 și se aplică per lună calendaristică, nu per factură:
| Categorie contribuabil | Amendă (RON) |
|---|---|
| Contribuabili mari | 5.000 – 10.000 |
| Contribuabili mijlocii | 2.500 – 5.000 |
| Alte persoane juridice și persoane fizice (PFA, micro-SRL) | 1.000 – 2.500 |
Asta înseamnă că dacă uiți să transmiți 30 de facturi într-o lună, primești o singură amendă, în intervalul aplicabil categoriei tale. Practic însă, dacă greșeala se repetă luni la rând, amenzile se cumulează rapid.
Greșelile pe care le văd cel mai des:
- Refuz de emitere a facturii când clientul nu dă CNP-ul. Este nelegal. Emiți factura cu cele 13 zerouri.
- Includerea CNP-ului fără consimțământ, copiat din fișa medicală sau din formularul de programare. Risc dublu: GDPR + reclamație client.
- Transmiterea bonurilor fiscale în e-Factura. Nu se face — sunt exceptate.
- Întârzierea peste 5 zile lucrătoare din 2026. Setează o automatizare zilnică sau săptămânală în software-ul de facturare.
- Date de adresă incomplete care fac factura să fie respinsă la validare. Verifică obligatoriu strada, numărul, orașul și județul cu prefix RO-.
Dacă ai transmis o factură cu date greșite — CNP scris greșit, nume incorect — nu o poți modifica retroactiv. Vezi ghidul nostru despre corectarea facturilor în e-Factura și, dacă e cazul, despre stornarea facturii în 2026.
Întrebări frecvente
Este CNP-ul obligatoriu pe factura B2C?
Nu. Conform Codului Fiscal art. 319 și clarificărilor ANAF la OUG 138/2024, mențiunile obligatorii pentru o factură către persoană fizică sunt numele, prenumele și adresa. CNP-ul este opțional și se completează cu codul-substitut 0000000000000 când lipsește.
Ce fac dacă clientul refuză să dea CNP-ul?
Emiți factura cu nume, prenume și adresă, completezi câmpul BT-47 cu 0000000000000, transmiți în SPV și trimiți factura clientului pe email sau hârtie. Nu condiționa emiterea facturii de furnizarea CNP-ului — este nelegal.
Eroarea „BT-47 missing identifier” înseamnă că factura e respinsă?
Nu. Este un mesaj informativ care confirmă că ANAF nu poate livra automat factura unei persoane fizice fără SPV. Factura este validă, iar tu trebuie să o livrezi clientului prin alte canale (email, print).
Trebuie să transmit în e-Factura și bonurile fiscale de la casă?
Nu. Bonurile fiscale care îndeplinesc condițiile de factură simplificată sunt exceptate, conform OUG 70/2024 și OUG 138/2024. Datele lor ajung la ANAF prin sistemul AMEF. În e-Factura intră doar facturile propriu-zise.
Pot include CNP-ul pe factură pentru un client care vrea deducere medicală?
Da, dar doar la cererea expresă a clientului și cu consimțământul lui documentat. Pentru abonamentele sportive și medicale, art. 78 din Codul Fiscal permite deducerea, iar CNP-ul pe factură este temei legal pentru aceasta. Folosește un câmp opțional pe formularul de contractare.
Următorul pas pentru cabinetul, atelierul sau magazinul tău
Regula de aur pentru 2026: emiți factura cu nume și adresă, completezi BT-47 cu CNP doar dacă l-ai cerut și l-ai primit cu consimțământ scris, altfel pui 0000000000000, transmiți în SPV în 5 zile lucrătoare și livrezi clientului pe email. Pentru detalii suplimentare, consultă ghidul tehnic e-Factura al Ministerului Finanțelor.
Dacă procesezi mai mult de zece facturi B2C pe lună, manualul devine costisitor — ca timp și ca risc de greșeală. Caută un software care detectează automat tipul de client, completează câmpurile corecte și transmite în SPV fără intervenție repetitivă. Așa elimini dintr-un foc întârzierile, codul de 13 zerouri uitat și amenda de pe categoria ta de contribuabil.