Separația dintre banii firmei și banii personali
Una dintre cele mai frecvente întrebări pe care și le pun antreprenorii români se referă la modalitățile prin care pot accesa banii din propria firmă. Răspunsul nu este simplu, deoarece din punct de vedere legal și fiscal, societatea comercială este o entitate complet distinctă de persoana fizică a asociatului sau administratorului.
Chiar dacă ești asociat unic sau administrator al unui SRL, nu poți folosi banii societății ca pe un cont personal. Orice sumă retrasă trebuie să aibă un temei legal și să fie înregistrată corespunzător în contabilitate. Nerespectarea acestor reguli poate atrage nu doar consecințe fiscale, ci și implicații penale în anumite situații.
În funcție de forma juridică a afacerii tale (PFA sau SRL), metodele de retragere și costurile fiscale asociate diferă semnificativ. În cele ce urmează vom analiza fiecare opțiune disponibilă, cu avantajele și dezavantajele aferente.
Retragerea banilor pentru Persoana Fizică Autorizată
Dacă activezi ca Persoană Fizică Autorizată (PFA), situația este considerabil mai simplă. Veniturile încasate din activitatea desfășurată sunt ale tale, fără a fi necesară o separație strictă între patrimoniul afacerii și cel personal. Practic, după ce îți achită obligațiile fiscale, restul banilor îți aparțin și îi poți folosi cum dorești.
Veniturile brute ale PFA sunt supuse unor cheltuieli deductibile, iar suma rămasă după deduceri constituie venitul net. Pe acest venit net trebuie să achita următoarele contribuții:
Impozitul pe venit se aplică în cotă de 10% din venitul net realizat. Contribuția pentru pensie (CAS) este de 25% și se datorează doar dacă veniturile depășesc 12 salarii minime brute pe an. Contribuția pentru sănătate (CASS) este de 10% și se aplică progresiv, în funcție de nivelul veniturilor: 10% din 6 salarii minime brute pentru venituri sub acest prag, 10% din venitul net efectiv pentru venituri între 6 și 60 de salarii minime brute, respectiv 10% din 60 de salarii pentru venituri care depășesc acest plafon.
Avantajul principal al PFA constă în flexibilitatea și simplitatea retragerii banilor. Dezavantajul major este că toate veniturile sunt impozitate, indiferent dacă sunt sau nu retrase efectiv din afacere.
Metodele legale de retragere a banilor din SRL
Pentru Societățile cu Răspundere Limitată, situația este mai complexă. Există mai multe modalități prin care asociații sau administratorii pot accesa banii firmei, fiecare cu particularitățile sale fiscale.
Dividendele ca formă principală de retragere
Dividendele reprezintă partea din profitul net al firmei care poate fi distribuită asociaților, proporțional cu cotele de participare la capitalul social. Aceasta este metoda clasică prin care asociații își pot retrage banii din societate.
Dividendele pot fi distribuite fie anual, după încheierea exercițiului financiar și aprobarea situațiilor financiare, fie trimestrial, sub formă de dividende interimare, dacă firma înregistrează profit. Legislația permite distribuirea dividendelor de 4 ori pe an, adică la fiecare 3 luni.
Pentru distribuirea dividendelor trebuie parcurși următorii pași: calculul profitului net disponibil după achitarea tuturor obligațiilor fiscale, aprobarea distribuirii printr-o hotărâre a asociaților și reținerea impozitului pe dividende.
Din punct de vedere fiscal, în anul 2025 impozitul pe dividende este de 10%, reținut de firmă și virat la bugetul de stat până la data de 25 a lunii următoare plății. Începând cu anul 2026, acest impozit va crește la 16%.
Pe lângă impozitul pe dividende, asociatul persoană fizică poate datora și contribuția la sănătate (CASS) de 10%, în funcție de valoarea totală a dividendelor primite. Plafoanele sunt structurate astfel: pentru dividende între 6 și 12 salarii minime brute anual se datorează CASS calculat la plafonul de 6 salarii, pentru dividende între 12 și 24 de salarii minime brute se datorează CASS la plafonul de 12 salarii, iar pentru dividende peste 24 de salarii minime brute se datorează CASS la plafonul de 24 de salarii.
Dacă veniturile pasive totale (inclusiv dividendele) depășesc 12 salarii minime brute anual, poate apărea și obligația de plată a contribuției la pensie (CAS) de 25%, la un venit de asigurare ales de contribuabil.
Salariul ca metodă de retragere
Mulți asociați și administratori aleg să se angajeze în propria firmă pentru a avea acces la un venit lunar constant. Această variantă oferă predictibilitate financiară și acces la sistemul de asigurări sociale.
Avantajele principale ale salarizării includ: accesul mai facil la credite bancare (ipotecare sau de nevoi personale), contribuții la sistemul public de pensii care generează vechime în muncă, acces la concedii medicale și indemnizații, precum și păstrarea statutului de microîntreprindere (condiționat de existența a cel puțin unui angajat).
Dezavantajele constau în costul fiscal ridicat. Din salariul brut se rețin: impozitul pe venit de 10%, contribuția la pensie (CAS) de 25% și contribuția la sănătate (CASS) de 10%. În total, angajatul primește aproximativ 58% până la 60% din salariul brut.
În plus, angajatorul (firma) datorează contribuția asiguratorie pentru muncă de 2,25% din salariul brut. Astfel, pentru a plăti un salariu net de 5.000 lei, costul total pentru firmă poate ajunge la aproximativ 8.500 lei.
Restituirea împrumuturilor acordate firmei
Asociații pot împrumuta societății bani proprii, sub forma unui credit pe termen scurt sau lung. Ulterior, sumele împrumutate pot fi restituite fără nicio consecință fiscală, deoarece nu reprezintă un venit, ci o recuperare a unei creanțe.
Pentru a utiliza această metodă, trebuie încheiat un contract de împrumut între asociat și firmă, în care să se precizeze suma, termenul de rambursare și dacă se percepe sau nu dobândă. Împrumutul trebuie înregistrat corect în contabilitate, în contul 4551 (Asociați conturi curente).
Restituirea creditării se poate face doar prin virament bancar, nu în numerar. Dacă asociatul percepe dobândă pentru suma împrumutată, aceasta este supusă impozitării la nivelul persoanei fizice.
Decontarea cheltuielilor efectuate în numele firmei
Asociații, administratorii sau angajații pot suporta temporar din fonduri proprii anumite cheltuieli legate de activitatea firmei. Aceste sume pot fi ulterior recuperate prin decont.
Pentru ca decontarea să fie legală și acceptată fiscal, cheltuielile trebuie să fie în interesul activității firmei și documentate corespunzător cu facturi sau bonuri. Se recomandă existența unei proceduri interne sau a unei decizii administrative care să aprobe și să documenteze fiecare cheltuială.
Cheltuielile care pot fi decontate includ: cheltuieli de transport (bilete, combustibil, taxi), cheltuieli de cazare în deplasări de serviciu, cheltuieli cu echipamente și materiale pentru firmă, abonamente și servicii digitale necesare activității, precum și cheltuieli de protocol în limita a 2% din profitul ajustat.
Dacă documentele sunt incomplete sau cheltuiala este nejustificată, ANAF poate recalifica sumele plătite ca venit personal al asociatului, aplicând taxe suplimentare.
Diurne și indemnizații de deplasare
Diurna reprezintă o sumă forfetară acordată persoanelor trimise în deplasare în interesul firmei, în afara localității unde societatea își are sediul. Această sumă acoperă cheltuielile zilnice de masă și alte costuri personale, fără a fi necesară justificarea cu documente.
Pentru acordarea diurnei este necesară emiterea unui ordin de deplasare intern, semnat de conducere și de persoana delegată. La întoarcere se completează un raport de activitate.
Diurna este neimpozabilă în limita plafonului stabilit legal. Sumele care depășesc plafonul sunt considerate avantaje salariale și se impozitează corespunzător.
Vânzarea de bunuri personale către firmă
Un asociat poate vinde firmei bunuri din proprietatea personală, cum ar fi un autoturism, echipamente sau alte active necesare desfășurării activității. În acest fel, poate recupera contravaloarea bunului respectiv.
Tranzacția trebuie efectuată la valoarea de piață și documentată corespunzător. Dacă prețul este supraevaluat în mod evident, autoritățile fiscale pot contesta operațiunea.
Închirierea bunurilor personale către firmă
Dacă sediul societății este la adresa personală a unui asociat sau dacă firma folosește alte bunuri aflate în proprietatea acestuia, se poate încheia un contract de închiriere. Chirierul va încasa suma stabilită, dar are obligația de a declara acest venit și de a plăti impozitul aferent de 10%.
Începând din 2024, în cazul închirierilor de la persoane fizice, firma (în calitate de chiriaș) are obligația de a reține și vira impozitul în numele proprietarului.
Transferul banilor din contul bancar în casierie
Firma poate transfera bani din contul bancar în casierie pentru nevoile curente de numerar. Există însă plafoane legale pentru sumele care pot fi păstrate în casierie, iar evidența trebuie ținută prin registrul de casă.
Această metodă nu reprezintă o retragere efectivă a banilor de către asociat, ci doar o schimbare a formei de păstrare a numerarului firmei. Asociatul nu poate lua bani din casieria firmei pentru uz personal fără o justificare legală.
Comparație între dividende și salariu
Alegerea între salariu și dividende depinde de mai mulți factori: suma dorită, nevoile de protecție socială și obiectivele fiscale.
Din perspectiva costurilor, dividendele sunt mai eficiente fiscal pentru sume mai mari, în special dacă nu se depășesc plafoanele pentru CASS. Pentru dividende de până la echivalentul a 6 salarii minime brute anual, costul fiscal este doar de 10% (impozitul pe dividende). Pentru sume mai mari, se adaugă și CASS de 10%, iar în anumite situații și CAS de 25%.
Salariul, deși mai costisitor fiscal (aproximativ 40% din brut merge către stat), oferă beneficii pe care dividendele nu le asigură: vechime în muncă, punctaj la pensie, acces la concedii medicale și maternitate, indemnizație de șomaj în caz de necesitate.
În practică, mulți antreprenori optează pentru o combinație: un salariu minim care asigură statutul de angajat și beneficiile sociale aferente, completat cu dividende pentru sumele mai mari. Această strategie oferă un echilibru între legalitate, optimizare fiscală și protecție socială.
Riscuri și precauții
Retragerea necorespunzătoare a banilor din firmă poate avea consecințe serioase. Sumele luate fără justificare legală pot fi tratate de ANAF ca venituri personale și impozitate retroactiv, cu dobânzi și penalități.
În cazuri extreme, dacă se dovedește că asociatul a folosit banii firmei în interes personal și a prejudiciat societatea sau creditorii acesteia, pot interveni și consecințe penale pentru gestiune frauduloasă sau delapidare.
De aceea, este esențial ca orice retragere de bani să fie documentată corespunzător, să aibă o bază legală clară și să fie înregistrată corect în contabilitate. Colaborarea cu un contabil sau consultant fiscal competent poate preveni problemele și poate identifica cele mai eficiente metode de retragere pentru situația particulară a fiecărui antreprenor.