Ce prevede legea contabilitatii despre semnarea situatiilor financiare
Semnarea bilantului contabil este o responsabilitate care revine unor categorii bine definite de persoane. Legea contabilitatii nr. 82/1991, cu modificarile aduse prin OUG 138/2024, stabileste clar cine are dreptul si obligatia de a semna situatiile financiare anuale.
Conform art. 28 alin. (10) si (11) din Legea contabilitatii, situatiile financiare anuale si raportarile contabile se semneaza de catre directorul economic, contabilul sef sau alta persoana imputernicita sa indeplineasca aceasta functie. De asemenea, acestea pot fi intocmite si semnate de persoane fizice sau juridice membre ale Corpului Expertilor Contabili si Contabililor Autorizati din Romania (CECCAR).
Modificarile aduse de OUG 138/2024
Incepand cu 5 decembrie 2024, OUG 138/2024 a introdus o cerinta suplimentara: situatiile financiare anuale si raportarile contabile trebuie semnate si de catre reprezentantul legal al firmei. Anterior, legea nu specifica in mod explicit aceasta obligatie.
Prin urmare, dupa intrarea in vigoare a noilor reglementari, bilanturile anuale trebuie semnate de:
- Reprezentantul legal al firmei (administrator)
- Directorul economic, contabilul sef sau alta persoana imputernicita
Aceasta inseamna ca pe situatiile financiare vor exista doua semnaturi distincte: una la rubrica "intocmit" si una la rubrica "aprobat" sau in calitate de reprezentant legal.
Cine poate semna la rubrica "intocmit"
La rubrica "intocmit" din situatiile financiare pot semna urmatoarele categorii de persoane:
1. Directorul economic sau contabilul sef
Aceste persoane trebuie sa fie angajate in cadrul entitatii cu contract de munca si sa aiba studii economice superioare. Potrivit art. 10 alin. (2) din Legea contabilitatii, prin persoana imputernicita sa indeplineasca functia de director economic sau contabil sef se intelege o persoana angajata potrivit legii, care are studii economice superioare si care are atributii privind conducerea contabilitatii entitatii.
2. Alta persoana imputernicita
Aceasta persoana trebuie sa indeplineasca cumulativ urmatoarele conditii:
- Sa aiba studii economice superioare (diploma de licenta in domeniul economic)
- Sa fie angajata legal in cadrul entitatii (contract de munca, chiar si cu timp partial)
- Sa aiba atributii privind conducerea contabilitatii, stipulate in fisa postului
- Sa existe o decizie scrisa din partea administratorului prin care i se deleaga aceasta atributie
3. Membru CECCAR
Expertii contabili si contabilii autorizati, membri ai CECCAR, pot intocmi si semna situatiile financiare anuale in baza unui contract de prestari servicii. In acest caz, nu este necesara angajarea cu contract de munca.
Poate administratorul sa semneze bilantul la rubrica "intocmit"?
Administratorul poate semna bilantul la rubrica "intocmit" doar daca indeplineste cerintele legale. Exista doua situatii posibile:
Situatia 1: Administratorul are studii economice superioare si este angajat in cadrul societatii. In acest caz, poate semna la rubrica "intocmit" in calitate de persoana imputernicita, cu conditia sa existe o decizie scrisa si atributiile sa fie prevazute in fisa postului.
Situatia 2: Administratorul este expert contabil sau contabil autorizat, membru CECCAR activ. In aceasta situatie, poate semna atat la "intocmit" cat si la "aprobat", desi legislatia nu interzice explicit acest lucru.
Daca administratorul nu are studii economice superioare si nu este membru CECCAR, nu poate semna la rubrica "intocmit".
Ce se completeaza in formularul PDF de la ANAF
Conform pct. 557 alin. (2) din OMFP 1802/2014, situatiile financiare anuale sunt semnate de persoanele in drept, cuprinzand:
- Numele si prenumele persoanei care le a intocmit, inscrise in clar
- Calitatea acesteia: director economic, contabil sef, alta persoana desemnata prin decizie scrisa de administrator, sau persoana autorizata membra CECCAR
- Numarul de inregistrare in organismul profesional, daca este cazul
In formularul PDF, la rubrica "intocmit", veti selecta una dintre optiunile disponibile in functie de situatia concreta:
- "Director economic" sau "Contabil sef" pentru persoanele cu aceasta functie
- "Alta persoana imputernicita, angajata potrivit legii" pentru alte persoane cu studii economice superioare
- Optiunea pentru membri CECCAR, cu completarea numarului de inregistrare
Exemplu practic: antreprenor care isi tine singur contabilitatea
Un antreprenor detine un SRL in care este asociat unic si administrator. Acesta doreste sa isi tina singur contabilitatea si sa semneze bilantul.
Analiza situatiei:
Daca antreprenorul are studii economice superioare, poate organiza contabilitatea si semna bilantul. Pentru aceasta, trebuie sa se angajeze cu contract de munca (chiar si cu timp partial, de exemplu 4 ore pe luna), sa aiba atributii de conducere a contabilitatii in fisa postului si sa existe o decizie scrisa de imputernicire.
Daca antreprenorul nu are studii economice superioare, are doua optiuni:
- Sa angajeze o persoana cu studii economice superioare care sa conduca contabilitatea
- Sa incheie un contract de prestari servicii cu un expert contabil sau o firma de contabilitate membra CECCAR
Asociat care este expert contabil: poate semna bilantul?
Un asociat al unei societati care este si expert contabil nu poate semna bilantul doar in virtutea acestor calitati. Trebuie sa existe un act juridic care sa reglementeze colaborarea dintre asociat si societate.
Exista doua variante:
- Asociatul incheie un contract de munca cu societatea (chiar si cu timp partial) si primeste atributii de conducere a contabilitatii
- Asociatul incheie un contract de prestari servicii in calitate de expert contabil, in baza caruia intocmeste si semneaza situatiile financiare
Fara un astfel de act juridic, simpla calitate de asociat si expert contabil nu este suficienta pentru intocmirea si semnarea situatiilor financiare.
Semnatura electronica sau olografa?
Situatiile financiare anuale pot fi semnate atat cu semnatura olografa (de mana), cat si cu semnatura electronica calificata. ANAF accepta ambele variante.
Pentru transmiterea electronica a situatiilor financiare, semnatura electronica calificata poate fi o solutie eficienta, mai ales ca multi reprezentanti legali detin deja certificate calificate pentru inrolarea in SPV sau pentru utilizarea sistemului e Factura.
Sanctiuni pentru nerespectarea cerintelor de semnare
Nerespectarea reglementarilor privind semnarea situatiilor financiare poate atrage amenzi cuprinse intre 2.000 si 3.000 de lei. Este important ca fiecare entitate sa se asigure ca persoanele care semneaza bilantul indeplinesc toate conditiile legale.
Model de imputernicire pentru semnarea bilantului
Daca persoana care urmeaza sa semneze situatiile financiare nu este director economic sau contabil sef, ci alta persoana imputernicita, se recomanda existenta unei decizii scrise din partea administratorului.
Elementele esentiale ale unei astfel de decizii sunt:
- Identificarea societatii (denumire, CUI, sediu)
- Identificarea persoanei imputernicite (nume, CNP, functia)
- Mentionarea atributiilor delegate: conducerea contabilitatii, intocmirea si semnarea situatiilor financiare
- Data de la care se aplica imputernicirea
- Semnatura administratorului
Daca atributiile sunt deja incluse in fisa postului, decizia separata de imputernicire nu mai este necesara.
Concluzii
Semnarea bilantului contabil nu este o formalitate, ci o responsabilitate care implica indeplinirea unor conditii legale stricte. Dupa modificarile aduse de OUG 138/2024, situatiile financiare trebuie semnate atat de persoana care le intocmeste (director economic, contabil sef, persoana imputernicita cu studii economice sau membru CECCAR), cat si de reprezentantul legal al firmei.
Persoanele care nu au studii economice superioare si nu sunt membri CECCAR nu pot semna la rubrica "intocmit", indiferent de calitatea lor in cadrul societatii. In astfel de cazuri, solutia este externalizarea serviciilor de contabilitate catre un expert contabil autorizat sau angajarea unei persoane calificate.