Emiterea corectă a facturilor nu e doar o formalitate. E o obligație legală care, dacă o ignori, îți poate aduce amenzi între 1.000 și 10.000 lei. În 2026, regulile s-au schimbat: termenele de transmitere se calculează diferit, iar freelancerii cu cod personal de impozitare au obligații noi.
Ghidul acesta acoperă tot ce trebuie să știi: ce este o factură, ce trebuie să conțină, cum o emiți și transmiți corect prin RO e-Factura și ce greșeli să eviți.
Ce este o factură
O factură este un document oficial care certifică o tranzacție comercială: vânzarea unui bun, prestarea unui serviciu sau executarea unei lucrări. Din punct de vedere legal, factura nu e opțională. E dovada că tranzacția a avut loc. Pe baza ei se calculează impozite, se deduce TVA și se raportează informații către ANAF.
Conform articolului 319 din Codul fiscal, orice persoană impozabilă care livrează bunuri sau prestează servicii are obligația să emită factură.
Cine trebuie să emită facturi
- Persoane juridice (SRL, SA, alte forme de societate)
- Persoane fizice autorizate (PFA)
- Întreprinderi individuale (II)
- Întreprinderi familiale (IF)
- Persoane fizice care desfășoară activități economice ocazional
Când nu ai nevoie de factură normală
Vânzările directe către consumatori finali, în valoare sub 100 EUR (inclusiv TVA), pot fi efectuate cu facturi simplificate, cum ar fi bonurile fiscale. Din 2025, și acestea trebuie transmise prin sistemul RO e-Factura.
De ce contează facturarea corectă
Factura nu e un document administrativ banal. E instrumentul prin care:
- Dovedești că ai venit legal și poți justifica orice declarație de impozite
- Te protejezi juridic — fără factură, nu ai dovadă legală a tranzacției
- Calculezi corect TVA-ul datorat statului
- Menții ordinea cronologică necesară pentru acceptarea documentelor de către ANAF
Ce riscuri presupune facturarea incorectă
| Problemă | Consecință |
|---|---|
| Amenzi ANAF | 1.000 - 10.000 lei |
| Documente respinse la inspecție | Recalculări și penalități |
| Transmitere întârziată | Până la 15% din valoarea facturii |
| Informații incomplete | TVA nedeductibil pentru client |
Cum emiți o factură corect
Pasul 1: Stabilește tipul de factură
Valoarea tranzacției (inclusiv TVA) determină tipul de factură:
- Sub 100 EUR: Factură simplificată (6 informații obligatorii)
- 100 EUR sau mai mult: Factură normală (17 informații obligatorii)
Pasul 2: Respectă termenul de emitere
Factura trebuie emisă cel târziu până pe data de 15 a lunii următoare datei în care:
- s-a livrat bunul
- s-a prestat serviciul
- s-a încasat un avans
Exemplu: Ai livrat bunuri pe 22 iunie. Factura trebuie emisă cel mai târziu pe 15 iulie.
Pasul 3: Completează datele obligatorii
Pentru o factură normală, ai nevoie de:
- Seria și numărul (unic)
- Data emiterii
- Data livrării sau prestării
- Datele tale: nume, adresă, cod fiscal (CIF sau CNP pentru PFA)
- Datele clientului: nume, adresă, cod fiscal
- Descrierea bunurilor sau serviciilor
- Cantitatea
- Prețul unitar fără TVA
- Reduceri de preț (dacă există)
- Baza de impozitare
- Cota TVA aplicată (0%, 5%, 9% sau 19%)
- Suma TVA în lei
- Total de plată
- Limba documentului
- Valuta (dacă diferă de lei)
- Mențiunea "TVA la încasare" (dacă aplici acest regim)
- Mențiunea "autofactură" (dacă e cazul)
Pentru o factură simplificată (sub 100 EUR):
- Data emiterii
- Identificarea furnizorului
- Identificarea clientului și cod fiscal TVA
- Descrierea bunurilor sau serviciilor
- Suma TVA sau informațiile pentru calcul
- Referință la factura inițială (dacă e corecție)
Pasul 4: Transmite în RO e-Factura
Din 1 ianuarie 2026, termenul de transmitere s-a schimbat:
| Înainte | Din 2026 |
|---|---|
| 5 zile calendaristice | 5 zile lucrătoare |
Dacă emiți factură vineri, înainte termenul era miercurea următoare. Acum e vinerea următoare — weekendurile și sărbătorile nu se numără.
Excepție: Facturile simplificate sub 100 EUR nu trebuie transmise prin e-Factura.
Pasul 5: Transmiterea e obligatorie
Din iulie 2024, facturarea electronică prin RO e-Factura este obligatorie pentru:
- Facturile între firme (B2B)
- Facturile către consumatori finali (B2C) — de la 1 ianuarie 2025
Nu poți emite o factură pe hârtie și să o ții la sertar. Trebuie să o transmiți prin SPV (Spațiul Privat Virtual), unde ANAF o semnează electronic.
Elemente obligatorii pe factură
Factură normală — lista completă
| Nr. | Element | Detalii |
|---|---|---|
| 1 | Numărul de ordine | Unic, pe bază de serie (ex: 001/2026) |
| 2 | Data emiterii | Ziua, luna, anul |
| 3 | Data livrării/prestării | Când a avut loc tranzacția |
| 4 | Datele furnizorului | Nume, adresă, cod fiscal |
| 5 | Datele clientului | Nume, adresă, cod fiscal |
| 6 | Descrierea bunurilor/serviciilor | Ce ai vândut/prestat |
| 7 | Cantitatea | Numărul de unități |
| 8 | Prețul unitar fără TVA | Per unitate |
| 9 | Reduceri | Rabat, remiză, risturn |
| 10 | Baza de impozitare | Suma pe care se aplică TVA |
| 11 | Cota TVA | 0%, 5%, 9% sau 19% |
| 12 | Suma TVA | Calculul taxei în lei |
| 13 | Total de plată | Baza + TVA |
Plătitori vs. neplătitori de TVA
Plătitor de TVA (înregistrat la ANAF): TVA-ul colectat trebuie declarat și plătit statului lunar sau trimestrial.
Neplătitor de TVA (sub plafonul de 25.000 EUR/an): Facturile se emit fără TVA. Pe factură, menționezi "Scutit de TVA" sau "Neînregistrat în scopuri de TVA".
Cum transmiți prin RO e-Factura
- Intră pe mfinante.gov.ro, secțiunea e-Factura
- Completează informațiile: serie, număr, dată
- Adaugă datele furnizorului și clientului
- Introduci produsele/serviciile: descriere, cantitate, preț, TVA
- Sistemul calculează automat TVA-ul și totalul
- Descarci fișierul XML
- Te autentifici în SPV cu certificat electronic calificat
- Transmiți fișierul XML
- ANAF validează și confirmă primirea
Procesul durează câteva minute. Factura devine disponibilă instant pentru client.
Bune practici în facturare
1. Numerotare strictă
Numerele trebuie să fie consecutive și cronologice. Factura 5 azi, factura 6 mâine. ANAF verifică acest lucru cu atenție.
2. Date complete și exacte
Nu scrie "Popescu" dacă clientul este "Popescu și Asociații SRL". Codul fiscal trebuie complet și corect — o greșeală într-o cifră și factura nu trece prin sistem.
3. Emite imediat după prestație
Nu lăsa facturarea pe mai târziu. Uiți detalii și riști întârzieri.
4. Ține copie locală
Chiar dacă transmiți facturile prin RO e-Factura, păstrează o copie (PDF sau XML). ANAF le ține 60 de zile în sistem, apoi le arhivează.
5. Raportează la timp
Facturile emise se raportează în Jurnalul de vânzări. Cele primite — în Jurnalul de achiziții. Lunar, obligatoriu.
Greșeli frecvente
Numerotare în dezordine
Problema: Emiți facturile 1, 5, 2. ANAF constată numerotare incoerentă.
Risc: Amendă și suspiciune de facturi ascunse.
Soluție: Ține un registru. Folosește seria corect.
Date incomplete
Problema: Scrii "Client X" în loc de numele complet sau lași adresa goală.
Risc: Factura respinsă sau neconformă la inspecție.
Soluție: Verifică de două ori toate datele înainte de emitere.
Calcul greșit al TVA
Problema: 100 lei bază, TVA 19% = 19 lei. Tu pui 20.
Risc: Declarația de TVA nu se potrivește cu facturile.
Soluție: Lasă sistemul RO e-Factura să calculeze automat.
Transmitere întârziată
Problema: Emiți factura pe 1 ianuarie, o transmiți pe 10 ianuarie.
Risc: Amendă de 1.000 - 10.000 lei.
Soluție: Transmite în ziua emiterii sau cel târziu în a 5-a zi lucrătoare.
Modificarea unei facturi transmise
Problema: După transmitere, realizezi că ai greșit și încerci să modifici în sistem.
Risc: Sistemul nu permite modificări directe. Trebuie storno și factură nouă.
Soluție: Verifică bine înainte de transmitere.
Lipsa codului fiscal al clientului
Problema: Vinzi unei firme fără să ceri codul fiscal.
Risc: Factura respinsă. Clientul nu poate deduce TVA.
Soluție: Cere codul fiscal înainte de emitere. Pentru persoane fizice fără cod fiscal, folosește "0000000000000" (13 zerouri).
Opțiuni pentru facturare
1. Aplicația web gratuită ANAF
Avantaje: Gratuit, oficial, simplu.
Dezavantaje: Manual, fără rapoarte, fără integrare contabilă.
Pentru: Freelanceri cu 1-2 facturi pe lună.
2. Software local
Avantaje: Mai rapid, gestionează mai multe facturi.
Dezavantaje: Transmitere manuală în SPV. Cost de licență.
Pentru: PFA și SRL cu 5-20 facturi pe lună.
3. Platformă online integrată
Avantaje: Automatizare completă, transmitere instant la ANAF, rapoarte în timp real.
Dezavantaje: Cost lunar.
Pentru: Firme cu 20+ facturi pe lună, contabili, PFA care vor ordine.
O platformă precum incasez.ro oferă emitere rapidă, transmitere automată la RO e-Factura și rapoarte de TVA generate automat. Contul de bază e gratuit.
Cum corectezi o factură greșită
Înainte de transmitere
Ștergi factura greșită și o emiți din nou corect. Nicio problemă.
După transmitere și acceptare
Trebuie să urmezi procedura de stornare:
- Emite o factură de stornare — aceleași informații ca factura greșită, dar cu valori negative. Referențiază factura inițială.
- Transmite stornarea în RO e-Factura — sistemul o acceptă și o pereche cu factura inițială. Cele două se anulează reciproc.
- Emite factură nouă și corectă — cu alt număr, cu datele bune.
Exemplu:
- Factură 5 (greșită): 1.000 lei + 190 lei TVA = 1.190 lei
- Storno factură 5: -1.000 lei - 190 lei TVA = -1.190 lei
- Factură 6 (corectă): 1.200 lei + 228 lei TVA = 1.428 lei
Schimbări din 2026
1. Termenul de transmitere: 5 zile lucrătoare
Înainte: Emiți vineri, transmiți până miercuri. Acum: Emiți vineri, transmiți până vinerea următoare.
Weekend-urile și sărbătorile nu se numără.
2. PFA cu cod personal de impozitare
Dacă ești freelancer cu CNP (nu cu CUI separat), trebuia să te înscrii în Registrul RO e-Factura până pe 15 ianuarie 2026.
Fără înregistrare, nu poți transmite facturi valide.
3. Clienți străini înregistrați TVA în România
Dacă ai client străin înregistrat TVA în România, facturile trebuie transmise prin e-Factura.
Pași pentru a începe
- Înregistrare la ANAF — obține CIF sau folosește CNP pentru scopuri fiscale
- Înrolare în SPV — pe anaf.ro, cu certificat electronic
- Înregistrare în Registrul RO e-Factura — formular 082 pentru PFA cu CNP
- Alege metoda de emitere:
- Aplicația gratuită mfinante.gov.ro
- Software local
- Platformă online (incasez.ro sau altele)
- Emite prima factură — verifică bine datele, apoi transmite
- Raportează regulat — lunar în Jurnalul de vânzări/achiziții
Concluzie
Facturarea corectă nu e complicată, dar cere atenție. Legea e clară: ce trebuie să conțină o factură, când trebuie emisă, cum trebuie transmisă.
În 2026, regulile s-au relaxat ușor (termen mai lung de transmitere), dar obligațiile rămân. Cheia succesului: serie și numerotare în ordine, date complete și corecte, emitere și transmitere la timp.
Cu o platformă de facturare integrată cu RO e-Factura, procesul devine rutină: emiți, transmiți, gata. Fără pierderi de timp și fără amenzi neașteptate.
Întrebări frecvente
Trebuie factură și pentru 50 lei?
Da, dacă ești persoană juridică. Dacă ești PFA și vânzarea e sub 100 EUR (inclusiv TVA), poți emite factură simplificată.
Pot emite factură pe hârtie?
Din 2024, nu. Trebuie transmisă prin RO e-Factura. Hârtia e doar copie; factura oficială e în sistem.
Ce se întâmplă dacă n-am transmis în 5 zile?
ANAF poate amenda între 1.000 și 10.000 lei, în funcție de mărimea firmei. Factura poate fi refuzată.
Pot corecta o factură după ce am transmis-o?
Direct — nu. Trebuie storno + factură nouă.
Care e diferența între factură și bon fiscal?
Bonul fiscal e factură simplificată, pentru vânzări mici în comerțul cu amănuntul. Factura normală e pentru tranzacții mai mari.
Resurse utile
- Aplicația e-Factura: mfinante.gov.ro/web/efactura
- ANAF informații generale: anaf.ro
- Codul fiscal (Art. 319): mfinante.gov.ro/web/efactura/legislatie
- Spațiul Privat Virtual: anaf.ro (login SPV)