Cum migrezi de la SmartBill la incasez.ro in 5 minute

Daca folosesti SmartBill si vrei sa treci la incasez.ro, ai nevoie doar de un fisier XML si cateva minute. Facturile, clientii si produsele se muta automat, fara pierderi de date.

In acest ghid gasesti toti pasii necesari, de la exportul din SmartBill pana la prima factura emisa din incasez.ro.

Ce castigi daca treci la incasez.ro

Facturi nelimitate, gratuit. Planul gratuit include facturi fara numar, trimitere pe email, eFactura ANAF si export contabil. Nu exista perioada de proba care expira dupa 14 zile.

eFactura ANAF din aplicatie. Facturile ajung la ANAF direct din incasez.ro. Statusul fiecarei facturi apare in timp real: trimisa, acceptata sau respinsa. Nu mai e nevoie sa intri pe portalul ANAF.

Interfata simpla si rapida. O factura noua se emite in sub 30 de secunde. Meniurile sunt clare, fara ecrane incarcate sau functii greu de gasit.

Aplicatie mobila pe iOS si Android. Emiti si trimiti facturi de pe telefon, cu aceleasi functii ca pe desktop.

Export contabil in SAGA, WinMentor si CSV. Contabilul primeste fisierele in formatul cu care lucreaza deja.

Pasul 1: Exporta facturile din SmartBill

In contul SmartBill:

1. Mergi la Rapoarte, apoi la Facturi emise
2. Filtreaza perioada pentru care vrei sa muti facturile
3. Apasa sageata de descarcare din dreapta sus si alege Export Saga
4. Salveaza fisierul XML pe calculator

Fisierul generat contine toate facturile din perioada selectata, impreuna cu datele clientilor si detaliile produselor facturate.

Despre preturile cu TVA inclus

SmartBill lucreaza implicit cu preturi care includ TVA. Daca produsele au fost adaugate cu optiunea "TVA inclus: Da", pot aparea diferente de rotunjire de cel mult 1 ban pe linie. Totalurile facturilor raman corecte.

Pasul 2: Creeaza un cont pe incasez.ro

Daca nu ai inca un cont, inregistrarea dureaza sub 2 minute:

1. Acceseaza incasez.ro si apasa Incepe gratuit
2. Introdu adresa de email si o parola, sau foloseste contul Google ori Apple
3. Adauga firma: introdu CUI ul si restul datelor se completeaza automat din ANAF

Dupa ce firma este configurata, poti trece la import.

Pasul 3: Importa facturile in incasez.ro

1. Mergi la Setari, apoi la Import/Export
2. In sectiunea Migrare din alta platforma, selecteaza tab ul SmartBill
3. Alege statusul pe care vrei sa il aiba facturile importate:
   • Ciorna pentru a le revizui inainte de trimitere
   • Emisa daca facturile sunt deja finale
   • Platita daca au fost deja incasate
4. Incarca fisierul XML descarcat din SmartBill
5. Apasa Importa

Chiar si pentru sute de facturi, importul se finalizeaza in cateva secunde. La final apare un raport cu numarul de facturi create, cele omise (duplicate) si eventualele erori.

Ce se intampla automat in timpul importului

Clientii se creeaza automat. Fiecare client din facturile importate apare in baza de date. Daca un client cu acelasi CUI exista deja, factura se leaga de el. Pentru clientii noi, adresa se completeaza din registrul firmelor din Romania.

Produsele se adauga automat. Fiecare produs sau serviciu din liniile facturii ajunge in catalogul de produse, cu pretul, unitatea de masura si cota TVA din fisierul original.

Conturile contabile se pastreaza. Daca facturile din SmartBill aveau conturi contabile asociate (de exemplu 704), acestea se preiau in incasez.ro pentru ca exportul contabil sa fie corect de la inceput.

Clienti fara adresa de email

Unii clienti din SmartBill nu au adresa de email. In acest caz, incasez.ro seteaza o adresa temporara si afiseaza la finalul importului lista clientilor afectati. Adresa de email se poate actualiza oricand din sectiunea Clienti.

Pasul 4: Verifica si continua facturarea

Dupa import, deschide cateva facturi si confirma ca sumele, clientii si produsele sunt corecte. In mod normal totul este la locul lui.

De aici poti sa:

• Emiti facturi noi din incasez.ro
• Trimiti facturi pe email sau le descarci ca PDF
• Trimiti eFactura la ANAF cu un singur click
• Configurezi facturi recurente pentru clientii cu abonament
• Exporti lunar in SAGA sau WinMentor pentru contabilitate

Intrebari frecvente

Se pierd date la import?

Nu. Se preiau toate informatiile din factura: numar, date, client, produse, cantitati, preturi, TVA si note. Singura exceptie sunt atasamentele (PDF uri sau alte fisiere) din SmartBill, pe care formatul de export nu le include.

Pot importa facturi din perioade diferite?

Da. Procesul de export si import se poate repeta de cate ori este nevoie. Facturile cu acelasi numar nu se duplica. Cele care exista deja sunt omise automat.

Functioneaza si cu alte aplicatii de facturare?

Da. incasez.ro accepta orice fisier XML in format SAGA. Pe langa SmartBill, se poate migra si din Oblio sau din orice alta aplicatie care exporta in acest format.

Cat costa migrarea?

Nimic. Functia de import este gratuita si inclusa in toate planurile, inclusiv in cel gratuit.

Pot folosi incasez.ro si pe telefon dupa migrare?

Da. Toate facturile importate sunt disponibile si in aplicatia mobila. Se pot emite, trimite si gestiona facturi de oriunde, la fel ca pe desktop.

Pe scurt

Exporti un fisier XML din SmartBill, il incarci in incasez.ro, iar facturile, clientii si produsele se muta automat.

Daca vrei facturare gratuita fara limita, eFactura ANAF si aplicatie mobila, creeaza un cont pe incasez.ro. Dureaza 2 minute, iar datele din SmartBill vin cu tine.