Ai plătit un furnizor, ai primit marfa sau serviciul, dar furnizorul nu emite factura. Pentru firma ta, problema nu se rezolvă cu un OP, o proformă sau un email. Acestea te ajută să dovedești tranzacția, însă nu țin loc de factură fiscală, mai ales dacă operațiunea trebuia să ajungă și în RO e-Factura.
Concret, ai două griji: să îți protejezi firma cu documente și să nu deduci TVA sau cheltuieli pe o bază fragilă. Mai jos ai pașii practici, în ordinea în care merită făcuți.
Furnizorul nu emite factura: răspunsul scurt
Dacă furnizorul avea obligația să factureze, cere factura în scris și păstrează toate dovezile tranzacției. Până primești factura corectă, nu trata proforma, ordinul de plată sau extrasul bancar ca înlocuitor de factură.
Pentru TVA, regula practică este simplă: nu deduci TVA fără factură conformă. Codul fiscal cere deținerea unei facturi emise potrivit regulilor fiscale. Dacă operațiunea intră în RO e-Factura, contează și transmiterea prin sistem, nu doar un PDF primit pe email.
Pentru contabilitate, discută cu contabilul tău despre înregistrarea temporară a datoriei sau a avansului. O tranzacție reală nu dispare pentru că lipsește factura, dar tratamentul fiscal trebuie făcut prudent.
Mai întâi verifică exact ce lipsește
În practică, sunt trei situații diferite:
- Factura nu a fost emisă deloc. Furnizorul a încasat banii sau a livrat, dar nu a emis factura.
- Factura există, dar nu apare în RO e-Factura. Ai primit PDF pe email sau pe platforma furnizorului, însă nu o vezi în SPV.
- Factura a fost transmisă greșit. Poate are CUI greșit, a fost respinsă de sistem sau a ajuns la alt destinatar.
Diferența contează. Dacă factura nu a fost emisă, ceri emiterea ei. Dacă a fost emisă, dar nu a fost transmisă corect în RO e-Factura, ceri transmiterea sau corectarea ei în sistem.
Când trebuia furnizorul să emită factura
Obligația de emitere este la furnizor sau prestator. Pentru livrări de bunuri, prestări de servicii și avansuri, Codul fiscal cere emiterea facturii de către persoana impozabilă.
Termenul general este până cel târziu în a 15-a zi a lunii următoare celei în care a avut loc livrarea sau prestarea. Pentru avansuri, termenul se raportează la luna în care avansul a fost încasat.
În 2026, pentru operațiunile care intră în RO e-Factura, transmiterea în sistem se face în termen de 5 zile lucrătoare de la emiterea facturii, dar fără depășirea termenului limită de emitere. Asta înseamnă că uneori nu e suficient să întrebi „a emis factura?”, ci și „a transmis factura în SPV?”.
Ce documente strângi imediat
Nu aștepta controlul ca să reconstruiești povestea tranzacției. Fă un dosar simplu, preferabil în format electronic, cu toate urmele disponibile.
- contractul sau comanda;
- oferta acceptată, emailurile, mesajele sau tichetele de lucru;
- proforma, dacă există;
- ordinul de plată, extrasul bancar, chitanța sau dovada plății cu cardul;
- avizul de însoțire a mărfii, NIR-ul și recepția pentru bunuri;
- procesul verbal de recepție, raportul de activitate, timesheet-ul sau livrabilele pentru servicii;
- capturi sau exporturi din SPV care arată că factura nu a apărut în RO e-Factura;
- cererile trimise furnizorului și dovada comunicării lor.
Aceste documente nu îți dau automat drept de deducere TVA, dar te ajută să arăți că tranzacția a existat și că ai încercat să obții factura.
Ce faci contabil până vine factura
Tratamentul depinde de ce ai primit și ce ai plătit.
Dacă ai plătit un avans și nu ai factură, suma rămâne de regulă evidențiată ca avans către furnizor. Furnizorul trebuia să factureze avansul, dar tu nu deduci TVA doar pe baza plății.
Dacă ai primit bunuri sau servicii, contabilul poate folosi, după caz, contul 408 „Furnizori, facturi nesosite”, pe baza documentelor de recepție și a contractului. Când factura apare, înregistrarea se regularizează.
Important este să nu amesteci contabilitatea de angajamente cu dreptul de deducere TVA. Poți avea o datorie reală față de furnizor, dar TVA deductibilă rămâne blocată până ai factura conformă.
Ce să nu faci
Sunt câteva greșeli care par comode pe moment și scumpe la control.
- Nu deduce TVA pe baza proformei. Proforma poate susține comanda sau plata, dar nu este factură fiscală.
- Nu trata OP-ul ca document fiscal. OP-ul dovedește plata, nu conținutul fiscal al operațiunii.
- Nu înregistra liniștit un PDF primit pe email dacă operațiunea trebuia transmisă prin RO e-Factura. În B2B, primirea și înregistrarea unei facturi în afara sistemului obligatoriu poate crea risc de sancțiune pentru beneficiar, inclusiv sancțiunea procentuală prevăzută de regimul RO e-Factura.
- Nu îți faci singur factura în numele furnizorului fără acord de autofacturare. Autofacturarea cere acord prealabil și acceptarea facturii de către furnizor.
Cum îi scrii furnizorului
Prima escaladare ar trebui să fie scrisă, nu doar telefonică. Scrie scurt, clar și cu termen.
Poți folosi o formulare de tipul:
Vă rugăm să emiteți și să transmiteți factura aferentă comenzii/contractului [număr], pentru livrarea/prestarea din data de [data], în valoare de [suma]. Plata a fost efectuată în data de [data], conform OP/extras anexat. Vă rugăm să ne transmiteți factura prin RO e-Factura, dacă operațiunea intră sub această obligație, până la data de [data].
Atașează dovada plății, comanda sau recepția. Dacă ai primit o factură pe email, dar nu apare în SPV, cere expres transmiterea în RO e-Factura și, dacă este cazul, indexul de încărcare.
Când folosești Formularul 800
Formularul 800 este instrumentul prin care beneficiarul poate notifica ANAF că factura obligatorie nu a fost transmisă în RO e-Factura în termen. În 2026, este util mai ales în cazurile în care plata se face la momentul livrării sau prestării, iar factura nu apare în sistem după expirarea termenului legal.
Formularul 800 nu înlocuiește factura. Nu îți creează singur drept de deducere TVA și nu transformă proforma în document fiscal. Rolul lui este să notifice ANAF și să pună presiune procedurală pe furnizor.
Înainte să îl depui, verifică:
- dacă furnizorul și operațiunea intrau într-adevăr în obligația RO e-Factura;
- dacă termenul legal a expirat;
- dacă nu există o eroare de CUI, perioadă sau filtrare în SPV;
- dacă ai documentul care arată livrarea sau prestarea;
- dacă ai documentul care arată plata efectuată.
După depunere, păstrează recipisa și copia formularului la dosarul tranzacției.
Dacă furnizorul tot nu rezolvă
Dacă ai cerut factura și furnizorul ignoră solicitarea, următorul pas este o notificare formală de punere în întârziere. Aici merită să implici juristul sau avocatul, mai ales dacă suma este mare ori ai pierderi fiscale concrete.
În notificare poți cere:
- emiterea facturii și transmiterea ei în RO e-Factura, dacă este obligatoriu;
- corectarea facturii, dacă a fost emisă greșit;
- acoperirea prejudiciilor cauzate de întârziere, dacă există bază contractuală sau legală;
- aplicarea penalităților prevăzute în contract.
Dacă relația comercială continuă, oprește plățile viitoare până clarifici documentele. Pentru contractele noi, introdu o clauză simplă: plata finală se face după primirea facturii valide în RO e-Factura, acolo unde sistemul este obligatoriu.
Ce se schimbă dacă ești micro, PFA sau neplătitor TVA
Dacă ești plătitor de TVA, miza principală este TVA deductibilă. Fără factură conformă, deducerea este vulnerabilă.
Dacă ești microîntreprindere, cheltuiala nu îți reduce de obicei impozitul pe venit micro, dar documentele rămân importante pentru contabilitate, stocuri, patrimoniu și justificarea plăților firmei.
Dacă ești PFA în sistem real, ai nevoie de documente justificative pentru deductibilitatea cheltuielii. Dacă ești PFA la normă de venit, cheltuiala nu îți reduce norma, dar factura poate conta pentru evidența bunurilor, TVA, controale și relația comercială.
Dacă ești neplătitor de TVA, nu ai TVA de dedus, însă tot ai nevoie de documente corecte pentru contabilitate și pentru a justifica banii ieșiți din firmă.
Checklist practic
- Verifică dacă furnizorul avea obligația să emită factura.
- Verifică dacă operațiunea trebuia transmisă prin RO e-Factura.
- Păstrează contractul, comanda, proforma, recepția, livrabilele și dovada plății.
- Cere factura în scris, cu termen clar.
- Nu deduce TVA până nu ai factura conformă.
- Nu trata proforma sau OP-ul ca factură.
- Folosește Formularul 800 când cazul se încadrează în procedură.
- Escaladează juridic dacă suma este semnificativă sau furnizorul refuză în continuare.
Ideea principală: când furnizorul nu emite factura, nu ești complet blocat, dar trebuie să separi dovada tranzacției de documentul fiscal. Strângi dovezile, ceri factura în scris, folosești Formularul 800 unde se aplică și lași deducerea TVA pentru momentul în care ai factura validă.