Ai emis o factură către un client nou, ai apăsat „Trimite în SPV" și ai primit înapoi un „CIF invalid". Sau, varianta mai dureroasă, ai facturat liniștit trei luni unui SRL care între timp s-a radiat din ONRC, iar acum alergi după 12.000 de lei pe care n-o să-i mai vezi niciodată. Ambele pleacă din același loc: nu ai făcut o verificare CIF client înainte de prima factură.
Ghidul e pentru tine, PFA sau SRL care lucrează B2B și emite facturi către alte firme din România sau din UE. Vei vedea ce înseamnă CIF, CUI și cod TVA, cum verifici un client gratuit pe ANAF, ONRC și VIES în două minute, ce semne te alarmează și ce faci dacă partenerul e radiat sau declarat inactiv.
De ce contează acum, în 2026: e-Factura merge generalizat B2B și B2C, SPV respinge automat orice XML cu CIF inexistent sau radiat, cota standard de TVA este 21%, plafonul de scutire e 395.000 lei. Iar dacă deduci TVA pe o factură primită de la un contribuabil declarat inactiv, ANAF poate refuza retroactiv dreptul de deducere — pe TVA și pe cheltuieli. Două minute de verificare îți pot salva mii de lei la control.
CIF, CUI și cod TVA — ce înseamnă fiecare
Înainte de orice verificare, clarifică vocabularul — aici încep mai toate confuziile.
- CUI (Cod Unic de Înregistrare). Atribuit de Registrul Comerțului la înmatricularea unui SRL/SA. Numeric, până la 10 cifre (ex.: 12345678). Pentru o societate comercială, CUI-ul este și identificator fiscal.
- CIF (Cod de Identificare Fiscală). Termen-umbrelă pentru identificatorul fiscal. Pentru SRL coincide cu CUI-ul. Pentru PFA, II, IF — atribuit separat de ANAF.
- Cod TVA (RO + cifre). Apare DOAR la firmele înregistrate ca persoană impozabilă înregistrată în scopuri de TVA (art. 316 Cod Fiscal): prefix RO lipit de cod (ex.: RO12345678). Dacă firma e neplătitoare de TVA (sub plafonul de scutire de 395.000 lei), nu are RO în față — codul rămâne doar 12345678.
- Cod TVA intracomunitar. Pentru tranzacții cu state UE, codul RO trebuie să fie valid în VIES la data faptului generator. Pentru plătitorii TVA români apare automat; pentru neplătitorii cu achiziții intracomunitare există un cod special separat (art. 317).
Practic: o firmă sub plafon are CIF valid (12345678) dar NU cod TVA. Dacă scrii „RO12345678" pentru un astfel de client, ai greșit.
De ce e periculos să facturezi fără verificare CIF
Riscurile concrete, în ordinea în care te lovesc:
- SPV îți respinge factura. Sistemul RO e-Factura validează automat fiecare CIF. O cifră inversată, un CUI inexistent sau o firmă radiată recent — primești eroare, factura nu pleacă, ai 5 zile lucrătoare să corectezi.
- Pierzi dreptul de deducere. Conform art. 11 Cod Fiscal, dacă achiziționezi de la un contribuabil declarat inactiv, NU ai drept de deducere nici pe TVA, nici pe cheltuieli — retroactiv, plus dobânzi și penalități.
- Facturezi unei firme inexistente juridic. Dacă partenerul s-a radiat din ONRC, factura e lovită de nulitate civilă — nu o poți încasa și nici recupera în instanță în mod normal.
- Insolvență/faliment. Poți factura legal, dar dacă pierzi termenul de înscriere la masa credală, creanța dispare.
- Carusel TVA și „știai sau trebuia să știi". Jurisprudența CJUE (Kittel, Bonik) îl protejează doar pe operatorul de bună-credință care a făcut due diligence. Screenshot-ul cu verificarea CIF-ului e dovada ta.
Cum verifici pe ANAF: registrul TVA și lista contribuabililor inactivi
ANAF are două puncte oficiale: registrul fiscal general (InfoCUI) și registrul contribuabililor inactivi. Ambele gratuite, fără cont, direct din browser.
Pasul 1 — InfoCUI. Intri pe portalul mfinante.gov.ro/InfoCUI sau pe anaf.ro, secțiunea Registre. Introduci CUI-ul fără prefixul RO și apeși „Caută". Vezi denumirea oficială, adresa, statusul activ/inactiv fiscal, statusul TVA (plătitor/neplătitor, cu data activării sau anulării codului) și CAEN principal.
Exemplu concret. Pui CUI-ul 12345678. Pentru o firmă curată, primești denumirea „Exemplu Comercial SRL", adresă, status activ, „înregistrată în scopuri de TVA din 2019-03-15". Faci screenshot, salvezi PDF, mergi mai departe. Dacă apare „Anulare cod TVA — 2024-11-30" sau „Inactiv fiscal", oprește-te înainte să clarifici lucrurile.
Pasul 2 — Registrul contribuabililor inactivi. Mergi pe anaf.ro/inactivi și cauți după CUI. Dacă firma apare aici, este contribuabil declarat inactiv — exact situația în care art. 11 Cod Fiscal îți taie deducerea. Verifică-l chiar dacă pe InfoCUI părea OK; cele două registre se pot contrazice temporar.
Cum verifici pe ONRC (RECOM) — status juridic firmă
Pentru statusul juridic — radiat, dizolvat, în lichidare, în insolvență — sursa oficială este Oficiul Național al Registrului Comerțului (ONRC). Portalul public se numește RECOM, accesibil la portal.onrc.ro (versiunea mai nouă: myportal.onrc.ro).
Cauți după denumire sau CUI. Statusurile pe care le accepți:
- Înmatriculat / funcțiune. Poți emite.
- Suspendat ONRC. Firma poate reveni, dar nu operează acum — clarifică cu administratorul.
- În dizolvare / lichidare. Procesul de închidere a început; încasarea devine improbabilă.
- În insolvență / faliment. Legal poți emite, dar trebuie să te înscrii la masa credală prin BPI.
- Radiat. Stop. Firma nu mai există juridic.
Salvează un PDF al fișei RECOM împreună cu cel de la InfoCUI. La un control fiscal după 6-12 luni, două capturi datate fac diferența între „am verificat de bună-credință" și „n-am știut".
VIES — verificare cod TVA intracomunitar pentru clienți UE
Pentru clienți dintr-un alt stat membru UE, registrul ANAF nu te ajută. Sursa oficială este VIES (VAT Information Exchange System), gestionat de Comisia Europeană.
Pașii: alegi statul membru, introduci codul de TVA (fără spații, cu litere mari) și apeși „Verify". Pentru un client român plătitor de TVA cu codul RO12345678, alegi Romania din dropdown, completezi „12345678" și obții fie „Yes, valid VAT number" cu numele și adresa firmei, fie „No, invalid VAT number".
De ce contează: pentru regimul reverse charge intracomunitar, codul TVA al clientului trebuie valid în VIES la data faptului generator. Dacă nu e, reverse charge nu se aplică — adaugi TVA românesc și riști recalificarea operațiunii. Salvează numărul de consultare returnat de VIES ca dovadă. Detalii suplimentare în ghidul despre verificare cod TVA și VIES.
Verificare automată în aplicația de facturare
Aplicațiile decente de facturare din România au integrat lookup-ul ANAF: scrii CUI-ul în câmpul „Client", apeși Tab și aplicația interoghează API-ul public ANAF, completând automat denumirea, adresa, statusul TVA și statusul activ/inactiv. În incasez.ro acest lookup e pornit din start și atașează la fișa clientului data ultimei verificări — dovada utilă la control.
Avantajul real apare la clienții recurenți: ai facturat liniștit 6 luni, între timp ANAF a anulat din oficiu codul TVA al partenerului, iar tu afli din respingerea SPV. O aplicație care reverifică automat CIF-ul la fiecare emitere îți semnalează schimbarea înainte să generezi XML-ul.
Tabel comparativ: ANAF, ONRC, VIES și serviciile terțe
| Sursă | Ce verifici | Cost | Oficial |
|---|---|---|---|
| ANAF — InfoCUI | Existență CIF, status fiscal, status TVA, dată activare/anulare | Gratuit | Da |
| ANAF — Registrul contribuabililor inactivi | Dacă firma e declarată inactivă (art. 11 Cod Fiscal) | Gratuit | Da |
| ONRC — RECOM | Status juridic: înmatriculat, suspendat, dizolvat, radiat, insolvență | Gratuit (info de bază) | Da |
| VIES | Validitate cod TVA intracomunitar pentru clienți UE | Gratuit | Da |
| TermenE.ro / ListaFirme.ro | Date financiare, scoring, datorii, BPI | 50–250 lei/raport | Nu — surse derivate |
Pentru apărarea la control ANAF, sursele oficiale rămân ANAF (InfoCUI + inactivi) și ONRC. Servicii precum TermenE.ro sau ListaFirme.ro sunt utile pentru due diligence comercial, dar nu le folosi ca primă sursă fiscală.
Semnele care te alarmează imediat
Dacă în timpul verificării vezi unul din următoarele, oprește-te înainte să emiți:
- „Radiată" pe fișa ONRC. Firma nu mai există. Nu factura.
- „Dizolvată" sau „în lichidare". Procesul de închidere e în curs. Discută cu lichidatorul / administratorul desemnat.
- „Insolvență", „faliment". Legal poți emite, dar pregătește-te să te înscrii la masa credală în termenul publicat în BPI.
- „Anulare cod TVA — data X". Clientul nu mai e plătitor TVA — facturezi fără cod RO și fără reverse charge.
- „Contribuabil declarat inactiv" (registrul ANAF). Pierzi dreptul de deducere când cumperi de la el și, simetric, clienții tăi îl pierd când îți cumpără ție serviciile.
- Adresă „expirată" sau „sediu fictiv". Frecvent în firmele suspecte de fraudă carusel TVA. Cere documente suplimentare.
Ce faci dacă clientul refuză să-ți dea un CUI clar
Apare uneori: clientul îți trimite un email cu „facturează pe firma asta" fără CUI, sau îți dă un cod care nu există în InfoCUI, sau insistă că „e plătitor TVA" deși tu vezi în registru anularea codului acum 4 luni.
- Cere în scris CUI-ul, denumirea exactă și nr. J din ONRC. Refuzul de a-ți răspunde e un semnal puternic.
- Dacă datele nu se potrivesc cu InfoCUI/ONRC, trimite-i screenshot-ul tău și întreabă explicit ce entitate vrea pe factură.
- Pentru tranzacții importante sau recurente, condiționează factura de un certificat constatator ONRC recent (max 30 zile) și o copie după certificatul de TVA dacă e cazul.
- Dacă tergiversează, refuză tranzacția. E mai ieftin să nu vinzi decât să te lupți cu ANAF la control.
Dacă ai facturat deja și după aceea ai aflat că partenerul e radiat sau inactiv, vezi ghidul despre corectarea facturii în e-Factura. Pentru recuperarea banilor, citește și articolul despre recuperare bani de la client rău-platnic.
Întrebări frecvente
Care e diferența între CIF și CUI?
Pentru un SRL sunt același cod. CUI-ul e atribuit la înmatriculare în Registrul Comerțului; CIF e termenul mai larg pentru identificatorul fiscal al oricărei entități impozabile. Pentru SRL, CIF = CUI. Pentru PFA și alte entități fără personalitate juridică, CIF-ul e atribuit separat de ANAF.
Pot deduce TVA-ul după ce furnizorul declarat inactiv s-a reactivat?
Conform art. 11 alin. (7) Cod Fiscal, după reactivare beneficiarul poate redobândi dreptul de deducere — dar regulile concrete (perioadă, documentație, facturi de corecție) cer atenție. Verifică textul actualizat și consultă un contabil; nu mă lua de bună fără confirmare specifică pe cazul tău.
Ce fac dacă SPV-ul respinge factura cu „CIF invalid"?
Verifică două lucruri: dacă ai tastat corect codul (o cifră inversată e cauza cea mai frecventă) și dacă firma a fost radiată sau codul TVA anulat între timp. Corectezi, regenerezi XML-ul, retransmiți. Ai 5 zile lucrătoare de la emitere ca termen legal pentru SPV.
Trebuie să verific și clienții vechi?
Da. Cele mai dureroase pierderi apar la clienți cu care lucrezi de ani: ANAF anulează codul TVA sau îi declară inactivi într-un trimestru obscur, iar tu nu observi pentru că facturezi pe pilot automat. Re-verificare lunară, sau ideal automată la fiecare emitere, e singura apărare reală.
Concluzie
Verificarea CIF-ului durează două minute, e gratuită și îți poate salva mii de lei la primul control. Procedura: cere CUI-ul în scris, verifică pe InfoCUI, verifică în registrul contribuabililor inactivi, verifică pe ONRC RECOM, salvează capturile, abia apoi emiți. Pentru clienți UE, adaugă VIES. Pentru clienți recurenți, programează re-verificarea automată.
Dacă nu vrei să ții minte toți pașii și să jonglezi cu cinci tab-uri, în incasez.ro lookup-ul ANAF rulează automat la introducerea CUI-ului, iar data verificării rămâne atașată la fișa clientului ca dovadă. Începi gratuit și emiți prima factură verificată sub un minut.