Ai primit o factură pe care scrie „TVA la încasare” și vrei să știi dacă deduci TVA acum sau abia după plată. Răspunsul practic este acesta: dacă ești plătitor de TVA cu drept de deducere, TVA se deduce la plată, nu simplu la primirea facturii.
Pentru TVA la încasare pe factura primită, contează trei lucruri: statutul tău de TVA, faptul că furnizorul aplică sistemul TVA la încasare și dovada plății către furnizor. Factura se înregistrează la primire, dar TVA rămâne nededusă până când plătești integral sau parțial.
Regula scurtă pentru factura primită cu TVA la încasare
Dacă furnizorul aplică sistemul TVA la încasare, dreptul tău de deducere se amână până la plata TVA aferente bunurilor sau serviciilor către furnizor. Regula apare în Codul fiscal, art. 297 alin. (2), iar condiția practică din art. 299 este să ai factura și dovada plății.
Cu alte cuvinte, nu este suficient să ai factura în SPV, în e-Factura sau în contabilitate. Primirea documentului îți dă baza de înregistrare, dar nu îți dă automat TVA deductibilă dacă factura intră sub sistemul TVA la încasare.
Cine deduce și cine nu deduce TVA
Prima verificare este statutul tău. O factură cu TVA la încasare nu produce același efect pentru un SRL plătitor de TVA, un PFA neplătitor sau o firmă care aplică ea însăși TVA la încasare.
| Statutul beneficiarului | Tratamentul practic |
|---|---|
| PFA sau SRL neplătitor de TVA | Nu deduci TVA. TVA din factură intră în costul total, după regulile fiscale aplicabile cheltuielii. |
| PFA sau SRL plătitor de TVA, regim normal | Deduci TVA doar când plătești furnizorul, integral sau parțial, dacă ai drept de deducere. |
| PFA sau SRL care aplică TVA la încasare | Deducerea pentru propriile achiziții este amânată până la plată, cu excepțiile prevăzute de Codul fiscal. |
| Beneficiar cu regim mixt sau pro-rata | Deducerea se analizează și după dreptul efectiv de deducere. Plata nu rezolvă singură limita de deductibilitate. |
Pentru un neplătitor de TVA, mențiunea „TVA la încasare” nu transformă taxa în TVA deductibilă. Ea rămâne importantă ca informație despre furnizor și despre totalul de plată, dar nu îți deschide dreptul de deducere.
Ce verifici înainte să deduci TVA
Nu te opri doar la textul de pe factură. Factura trebuie să includă mențiunea „TVA la încasare” când exigibilitatea TVA intervine la încasarea integrală sau parțială, potrivit regulilor de facturare din Codul fiscal. Totuși, în practică verificarea bună are mai mulți pași.
- verifici dacă furnizorul are cod de TVA românesc valid;
- verifici dacă apare în Registrul ANAF al persoanelor care aplică TVA la încasare la data relevantă;
- verifici dacă operațiunea este internă și taxabilă cu TVA românesc;
- verifici dacă factura are mențiunea „TVA la încasare”;
- păstrezi dovada plății: extras bancar, ordin de plată, chitanță sau document de compensare;
- trimiți contabilului atât factura, cât și documentul de plată.
Dacă furnizorul a uitat mențiunea, dar apare în registru și operațiunea intră în sistem, nu trata automat factura ca o factură obișnuită. Cere clarificare sau corectare de la furnizor și discută cu contabilul înainte să deduci TVA la primire.
Plată integrală: când devine TVA deductibilă
Când plătești integral factura, TVA aferentă facturii devine deductibilă în măsura în care ai drept de deducere. În contabilitate, practica uzuală este urmărirea TVA neexigibile până la plată, apoi transferul în TVA deductibilă.
Important: plata trebuie să stingă obligația față de furnizor. Dacă ai plată prin bancă, dovada este extrasul sau ordinul de plată confirmat. Dacă ai compensare, bilet la ordin, cec, cesiune sau plată către un terț, documentul care arată stingerea obligației trebuie păstrat și interpretat corect.
Plată parțială: deduci TVA proporțional
Dacă plătești doar o parte din factură, deduci doar TVA aferentă sumei plătite. Restul TVA rămâne neexigibilă pentru beneficiar până la următoarea plată.
Exemplu: primești o factură totală de 1.210 lei, formată din bază de 1.000 lei și TVA de 210 lei, la cota standard de 21%. Dacă plătești 605 lei acum, TVA deductibilă la această plată este 105 lei. Calculul este 605 x 21 / 121.
Când plătești restul de 605 lei peste două luni, deduci și restul de 105 lei, dacă dreptul de deducere rămâne valabil. Asta este partea care scapă cel mai des în firmele mici: factura intră în contabilitate acum, dar TVA deductibilă se mișcă odată cu plata.
Factura se declară la primire, chiar dacă TVA se deduce la plată
O confuzie frecventă este următoarea: dacă TVA se deduce la plată, factura se declară tot la plată? Nu. Factura se urmărește din momentul primirii, inclusiv în jurnalul de cumpărări și în declarațiile relevante, iar TVA neexigibilă rămâne separat până la plată.
Instrucțiunile pentru D394 includ facturile primite cu mențiunea „TVA la încasare” indiferent de data la care intervine exigibilitatea TVA. Asta înseamnă că raportarea facturii și exercitarea deducerii sunt două lucruri diferite.
În D300 valabil în 2026, formularul are zonă informativă pentru achiziții pentru care nu s-a exercitat dreptul de deducere din cauza art. 297 alin. (2) și (3). Practic, acolo se vede soldul de TVA amânată, în funcție de modul în care contabilul tău ține evidența.
Ce înseamnă TVA neexigibilă în contabilitate
TVA neexigibilă este TVA care apare pe factură, dar pentru care nu ai încă drept efectiv de deducere. În limbaj contabil, vei auzi des conturile 4428 „TVA neexigibilă” și 4426 „TVA deductibilă”.
La primirea facturii, TVA poate fi urmărită ca neexigibilă. La plată, integrală sau parțială, partea aferentă plății se mută în TVA deductibilă. Pentru tine, ca antreprenor, ideea importantă este să nu pierzi dovada plății și să nu presupui că luna facturii este automat luna deducerii.
Ce se întâmplă dacă și firma ta aplică TVA la încasare
Dacă firma ta aplică sistemul TVA la încasare, regula de amânare se aplică mai larg pentru achizițiile tale. Art. 297 alin. (3) amână dreptul de deducere până la plata furnizorului, chiar dacă unele vânzări ale tale sunt excluse din sistem.
Există excepții importante, precum achizițiile intracomunitare, importurile și operațiunile cu taxare inversă. De aceea, pentru facturi din UE, importuri sau facturi cu taxare inversă, nu aplica mecanic regula de la o factură internă cu TVA la încasare.
Plafonul TVA la încasare în 2026
Plafonul contează în primul rând pentru furnizorul care aplică sistemul, nu pentru dreptul tău de deducere ca beneficiar. Totuși, merită să știi pragurile actuale, ca să nu lucrezi cu informații vechi.
Prin OUG nr. 8/2026, plafonul pentru aplicarea sistemului TVA la încasare este 5.000.000 lei în perioada 1 martie 2026 - 31 decembrie 2026 și 5.500.000 lei începând cu 1 ianuarie 2027. Așadar, formula veche cu 4.500.000 lei nu mai este suficientă pentru un articol sau o procedură actuală în 2026.
ANAF a publicat și clarificări practice privind modificarea plafonului și situațiile tranzitorii din 2026. Pentru cumpărător, verificarea operațională rămâne aceeași: factura, registrul ANAF, plata și dovada plății.
Greșeli frecvente la factura cu TVA la încasare
Deduci TVA imediat doar pentru că ai primit factura
Aceasta este eroarea principală. La o factură primită de la un furnizor care aplică TVA la încasare, primirea facturii nu este suficientă pentru deducerea TVA. Ai nevoie și de plata către furnizor.
Crezi că e-Factura schimbă momentul deducerii
Primirea prin SPV sau e-Factura confirmă existența documentului în fluxul electronic. Nu schimbă regula fiscală privind deducerea TVA la plata furnizorului.
Nu urmărești plățile parțiale
Dacă plătești în tranșe, TVA se deduce în tranșe. Fără o evidență clară a plăților, riști fie să deduci prea devreme, fie să uiți TVA deductibilă când ai plătit restul.
Confunzi TVA la încasare cu impozitarea PFA
TVA la încasare este un regim de TVA. Nu este aceeași discuție cu impozitul pe venit la PFA, cu norma de venit, cu sistemul real sau cu momentul recunoașterii unei cheltuieli pentru impozitul pe venit.
Tratezi la fel importurile, achizițiile intracomunitare și taxarea inversă
Aceste operațiuni au reguli proprii. Regula practică este simplă: dacă factura este internă, cu TVA românesc și furnizorul aplică TVA la încasare, deducerea se amână până la plată. Dacă operațiunea este din altă categorie, cere verificare separată.
Checklist pentru ziua în care primești factura
- Verifică dacă ești plătitor de TVA cu drept de deducere.
- Verifică mențiunea „TVA la încasare” pe factură.
- Caută furnizorul în Registrul ANAF pentru TVA la încasare.
- Înregistrează factura în evidențe și trimite-o contabilului.
- Nu deduce TVA dacă factura nu este plătită.
- La plată parțială, calculează TVA deductibilă proporțional cu suma plătită.
- Păstrează dovada plății sau documentul de stingere a obligației.
- Urmărește TVA neexigibilă până la plata integrală.
- Verifică raportarea în D394 și D300 împreună cu contabilul.
Regula practică este directă: o factură primită cu TVA la încasare nu se ignoră și nu se deduce automat. O înregistrezi la primire, verifici furnizorul, păstrezi documentele și deduci TVA doar când plătești, integral sau proporțional cu plata făcută.