Avansurile spre decontare reprezinta unul dintre cele mai utilizate instrumente in practica de zi cu zi a firmelor romanesti. Fie ca este vorba despre deplasari, achizitii urgente de la furnizori sau cheltuieli curente, acordarea de sume angajatilor sau administratorilor pentru a efectua plati in interesul societatii este o procedura frecventa. Cu toate acestea, legislatia impune reguli stricte privind termenele de justificare, plafoanele de plata si documentele necesare.
Ce este avansul spre decontare
Avansul spre decontare, denumit si avans de trezorerie, reprezinta o suma de bani acordata de o firma unui angajat sau colaborator inainte de efectuarea unei deplasari, achizitii sau activitati care implica cheltuieli in interesul entitatii. Persoana care primeste avansul are obligatia de a justifica ulterior utilizarea banilor prin documente justificative sau de a restitui sumele necheltuite.
Din punct de vedere contabil, avansurile de trezorerie se inregistreaza in contul 542, iar la acordarea sumei se face inregistrarea 542 = 5311 (pentru plata in numerar) sau 542 = 5121 (pentru virament bancar).
Cadrul legal aplicabil
Regimul juridic al avansurilor spre decontare este reglementat prin mai multe acte normative:
- Decretul nr. 209/1976 pentru aprobarea Regulamentului operatiilor de casa ale unitatilor socialiste, care este inca in vigoare si stabileste regulile privind acordarea si justificarea avansurilor
- Legea nr. 70/2015 pentru intarirea disciplinei financiare privind operatiunile de incasari si plati in numerar, cu modificarile aduse prin OUG 115/2023
- OMFP nr. 2634/2015 privind documentele financiar contabile, care reglementeaza decontul de cheltuieli ca document justificativ
Termenele de justificare a avansurilor
Conform art. 29 din Decretul nr. 209/1976, termenele de justificare difera in functie de destinatia avansului acordat:
Avansuri pentru cheltuieli in localitatea sediului firmei
Pentru achizitii de marfuri de la fondul pietei si alte plati efectuate in localitatea unde firma isi are sediul, se poate acorda avans pana la nivelul nevoilor pentru 3 zile. Termenul de justificare este de cel mult 4 zile lucratoare de la primirea avansului, fara a se numara ziua primirii.
Avansuri pentru cheltuieli in afara localitatii sediului
Pentru aprovizionari si plati efectuate in afara localitatii sediului, avansul poate acoperi nevoile pentru 10 zile. Justificarea trebuie facuta in cel mult 3 zile lucratoare de la data aprobata pentru sosirea din deplasare sau de la data efectiva a sosirii, daca aceasta are loc inainte de data aprobata.
Avansuri pentru cheltuieli de protocol
In cazul cheltuielilor pentru organizarea de conferinte, simpozioane sau alte actiuni similare, avansul se acorda in limitele aprobate de conducatorii unitatii. Justificarea trebuie realizata in cel mult 4 zile lucratoare de la plecarea delegatiei sau incheierea actiunii.
Avansuri pentru deplasari in interes de serviciu
Pentru cheltuielile de deplasare (transport, diurna, cazare), avansul se acorda in limita sumelor cuvenite pentru aceste destinatii. Termenul de justificare este de cel mult 3 zile lucratoare de la sosirea din deplasare, fara a se numara ziua sosirii.
Flexibilitate pentru societatile comerciale private
Decretul nr. 209/1976 a fost elaborat initial pentru institutiile publice si unitatile socialiste. Pentru societatile comerciale private, legislatia permite stabilirea unor norme proprii privind regimul avansurilor prin acte de constituire si proceduri interne.
Astfel, o societate poate stabili prin procedura interna:
- Modalitatea de acordare a avansurilor (numerar, card bancar, virament in contul personal al angajatului)
- Periodicitatea decontarii (de exemplu, de doua ori pe luna)
- Suma care poate ramane in permanenta la dispozitia salariatilor ca avans spre decontare
- Termenul maxim de decontare, care conform practicii curente poate fi de pana la 60 de zile lucratoare
Plafoanele de plata din avansuri
Platile efectuate din avansurile spre decontare trebuie sa respecte plafoanele impuse de Legea nr. 70/2015, cu modificarile aduse prin OUG 115/2023:
Plafon pentru plati din avansuri
Platile din avansuri spre decontare se pot efectua in limita unui plafon zilnic de 5.000 lei, stabilit pentru fiecare persoana care a primit avansuri. Acest plafon se refera la platile efectuate de titularul avansului catre furnizori.
Plafon pentru plati catre persoane juridice
Platile catre persoane juridice se pot efectua in numerar in limita a 5.000 lei pe zi pentru fiecare persoana juridica beneficiara, cu un plafon total de 10.000 lei pe zi pentru toate platile catre persoane juridice.
Plafon pentru plati la magazine cash and carry
Platile catre magazinele de tip cash and carry se pot efectua in limita unui plafon zilnic total de 10.000 lei.
Soldul casieriei la sfarsitul zilei
Soldul casieriei la sfarsitul zilei nu poate depasi 50.000 lei pentru societatile comerciale obisnuite, respectiv 500.000 lei pentru magazine de tip cash and carry, supermagazine si hipermagazine.
Documente justificative necesare
Pentru acordarea si justificarea avansurilor de trezorerie sunt necesare urmatoarele documente:
La acordarea avansului
- Cererea de acordare a avansului: formular intern completat de angajatul care solicita avansul
- Decizia de acordare a avansului: aprobata de conducerea firmei
- Dispozitia de plata in numerar (DPN): formular tipizat, semnat de casier, contabil si beneficiar
La justificarea avansului
- Decontul de cheltuieli: document obligatoriu care centralizeaza toate cheltuielile efectuate
- Facturi fiscale si bonuri fiscale: cu datele de identificare ale furnizorului
- Chitante: in cazul platilor care nu permit utilizarea cardului
- Ordinul de deplasare: in cazul cheltuielilor de deplasare
- Bilete de transport, tichete de parcare: ca documente anexe
- Dovada restituirii sumei neutilizate: daca este cazul
Rolul decontului de cheltuieli
Conform art. 34 din Decretul nr. 209/1976, titularul de avans este obligat ca, in termenele stabilite pentru justificare, sa intocmeasca si sa depuna la compartimentul financiar contabil decontul de cheltuieli in care inscrie toate documentele justificative si le anexeaza la acesta. Compartimentul financiar contabil are obligatia sa mentioneze pe decont data primirii, care se considera data justificarii avansului.
Sanctiuni pentru nerespectarea termenelor
Decretul nr. 209/1976 prevede ca titularii de avans care nu depun in termen decontarile pentru justificarea avansurilor, impreuna cu documentele justificative, sau nu restituie in termen sumele ramase necheltuite, vor plati o penalizare de 0,50% asupra avansului primit sau asupra sumelor nerestituite, pentru fiecare zi de intarziere.
In practica, pentru societatile comerciale private, aceasta penalizare poate fi adaptata sau inlocuita prin procedura interna. Cu toate acestea, sumele nejustificate pot fi considerate venituri impozabile pentru salariat sau, in cazul asociatilor, pot atrage obligatii fiscale suplimentare.
Tratamentul contabil al avansurilor nejustificate
La incheierea exercitiului financiar, avansurile de trezorerie acordate si nedecontate se transfera din contul 542 in contul 461 (Debitori diversi) sau 4282 (Alte creante in legatura cu personalul), in functie de natura creantei. Aceasta operatiune este prevazuta de reglementarile contabile si asigura evidenta corecta a sumelor de recuperat.
Exemplu de inregistrare la sfarsitul anului:
461 = 542 cu suma avansului nejustificat (transfer la debitori diversi)
Cum poate fi acordat avansul
Avansul spre decontare poate fi acordat prin mai multe modalitati:
- In numerar din casieria firmei: metoda traditionala, supusa plafoanelor de casa
- Prin virament in contul personal al angajatului: modalitate legala, avantajoasa pentru evitarea plafoanelor de casa
- Pe cardul de firma: angajatul utilizeaza cardul companiei pentru plati
- Prin ridicare de numerar de la bancomat: in cazul deplasarilor, angajatul poate retrage numerar in localitatea de destinatie
Exemplu practic
Situatia: Un angajat al unei societati comerciale primeste un avans spre decontare de 3.000 lei in mai multe transe (cate 1.000 lei pe zi timp de 3 zile) pentru achizitia de materiale consumabile de la furnizori locali.
Intrebari frecvente:
1. Decontul poate cuprinde toate platile in valoare totala de 3.000 lei?
Raspuns: Da. Decontul poate cuprinde toate cheltuielile efectuate din avansul primit, indiferent ca acesta a fost acordat in mai multe transe. Important este ca fiecare plata zilnica din avans sa nu depaseasca plafonul de 5.000 lei pentru o persoana care a primit avans spre decontare.
2. Care este termenul de justificare?
Raspuns: Conform Decretului 209/1976, pentru cheltuieli in localitatea sediului, termenul este de 4 zile lucratoare. Daca societatea are o procedura interna care prevede alt termen (de exemplu, decontare la sfarsitul lunii sau la fiecare doua saptamani), se aplica termenul din procedura interna.
3. Se mai poate acorda un nou avans daca cel anterior nu este justificat in totalitate?
Raspuns: Da, conform practicii si opiniilor consultantilor fiscali, se pot acorda noi avansuri chiar daca exista avansuri nejustificate. Totusi, la sfarsitul perioadei, toate avansurile trebuie justificate sau sumele necheltuite restituite.
Recomandari practice
Pentru o gestionare corecta a avansurilor spre decontare, se recomanda:
- Elaborarea unei proceduri interne clare privind acordarea, utilizarea si justificarea avansurilor
- Stabilirea unor termene realiste de decontare, adaptate specificului activitatii firmei
- Utilizarea viramentului bancar pentru acordarea avansurilor, pentru evitarea complicatiilor legate de plafoanele de casa
- Instruirea angajatilor privind documentele justificative necesare si modul de intocmire a decontului
- Monitorizarea permanenta a soldului contului 542 si transferul la timp al sumelor nejustificate in contul 461
- Respectarea plafoanelor de plata in numerar, chiar si pentru platile efectuate din avansuri
Avansurile spre decontare sunt un instrument util si necesar pentru desfasurarea activitatii curente a firmelor. Cu toate acestea, nerespectarea regulilor privind justificarea si plafoanele poate atrage atat sanctiuni contraventionale, cat si complicatii fiscale. O procedura interna bine definita si respectarea termenelor legale asigura evitarea riscurilor si o evidenta contabila corecta.