De ce trebuie sa iti actualizezi datele la ONRC dupa casatorie
Casatoria este un eveniment frumos. Dar daca esti antreprenor si ti-ai schimbat numele de familie, urmeaza si o parte mai putin romantica: actualizarea datelor la Registrul Comertului. Fie ca ai un SRL, un PFA sau o Intreprindere Individuala, legea iti cere sa faci asta in termen de 15 zile lucratoare de la data schimbarii numelui.
Motivul este simplu. Toate informatiile din Registrul Comertului trebuie sa reflecte realitatea. Daca numele tau de pe buletin nu mai corespunde cu numele inregistrat la ONRC, pot aparea probleme: la banca, la emiterea facturilor, la semnarea contractelor sau chiar la depunerea declaratiilor fiscale.
In acest ghid iti aratam pas cu pas ce trebuie sa faci, ce documente iti trebuie, cat costa si care sunt diferentele majore intre procedura pentru SRL si cea pentru PFA.
SRL vs PFA: doua proceduri diferite
Primul lucru pe care trebuie sa il intelegi este ca procedura difera semnificativ in functie de forma juridica pe care o ai. La un SRL, schimbi doar datele de identificare ale asociatului sau administratorului. La un PFA, schimbi si denumirea firmei, pentru ca firma PFA contine obligatoriu numele titularului.
| Aspect | SRL | PFA |
|---|---|---|
| Ce se modifica | Datele de identificare ale asociatului si/sau administratorului | Denumirea PFA + datele titularului |
| Se schimba denumirea firmei? | NU (SRL-ul are denumire proprie, separata de numele asociatilor) | DA, obligatoriu (firma PFA = numele titularului) |
| Act constitutiv | Se recomanda depunerea actului constitutiv actualizat | Nu exista act constitutiv |
| Rezervare denumire noua | Nu este necesara | Da, trebuie rezervata o noua denumire |
| Complexitatea procedurii | Medie | Mai ridicata |
Sa le luam pe rand.
Procedura pentru SRL: actualizare date de identificare
Pasul 1: Pregateste documentele doveditoare
Inainte de orice, ai nevoie de:
- Certificatul de casatorie (copie certificata de parte, adica scrii pe copie "Conform cu originalul" si semnezi)
- Noul act de identitate (copie certificata de parte)
Sfatul nostru: asteapta sa iti fie emis noul buletin inainte de a depune dosarul la ONRC. Altfel, risti sa faci doua actualizari separate: una pentru noul nume si una pentru noua serie si numar de buletin.
Pasul 2: Adopta o hotarare sau decizie
Daca esti asociat unic, redactezi o Decizie a Asociatului Unic prin care constatai modificarea datelor tale de identificare. Daca firma are mai multi asociati, este nevoie de o Hotarare a Adunarii Generale a Asociatilor (AGA).
Pe site-ul ONRC (www.onrc.ro) gasesti modele orientative de decizie si hotarare pe care le poti descarca si adapta.
Pasul 3: Pregateste actul constitutiv actualizat
Aici exista o discutie in practica. Unele surse spun ca simpla actualizare a datelor de identificare nu necesita modificarea actului constitutiv. Totusi, ONRC include in lista de documente necesare si actul constitutiv actualizat. Recomandarea noastra este sa il pregatesti oricum. Nu costa mult si eviti riscul de a ti se respinge dosarul.
Pasul 4: Completeaza cererea de inregistrare
Formularul tip este disponibil pe www.onrc.ro sau pe portalul myportal.onrc.ro. La punctul 4.6 din cerere, bifeaza:
- "Asociati/actionari" (daca esti asociat)
- "Administratori/persoane imputernicite/reprezentanti legali" (daca esti si administrator)
Pasul 5: Intocmeste dosarul complet
Dosarul tau trebuie sa contina:
- Cererea de inregistrare (original)
- Hotararea/decizia organului competent (original)
- Actul doveditor: certificat casatorie + noul CI (copie certificata de parte)
- Actul constitutiv actualizat (recomandat)
- Imputernicire speciala, daca depui prin delegat
- Formularul-tip privind acordul pentru prelucrarea datelor cu caracter personal
- Declaratia privind beneficiarul real (daca este cazul)
- Dovada platii tarifelor (original sau copie certificata)
Pasul 6: Depune dosarul
Ai trei variante:
- La ghiseu: la oficiul registrului comertului de pe langa tribunalul unde este inmatriculata firma (program luni-vineri, 09:00-13:00) sau la orice alt oficiu din tara
- Prin posta sau curierat: cu atasarea actului de identitate in fotocopie certificata olograf
- Online: prin portalul myportal.onrc.ro, cu semnatura electronica calificata
Pasul 7: Asteapta solutionarea
Termenul legal este de 1 zi lucratoare de la inregistrarea cererii. In practica, solutionarea dureaza de obicei intre 1 si 3 zile lucratoare. Incheierea registratorului se publica in Buletinul Electronic al Registrului Comertului (BERC).
Procedura pentru PFA: schimbare denumire si actualizare date
La PFA lucrurile sunt putin mai complicate. Conform art. 31, alin. (1) din Legea nr. 26/1990, firma unui comerciant persoana fizica se compune din numele comerciantului scris in intregime. Asta inseamna ca, daca ti-ai schimbat numele dupa casatorie, trebuie sa schimbi si denumirea PFA-ului.
Pasul 1: Obtine documentele
- Certificatul de casatorie (copie)
- Noul act de identitate (copie)
- Certificatul de inregistrare al PFA-ului (originalul, pentru inlocuire)
- Certificatul constatator de autorizare (original)
Pasul 2: Rezerva noua denumire
Completeaza formularul de verificare a disponibilitatii si rezervare a denumirii firmei. Trebuie sa mentionezi 3 denumiri noi, in ordinea preferintelor. Toate trebuie sa contina noul tau nume de familie. Taxa de rezervare este de 20 de lei incepand cu 2026.
Pasul 3: Depune cererea la ONRC
Mergi la oficiul registrului comertului unde te-ai inregistrat ca PFA. Completeaza cererea de inregistrare (Anexa 2b) si depune toate actele doveditoare.
Pasul 4: Verifica la ANAF
ONRC comunica automat, pe cale electronica, modificarile catre ANAF. Nu trebuie sa te deplasezi separat la administratia financiara. Totusi, verifica in SPV (Spatiul Privat Virtual) ca datele sunt actualizate corect.
Pasul 5: Actualizeaza la banca
Banca nu afla automat de schimbari. Mergi cu noul certificat de inregistrare si actualizeaza datele contului bancar al PFA-ului.
Cat costa intreaga procedura in 2026
Costurile difera in functie de forma juridica si de modul de depunere.
Costuri pentru SRL
| Element de cost | Valoare estimata | Observatii |
|---|---|---|
| Taxa inregistrare ONRC | 200 lei (din 2026) | Inainte de 2026, aceasta taxa era zero. Este neclar daca se aplica si pentru simpla actualizare de date |
| Publicare Monitorul Oficial Partea IV-a | Aprox. 20-50 lei/pagina | Tarifele au fost actualizate din februarie 2025 |
| Transmitere acte catre Monitorul Oficial | 10 lei (din 2026) | Tarif nou introdus |
| Imputernicire avocatiala/notariala | 50-300 lei | Doar daca depui prin delegat |
Costuri pentru PFA
| Element de cost | Valoare estimata | Observatii |
|---|---|---|
| Rezervare denumire noua | 20 lei (din 2026) | Obligatorie, deoarece denumirea PFA contine noul nume |
| Taxa inregistrare mentiuni | 0-200 lei | In functie de tipul cererii si de anul depunerii |
| Taxe Monitorul Oficial | Variabil | In functie de numarul de pagini publicate |
Reducere pentru depunere online: Daca depui cererea electronic prin portalul myportal.onrc.ro, tarifele de inregistrare din 2026 se reduc la jumatate.
Exemplu practic: Ana, asociat unic la un SRL
Ana Marinescu este asociat unic si administrator al firmei Bright Ideas Consulting SRL. In ianuarie 2026, Ana se casatoreste si isi ia numele sotului, devenind Ana Vasilescu. Iata ce are de facut:
- Asteapta sa primeasca noul buletin pe numele Vasilescu (aproximativ 10 zile de la cererea la evidenta populatiei)
- Redacteaza o Decizie a Asociatului Unic prin care constata schimbarea datelor sale de identificare
- Pregateste actul constitutiv actualizat, in care inlocuieste "Ana Marinescu" cu "Ana Vasilescu" la sectiunea asociat si administrator
- Face copii certificate de parte dupa certificatul de casatorie si noul buletin
- Completeaza cererea de inregistrare la punctul 4.6, bifand "asociati" si "administratori"
- Depune dosarul la ghiseu la ORCT Bucuresti intr-o zi de luni dimineata
- Dupa 2 zile lucratoare, primeste incheierea registratorului si noul certificat de inregistrare
Denumirea firmei ramane "Bright Ideas Consulting SRL". CUI-ul ramane acelasi. Singurul lucru care s-a schimbat in Registrul Comertului este numele asociatului si administratorului.
Ana mai are si un PFA pe care il foloseste pentru activitate de consultanta separata. Acolo, procedura este diferita: trebuie sa rezerve o noua denumire (de exemplu, "Vasilescu Ana PFA" in loc de "Marinescu Ana PFA"), sa depuna un dosar separat si sa ridice un nou certificat de inregistrare.
Ce se intampla daca nu actualizezi la timp
Legea nr. 265/2022 prevede ca profesionistii au obligatia sa solicite inregistrarea mentiunilor in termen de cel mult 15 zile de la data producerii faptelor supuse obligatiei de inregistrare. Daca nu respecti acest termen, pot aparea mai multe probleme:
- Sanctiuni contraventionale: Nerespectarea termenului de 15 zile poate atrage sanctiuni conform prevederilor legale in vigoare
- Probleme la banca: Banca poate refuza operatiuni daca datele din actele firmei nu corespund cu actul de identitate al reprezentantului
- Probleme la notariat: Nu poti semna acte notariale in numele firmei daca datele nu sunt actualizate
- Probleme la licitatii publice: Discrepantele in documente pot duce la descalificarea din licitatii
- Probleme fiscale: Neconcordante intre datele din declaratiile fiscale si datele reale din actul de identitate
In practica, multi antreprenori intarzie actualizarea si nu primesc sanctiuni imediate. Dar problemele apar exact in momentele cele mai nefavorabile: cand ai de semnat un contract important, cand participi la o licitatie sau cand ai un control fiscal. Nu merita riscul.
Sase confuzii frecvente pe care sa le eviti
1. "Trebuie sa schimb si denumirea SRL-ului"
Nu. Denumirea SRL-ului nu are legatura cu numele asociatilor. Daca firma ta se numeste "ABC Solutions SRL", aceasta denumire ramane aceeasi. Se schimba doar datele de identificare ale persoanelor. Exceptia apare daca denumirea SRL-ului contine explicit numele tau de familie si vrei sa o modifici, dar aceasta este o procedura separata si mai complexa.
2. "La PFA nu trebuie sa schimb nimic"
Din contra. La PFA este obligatoriu sa schimbi denumirea, pentru ca firma PFA este formata din numele titularului. Conform legislatiei, firma unui comerciant persoana fizica se compune din numele comerciantului scris in intregime.
3. "Pot sa astept pana imi expira buletinul"
Termenul legal de 15 zile lucratoare curge de la data schimbarii numelui (data din certificatul de casatorie), nu de la data expirarii buletinului.
4. "Trebuie sa merg la ANAF dupa ONRC"
Nu obligatoriu. ONRC transmite automat, pe cale electronica, modificarile catre ANAF. Totusi, verifica in Spatiul Privat Virtual (SPV) ca datele au fost actualizate corect.
5. "Trebuie sa fac notariere"
In majoritatea cazurilor nu. Copiile actelor se certifica de parte (scrii "Conform cu originalul" si semnezi). Autentificarea notariala este necesara doar pentru imputernicirea speciala, daca depui dosarul prin delegat.
6. "Procedura dureaza luni de zile"
Termenul legal de solutionare este de 1 zi lucratoare. In practica, intreaga procedura (pregatire dosar + depunere + solutionare) poate fi finalizata in 1-2 saptamani.
Situatii speciale de care sa tii cont
Asociat in mai multe firme
Daca esti asociat sau administrator in mai multe societati, trebuie sa depui cerere de actualizare la fiecare firma in parte. Dosarele sunt separate, costurile se multiplica. Poti insa depune mai multe dosare in aceeasi zi la ONRC.
Casatorie fara schimbarea numelui
Daca te casatoresti dar pastrezi numele de familie anterior (lucru perfect posibil conform Codului Civil), nu trebuie sa faci nicio actualizare legata de nume la ONRC. Totusi, daca ti se schimba seria si numarul buletinului la reinnoire, actualizarea acestor date este necesara.
Divort si revenire la numele anterior
Procedura este identica cu cea de dupa casatorie. Documentul doveditor va fi hotararea judecatoreasca definitiva de divort, in loc de certificatul de casatorie. Se aplica acelasi termen de 15 zile lucratoare.
Firma inactiva sau suspendata
Chiar daca firma are activitatea suspendata, obligatia de actualizare a datelor de identificare subzista. Nu exista nicio exceptie pentru firmele inactive.
PFA + SRL pe aceeasi persoana
Trebuie sa depui doua dosare separate: unul pentru actualizarea datelor la SRL si unul pentru schimbarea denumirii si datelor la PFA. Sunt proceduri distincte, cu formulare diferite.
Ce altceva trebuie actualizat dupa ONRC
Actualizarea la ONRC este doar primul pas. Dupa ce primesti documentele noi, mai trebuie sa te ocupi si de:
- Banca: actualizeaza datele contului firmei sau PFA-ului. Banca nu afla automat de modificari
- Contracte in derulare: informeaza partenerii contractuali despre schimbarea numelui, printr-o notificare scrisa
- Facturi: emite facturile cu noul nume incepand de la data actualizarii. In perioada de tranzitie, poti nota pe facturi "Anterior: [NUMELE VECHI]" pentru claritate
- Stampila firmei: daca folosesti stampila, comanda una noua. Nu este obligatorie legal, dar este utila in practica
- Platforme online: actualizeaza datele pe platformele de facturare, e-Factura, SPV si orice alt serviciu digital pe care il folosesti in activitatea firmei
- Declaratia de beneficiar real: verifica daca este necesara o noua declaratie, mai ales daca datele beneficiarului real s-au schimbat
Intrebari frecvente
Cat dureaza intreaga procedura, de la casatorie pana la finalizare?
Daca ai toate documentele pregatite (noul buletin si certificatul de casatorie), procedura poate fi finalizata in 3-5 zile lucratoare: 1 zi pentru pregatirea dosarului, 1 zi pentru depunere si 1-3 zile pentru solutionare.
Pot depune dosarul inainte de a primi noul buletin?
Da, poti depune cu certificatul de casatorie ca act doveditor. Insa in practica, este recomandat sa astepti obtinerea noului buletin pentru a evita o a doua actualizare ulterioara.
Trebuie sa merg personal la ONRC?
Nu. Poti depune prin delegat imputernicit (cu imputernicire speciala), prin posta sau curierat, sau online prin portalul myportal.onrc.ro (cu semnatura electronica calificata).
Am uitat sa actualizez de mai mult timp. Ce fac?
Depune cererea cat mai curand. In practica, ONRC proceseaza cererea indiferent de intarziere. Nu pleca de la premisa ca vei fi sanctionat, dar nici nu amana la nesfarsit.
Se schimba CUI-ul firmei?
Nu. Codul Unic de Inregistrare (CUI) ramane acelasi. Se modifica exclusiv datele de identificare ale persoanelor, nu datele firmei.
Am mai multe firme. Trebuie sa actualizez la fiecare?
Da. Trebuie sa depui cerere de actualizare la fiecare firma, PFA sau Intreprindere Individuala in parte. Fiecare necesita un dosar separat.
Cat costa daca apelez la un consultant?
Serviciile de asistenta pentru actualizarea datelor la ONRC prin firme de consultanta variaza intre 200 si 600 de lei, in functie de complexitate si oras. Aceasta include pregatirea dosarului si depunerea la ONRC.
Cadrul legal: ce legi trebuie sa stii
Pentru cei care vor sa verifice sursele legale, iata actele normative relevante:
- Legea nr. 265/2022 privind registrul comertului: art. 77 (conditii cerere de inregistrare), art. 79-81 (persoane indreptatite), art. 84 (depunere electronica), art. 85 (depunere la oricare ORCT), art. 86 (raspunderea solicitantilor)
- Legea nr. 26/1990 privind registrul comertului: art. 21 (datele inregistrate in registru), art. 31 (firma comerciantului persoana fizica)
- Legea nr. 31/1990 privind societatile: art. 204 (modificarea actului constitutiv)
- OUG nr. 44/2008 privind activitatile economice ale persoanelor fizice autorizate: obligatia de actualizare in termen de 15 zile lucratoare
Actualizarea datelor la ONRC dupa casatorie este o formalitate pe care multi antreprenori o amana. Dar cu cat o rezolvi mai repede, cu atat elimini riscul de a avea probleme cand ai cel mai putin nevoie de ele. Pregateste dosarul, depune-l la ONRC si treci la treaba importanta: sa iti dezvolti afacerea.