Dacă vrei să ai un PFA sediu în locuința soțului sau soției, întrebarea corectă nu este dacă adresa aparține familiei, ci dacă poți dovedi la ONRC un drept de folosință asupra spațiului. În practică, ai două variante obișnuite: contract de comodat sau contract de închiriere.
Pentru majoritatea PFA-urilor care declară sediul acasă, mai ales când nu desfășoară activitate efectivă în locuință, contractul de comodat este varianta mai simplă. Închirierea are sens când există o chirie reală, plătită și justificată, iar PFA-ul are un motiv fiscal concret să o deducă.
PFA sediu în locuința soțului sau soției: răspunsul scurt
ONRC cere dovada dreptului de folosință asupra sediului profesional. Această dovadă poate fi, în funcție de situație, un contract de comodat, un contract de închiriere, un act de proprietate sau un alt înscris care arată că titularul PFA are dreptul să folosească spațiul.
Dacă locuința este pe numele soțului sau soției și PFA-ul nu plătește chirie, contractul de comodat este de obicei suficient pentru dosarul de la Registrul Comerțului. Dacă se plătește chirie, se merge pe contract de închiriere, cu efectele fiscale care vin la pachet pentru proprietar.
Termenul corect pentru PFA este sediu profesional, chiar dacă multe persoane spun „sediu social PFA”. Sediul social este folosit în mod obișnuit pentru firme, cum ar fi SRL-urile. La PFA, ONRC lucrează cu noțiunea de sediu profesional.
Când alegi contract de comodat
Contractul de comodat este un împrumut de folosință gratuit. Cu alte cuvinte, soțul sau soția îți permite să folosești locuința pentru sediul profesional al PFA-ului, fără să îți ceară chirie.
Aceasta este varianta firească atunci când:
- folosești adresa doar pentru corespondență și pentru dosarul ONRC;
- nu lucrezi efectiv cu clienți în locuință;
- nu vrei să creezi venituri din chirii pentru soț sau soție;
- PFA-ul este la normă de venit, iar chiria nu te ajută la calculul impozitului;
- vrei o soluție simplă pentru dovada sediului profesional.
Comodatul nu generează chirie, deci proprietarul nu are venit din cedarea folosinței bunurilor doar pentru că a semnat acest contract. Tocmai de aceea este folosit frecvent în familie: rezolvă cerința ONRC fără să creeze o relație comercială artificială între soți.
În contract merită să apară clar adresa, datele părților, durata, faptul că spațiul este acordat pentru sediul profesional al PFA-ului și dacă se desfășoară sau nu activitate economică la adresă. Dacă folosești o cameră pentru lucru și vrei să deduci o parte din utilități, contractul trebuie gândit mai atent, împreună cu contabilul.
Când are sens contractul de închiriere
Contractul de închiriere are sens când există o chirie reală. Nu îl alege doar pentru că „sună mai oficial”. Pentru ONRC, important este dreptul de folosință, iar comodatul îl poate dovedi la fel de bine în multe situații.
Închirierea poate fi potrivită dacă PFA-ul este în sistem real, desfășori activitate efectivă în locuință și vrei să deduci chiria ca cheltuială. Aici trebuie să fii atent la proporționalitate. O chirie pentru tot apartamentul, când tu folosești un birou într-o cameră, poate ridica întrebări la un control.
Mai apare și partea fiscală pentru soțul sau soția proprietar. Chiria încasată este venit din cedarea folosinței bunurilor. Poate însemna impozit pe venit, posibil CASS dacă se depășesc plafoanele aplicabile și obligații de declarare sau reținere, în funcție de regulile fiscale valabile și de modul în care se face plata.
Pe scurt: dacă nu există un motiv economic real pentru chirie, comodatul rămâne varianta mai curată.
Cine trebuie să semneze documentul pentru sediu
Nu porni de la ideea că semnează automat soțul sau soția pe numele căruia apare apartamentul în conversație. Verifică actul de proprietate.
Dacă locuința este bun propriu al soțului sau al soției, de regulă semnează proprietarul. Dacă este bun comun, coproprietate sau există mai mulți proprietari, pot fi necesare semnăturile tuturor celor care au drepturi asupra imobilului. Contează actul de proprietate și regimul matrimonial, nu doar cine locuiește acolo sau cine apare ca proprietar în discuțiile de familie.
Într-un dosar sensibil, de exemplu locuință cumpărată înainte de căsătorie, coproprietate cu părinții sau imobil cu uzufruct, verifică înainte cu ONRC sau cu persoana care îți pregătește dosarul. Registratorul poate cere acte doveditoare suplimentare dacă situația nu este clară din documentele depuse.
Dacă apartamentul este la bloc
Pentru apartamentele din condominiu, diferența practică este între sediu fără activitate și sediu unde chiar se desfășoară activitate economică.
Dacă la sediul profesional din locuință nu se desfășoară nicio activitate economică, ONRC indică depunerea unei declarații pe propria răspundere. În această situație, nu ar trebui să fie necesare formalitățile privind schimbarea destinației locuinței, adică avizul comitetului executiv și acordul vecinilor direct afectați.
Dacă desfășori activitate în apartament, primești clienți, ai angajați care vin acolo, depozitezi marfă sau folosești locuința într-un mod care schimbă destinația spațiului, intră în discuție acordul asociației și al proprietarilor direct afectați. ONRC are formular pentru această situație, dar se folosește doar când este cazul.
În practică, unele asociații cer acord și când sediul este doar pe hârtie. Dacă se întâmplă asta, separă discuția în două: ce cere legea și ce îți cere concret dosarul sau administratorul. Pentru depunerea la ONRC, regula utilă este să documentezi corect dacă există sau nu activitate la sediu.
Ce acte pregătești pentru ONRC
Pentru partea de sediu, pregătește documentul care dovedește folosința spațiului: comodat, închiriere sau alt act potrivit. În dosarul PFA mai apar, în mod obișnuit, cererea de înregistrare, anexa fiscală, declarația de funcționare, actul de identitate și celelalte documente cerute de ONRC pentru activitatea ta.
Dacă depui contract de comodat, acesta se atașează ca dovadă a dreptului de folosință. Dacă depui contract de închiriere, verifică separat dacă trebuie înregistrat fiscal de proprietar și cum se tratează chiria plătită de PFA.
Dacă sediul este la bloc și nu desfășori activitate la adresă, pregătește declarația pe propria răspundere privind lipsa activității economice la sediu. Dacă desfășori activitate, discută din timp despre avizul asociației și acordul vecinilor direct afectați.
Ce se întâmplă fiscal la comodat
La comodat, soțul sau soția nu încasează chirie. Din acest motiv, nu apare un venit din chirii doar pentru că ți-a pus locuința la dispoziție gratuit.
Pentru PFA, comodatul îți rezolvă sediul profesional, dar nu înseamnă automat că poți deduce orice cheltuială legată de casă. Dacă PFA-ul este la normă de venit, cheltuielile reale nu îți reduc norma. Dacă PFA-ul este în sistem real, deductibilitatea se discută în funcție de activitatea efectivă, documente, suprafața folosită și legătura cu obținerea veniturilor.
Exemplu: lucrezi online de acasă și folosești o cameră ca birou. În sistem real, poți discuta cu contabilul despre o parte rezonabilă din internet, energie sau alte costuri, dacă sunt documentate corect. Dar această decizie trebuie corelată și cu impozitul local pe clădire, pentru că folosirea locuinței în scop economic poate schimba discuția la direcția locală de taxe.
Ce se întâmplă fiscal la închiriere
La închiriere, PFA-ul plătește chirie, iar proprietarul obține venit. Dacă proprietarul este soțul sau soția, relația de familie nu elimină tratamentul fiscal al chiriei.
Pentru PFA în sistem real, chiria poate fi o cheltuială deductibilă dacă este făcută în scopul activității, este justificată și este proporțională cu spațiul folosit. Pentru PFA la normă de venit, chiria nu reduce venitul stabilit prin normă, deci avantajul fiscal este, de regulă, mult mai mic.
Pentru proprietar, chiria trebuie analizată ca venit din cedarea folosinței bunurilor. Asta poate aduce obligații de declarare, impozit și CASS în funcție de nivelul veniturilor. Dacă plata este făcută de o entitate care conduce evidență contabilă, pot exista și reguli speciale de reținere sau declarare. Verifică punctual cu contabilul înainte să alegi chiria doar ca să „deduci ceva”.
Impozitul local pe locuință
Un sediu PFA declarat în locuință nu înseamnă automat impozit mai mare pe clădire. Diferența apare când locuința este folosită efectiv pentru activitate economică, când deduci cheltuieli cu spațiul sau când direcția locală de taxe consideră că imobilul are destinație mixtă ori nerezidențială.
Dacă adresa este folosită doar ca sediu profesional, fără activitate și fără deducerea utilităților aferente locuinței, riscul de schimbare a regimului fiscal local este mai mic. Totuși, practica poate varia de la o primărie la alta, așa că merită să verifici la direcția locală de taxe înainte să depui declarații sau să deduci costuri legate de locuință.
Greșeli frecvente
- Alegi chirie fără motiv economic. Dacă nu plătești o chirie reală și nu ai nevoie de deducere în sistem real, comodatul este mai simplu.
- Nu verifici proprietarii din acte. Dacă imobilul are mai mulți proprietari, o singură semnătură poate să nu fie suficientă.
- Declari fără activitate, dar lucrezi efectiv cu clienți la sediu. Declarația trebuie să reflecte realitatea.
- Deduci utilități fără documente clare. Ai nevoie de logică, proporție și documente, mai ales în sistem real.
- Confunzi participarea soțului sau soției la PFA cu folosirea locuinței. Declarația de participare a soțului sau soției este alt subiect. Nu se depune doar pentru că acesta îți pune locuința la dispoziție.
Checklist înainte de depunerea la ONRC
- Verifică actul de proprietate și cine trebuie să semneze.
- Alege comodat dacă folosința este gratuită.
- Alege închiriere doar dacă există chirie reală și un motiv fiscal sau economic clar.
- Menționează în document dacă se desfășoară sau nu activitate la sediu.
- Pentru bloc, stabilește dacă ai nevoie de declarație fără activitate sau de acordul asociației și al vecinilor.
- Verifică impactul asupra impozitului local dacă lucrezi efectiv de acasă sau deduci utilități.
- Discută cu contabilul înainte să deduci chiria, utilitățile sau o parte din costurile locuinței.
Regula practică este simplă: pentru un PFA cu sediu în locuința soțului sau soției, comodatul este de obicei varianta potrivită când folosești spațiul gratuit. Închirierea merită doar când chiria este reală, documentată și utilă fiscal. ONRC vrea să vadă dreptul de folosință asupra sediului profesional, iar forma aleasă trebuie să se potrivească situației tale reale.
Surse utile: ONRC, ghid modificări PFA, II, IF, ONRC, dovada dreptului de folosință, ONRC, sediu în locuință și aviz asociație.