Cadrul legal pentru obligatia de a accepta plati electronice
Incepand cu 1 ianuarie 2026, regulile privind acceptarea platilor electronice se schimba radical in Romania. Legea nr. 239/2025 aduce modificari semnificative la OUG nr. 193/2002, eliminand majoritatea exceptiilor care permiteau pana acum anumitor categorii de operatori economici sa refuze plata cu cardul.
Noua reglementare stabileste o regula clara: orice entitate inmatriculata sau inregistrata la Registrul Comertului are obligatia de a accepta plati efectuate prin mijloace moderne de plata. Nu mai conteaza domeniul de activitate, cifra de afaceri sau tipul clientilor. Daca firma ta este inregistrata la ONRC si incaseaza bani de la clienti, trebuie sa oferi posibilitatea platii electronice.
Textul legal prevede la articolul 1 alineatul 12 ca persoanele fizice sau juridice prevazute la art. 4 alin. (1) din Legea nr. 265/2022 privind registrul comertului au obligatia sa accepte plati efectuate si prin intermediul mijloacelor moderne de plata. Aceasta formulare include SRL-uri, SA-uri, PFA-uri, intreprinderi individuale, intreprinderi familiale si alte forme juridice inregistrate la ONRC.
Ce inseamna mijloace moderne de plata
Legea nu te obliga sa ai neaparat un terminal POS clasic. Exista multiple optiuni care se incadreaza in categoria mijloacelor moderne de plata, conform definitiei din Codul de procedura fiscala articolul 1 punctul 41.
Terminalul POS fix reprezinta varianta traditionala, potrivita pentru magazine si restaurante. Accepta carduri, plati contactless, Apple Pay si Google Pay. Este solutia recomandata pentru punctele de lucru cu flux constant de clienti.
Terminalul mPOS sau POS mobil este un dispozitiv mic care se conecteaza la telefon prin Bluetooth. Aceasta varianta este ideala pentru livrari, servicii de taxi sau orice activitate care presupune deplasarea la client. Instalatorii, electricienii si mesterii care lucreaza la domiciliul clientilor pot utiliza aceasta solutie fara probleme.
SoftPOS sau Tap to Pay transforma telefonul mobil intr-un terminal de plata. Instalezi o aplicatie si poti primi plati contactless direct pe telefon, fara sa achizitionezi un dispozitiv separat. Este o solutie moderna si accesibila pentru afacerile mici.
Link de plata sau QR code reprezinta o alta alternativa. Trimiti un link pe WhatsApp sau afisezi un cod QR, iar clientul scaneaza si plateste din aplicatia bancara. Aceasta metoda functioneaza bine pentru incasarile la distanta sau pentru afacerile online.
Cine are obligatia de a accepta plata cu cardul
Obligatia se aplica tuturor entitatilor inregistrate la Registrul Comertului care primesc bani de la clienti. Aceasta include societati comerciale de orice tip, PFA-uri, intreprinderi individuale si intreprinderi familiale. Nu mai exista scutiri bazate pe cifra de afaceri sau pe specificul activitatii economice desfasurate.
Firmele nou infiintate intra automat sub incidenta acestei obligatii inca de la momentul demararii activitatii. La infiintarea unui SRL sau PFA, trebuie sa planifici din start achizitionarea sau contractarea unei solutii de plata electronica.
Institutiile si autoritatile publice definite de Legea nr. 500/2002 privind finantele publice si de Legea nr. 273/2006 privind finantele publice locale au de asemenea obligatia de a accepta plati prin mijloace moderne pentru incasarea impozitelor, taxelor, contributiilor, amenzilor si altor sume datorate. Primariile, spitalele si alte institutii publice trebuie sa asigure aceasta posibilitate pentru cetateni.
Exceptia pentru incasari exclusiv prin cont bancar
Legea prevede o singura exceptie de la obligatia de a accepta plati electronice. Conform articolului 1 alineatul 13 din OUG 193/2002 modificata, entitatile care efectueaza toate operatiunile de plata si incasare exclusiv prin conturi deschise la institutii de credit nu au obligatia sa accepte plati prin intermediul mijloacelor moderne de plata.
Aceasta exceptie se aplica practic firmelor care lucreaza exclusiv in relatii B2B si incaseaza toate facturile prin transfer bancar. Pentru a beneficia de exceptie trebuie sa indeplinesti cumulativ urmatoarele conditii: toate incasarile sa fie efectuate prin transfer bancar, sa nu accepti plati in numerar de la niciun client si sa nu existe nicio tranzactie cash.
Este important de subliniat ca o singura incasare in numerar te scoate din zona de exceptie. Chiar daca primesti chitanta doar ocazional de la un singur client, nu mai poti invoca aceasta scutire. Legea foloseste termenul exclusiv, ceea ce inseamna ca trebuie sa ai 100% din incasari prin cont bancar pentru a fi scutit de obligatia POS.
Daca doresti sa eviti achizitionarea unui terminal POS in mod legal, trebuie sa schimbi strategia de incasare si sa stabilesti o regula ferma de incasare exclusiv prin banca. Aceasta politica trebuie anuntata clientilor si mentionata in oferte, contracte si facturi. Pe factura trebuie sa treaca IBAN-ul, termenul de plata si mentiunea ca nu se accepta plata in numerar.
Diferenta dintre obligatia POS si obligatia casei de marcat
Este esential sa intelegi ca obligatia de a avea POS si obligatia de a utiliza casa de marcat electronica fiscala sunt doua lucruri diferite cu baze legale distincte.
Obligatia de a utiliza casa de marcat este reglementata de OUG nr. 28/1999. Conform acestei ordonante, aparatul de marcat este obligatoriu doar pentru incasarile in numerar sau prin card de la persoane fizice, pentru livrari de bunuri sau prestari de servicii catre populatie.
In cazul in care firma ta factureaza exclusiv catre persoane juridice, nu exista obligatia de a achizitiona si utiliza casa de marcat, chiar daca incasezi numerar de la persoane juridice. Poti emite chitanta pentru incasarile cash de la alte firme, cu respectarea plafoanelor de numerar prevazute de Legea nr. 70/2015, care stabileste un maxim de 5.000 lei pe zi de la o persoana juridica.
Cu toate acestea, daca ai cel putin o incasare in numerar de la persoane juridice, obligatia de a accepta si plata cu cardul ramane valabila. Emiterea chitantei nu te scuteste de obligatia POS.
Costurile asociate acceptarii platilor electronice
Legea 239/2025 aduce o veste buna pentru antreprenori: banca suporta costul terminalului si al instalarii. Institutiile acceptante au obligatii legate de instalarea terminalelor la solicitare, iar costurile de achizitionare, instalare si conectare sunt reglementate in favoarea comerciantilor.
Antreprenorii platesc doar comisionul pe fiecare tranzactie, care variaza de obicei intre 0,5% si 2% din suma incasata. Unii furnizori percep si un abonament lunar, desi exista variante cu abonament zero lei. Costurile de administrare si operare se stabilesc contractual si pot fi negociate.
Bancile mari precum BT, BCR, Raiffeisen, ING si BRD ofera terminale gratuit conform legii. Exista si alternative prin companiile fintech precum SumUp, myPOS sau Viva Wallet, care ofera flexibilitate mai mare si comisioane competitive.
Recomandarea specialistilor este sa compari ofertele a cel putin trei furnizori inainte sa semnezi un contract. Diferentele de comision pot insemna sute de lei pe luna la volume mari de tranzactii.
Amenzi pentru nerespectarea obligatiei
OUG 193/2002 in forma aplicabila de la 1 ianuarie 2026 prevede sanctiuni semnificative pentru nerespectarea obligatiilor privind acceptarea platilor moderne.
Nerespectarea obligatiei de acceptare a mijloacelor moderne de plata, adica situatia in care nu asiguri posibilitatea de plata electronica desi esti obligat, poate atrage amenda contraventionala cuprinsa intre 20.000 si 50.000 lei.
Refuzul efectiv de a accepta plata prin mijloace moderne de plata, de exemplu situatia in care clientul doreste sa plateasca cu cardul iar tu refuzi, se sanctioneaza cu amenda cuprinsa intre 5.000 si 7.500 lei.
Constatarea si aplicarea sanctiunilor se fac de catre structurile de control ale ANAF. Controalele pot avea loc oricand, iar inspectorii vor verifica daca firma dispune de mijloace de acceptare a platilor electronice si daca acestea functioneaza corespunzator.
Categorii care nu sunt obligate
Profesiile liberale si formele de organizare reglementate special care nu sunt inregistrate la Registrul Comertului pot sa nu fie vizate de aceasta obligatie. Analiza se face punctual, in functie de forma juridica specifica.
De exemplu, un medic cu cabinet individual care nu este inregistrat la ONRC nu are obligatia legala de a accepta plata cu cardul. Cu toate acestea, acceptarea platilor electronice reprezinta un avantaj competitiv, deoarece majoritatea pacientilor prefera aceasta modalitate de plata.
Societatile comerciale cu activitate suspendata la ONRC nu au obligatia de a detine POS pe perioada suspendarii. Obligatia se aplica doar firmelor cu activitate comerciala efectiva.
Pasi practici pentru conformare pana la 1 ianuarie 2026
Desi termenul limita este 1 ianuarie 2026, este recomandat sa nu astepti ultima clipa. Bancile vor fi aglomerate spre sfarsitul anului, iar termenul de instalare a terminalelor este de maximum 30 de zile de la depunerea solicitarii.
Primul pas este sa verifici daca te incadrezi in exceptia pentru incasari exclusiv prin transfer bancar. Daca ai cel putin o incasare in numerar sau anticipezi ca vei avea, trebuie sa te pregatesti pentru achizitionarea unei solutii de plata electronica.
Compara ofertele furnizorilor, atat ale bancilor cat si ale companiilor fintech. Analizeaza comisioanele pe tranzactie, costurile de abonament si conditiile contractuale. Alege solutia care se potriveste cel mai bine specificului afacerii tale, fie ca este vorba de un POS fix pentru magazin sau de o solutie mobila pentru servicii la domiciliu.
Depune cererea cel tarziu in noiembrie 2025 pentru a avea siguranta ca terminalul va fi instalat si functional inainte de Anul Nou. Testeaza functionarea echipamentului inainte de intrarea in vigoare a obligatiei pentru a te asigura ca totul functioneaza corespunzator.
Instruieste personalul cu privire la utilizarea terminalului si la obligatia de a nu refuza platile cu cardul. Afiseaza vizibil in punctul de lucru informatia ca accepti plata cu cardul si mentioneaza ce metode de plata electronica sunt disponibile.
Intrebari frecvente despre obligativitatea POS
Am magazin mic cu vanzari de 500 lei pe zi. Trebuie sa am POS? Da, din 2026 nu mai exista exceptii bazate pe cifra de afaceri. O solutie accesibila pentru afacerile mici este mPOS sau SoftPOS cu costuri minime.
Pot refuza plata cu cardul pentru sume mici sub 10 lei? Nu, legea nu prevede niciun prag minim. Trebuie sa accepti cardul indiferent de suma.
Lucrez doar cu persoane juridice si incasez ocazional cu chitanta. Am nevoie de POS? Da, daca ai cel putin o incasare in numerar, indiferent cat de rar, ai obligatia de a accepta si plata cu cardul. Singura cale de scutire este sa treci la incasari 100% prin transfer bancar.
Obligatia este despre POS sau despre plata cu cardul? Obligatia este despre acceptarea platilor prin mijloace moderne de plata. POS-ul este cea mai comuna forma, dar nu singura. Poti folosi mPOS, SoftPOS, link de plata sau cod QR.
Cine aplica amenzile? Structurile de control ale ANAF sunt responsabile de constatarea si aplicarea sanctiunilor.