Introducere
Inchirierea unui spatiu de la o persoana fizica reprezinta o situatie frecvent intalnita in practica societatilor comerciale din Romania. Aceasta operatiune implica obligatii fiscale specifice atat pentru proprietarul persoana fizica, cat si pentru societatea chiriasa. Incepand cu anul 2024, Codul fiscal a introdus modificari semnificative privind retinerea la sursa a impozitului pe veniturile din chirii.
In acest ghid vom analiza obligatiile declarative si de plata ale ambelor parti, formula de calcul a impozitului pe chirie, monografia contabila aplicabila si aspectele specifice privind utilitatile aferente spatiului inchiriat.
Inregistrarea contractului de inchiriere la ANAF
Conform art. 120 alin. 6 indice 1 din Codul fiscal, persoanele fizice care obtin venituri din cedarea folosintei bunurilor din patrimoniul personal au obligatia inregistrarii contractului de inchiriere la organul fiscal competent.
Termenul de inregistrare
Contractul de inchiriere trebuie inregistrat in termen de 30 de zile de la data incheierii acestuia. Acelasi termen de 30 de zile se aplica si pentru inregistrarea oricaror modificari ulterioare ale contractului.
Documente necesare pentru inregistrare
Pentru inregistrarea contractului la ANAF, locatorul persoana fizica trebuie sa depuna:
Cererea de inregistrare a contractelor de locatiune completata conform modelului aprobat prin OPANAF 2031/2022.
Copia contractului de inchiriere certificata de locator prin inscrierea mentiunii conform cu originalul si semnatura acestuia.
Situatia coproprietarilor
Daca bunul inchiriat este detinut in coproprietate, fiecare coproprietar are obligatia separata de a inregistra contractul de inchiriere la organul fiscal competent. Incepand cu 1 ianuarie 2025, conform OUG 128/2024, in cazul bunurilor detinute in comun trebuie desemnat un proprietar care sa indeplineasca obligatia de inregistrare a contractului.
Exceptii de la obligatia de inregistrare
Nu exista obligatia de inregistrare pentru:
Veniturile din arendare a bunurilor agricole.
Veniturile din inchirierea in scop turistic a camerelor situate in locuinte proprietate personala.
Calculul impozitului pe veniturile din chirii
Incepand cu anul 2024, pentru veniturile din chirii platite de persoane juridice sau alte entitati care conduc evidenta contabila, impozitul se calculeaza si se retine la sursa de catre platitorul de venit.
Formula de calcul
Impozitul pe veniturile din chirii se calculeaza astfel:
Venitul brut = chiria lunara stabilita prin contract
Cheltuieli forfetare deductibile = 20 la suta din venitul brut
Venitul net = venitul brut minus cheltuielile forfetare (20 la suta)
Impozitul pe venit = venitul net inmultit cu 10 la suta
Formula simplificata: Impozit = (Chirie lunara minus 20 la suta din chirie) inmultit cu 10 la suta
Exemplu de calcul
Pentru o chirie lunara de 3.000 lei:
Venitul brut = 3.000 lei
Cheltuieli forfetare = 3.000 lei inmultit cu 20 la suta = 600 lei
Venitul net = 3.000 lei minus 600 lei = 2.400 lei
Impozitul pe venit = 2.400 lei inmultit cu 10 la suta = 240 lei
Chiria neta de plata = 3.000 lei minus 240 lei = 2.760 lei
Majorarea venitului brut
Conform art. 84 alin. 1 din Codul fiscal, venitul brut se majoreaza cu valoarea cheltuielilor care, conform dispozitiilor legale, cad in sarcina proprietarului, daca acestea sunt efectuate de cealalta parte contractanta.
Practic, daca societatea chiriasa plateste cheltuieli care ar fi trebuit suportate de proprietar, valoarea acestor cheltuieli se adauga la venitul brut in vederea calculului impozitului.
Obligatiile societatii chiriase
Incepand cu anul 2024, societatile comerciale care platesc chirii persoanelor fizice au obligatii fiscale suplimentare privind retinerea, declararea si plata impozitului.
Retinerea la sursa a impozitului
Conform art. 84 alin. 4 si 5 din Codul fiscal, platitorii de venituri din chirii, persoane juridice sau alte entitati care conduc evidenta contabila, au obligatia de a calcula, retine, declara si plati impozitul corespunzator sumelor platite.
Impozitul se retine la sursa, la momentul platii veniturilor catre proprietarul persoana fizica. Societatea plateste proprietarului chiria diminuata cu impozitul retinut.
Declararea impozitului retinut
Societatea chiriasa are urmatoarele obligatii declarative:
Declaratia 100 se depune lunar, pana la data de 25 a lunii urmatoare celei in care s-a efectuat plata chiriei. Impozitul se declara la pozitia 628 din Nomenclatorul obligatiilor de plata la bugetul de stat, denumita Impozit pe venit din cedarea folosirii bunurilor.
Declaratia 205 se depune anual, conform Ordinului 102/2025, pentru declararea veniturilor platite persoanelor fizice si a impozitului retinut la sursa.
Termenul de plata
Impozitul calculat si retinut reprezinta impozit final si se plateste la bugetul de stat pana la data de 25 inclusiv a lunii urmatoare celei in care a fost retinut.
Declararea in D300 si D394
Inchirierea de bunuri imobile este o operatiune scutita de TVA conform art. 292 alin. 2 lit. e din Codul fiscal. Persoana fizica neplatitoare de TVA nu emite factura pentru serviciile de inchiriere.
In aceste conditii:
Declaratia 300 (decontul de TVA): chiria bruta se declara la randul 30 ca operatiuni neimpozabile.
Declaratia 394: operatiunile de inchiriere de la persoane fizice NU se declara in D394, intrucat aceasta declaratie se depune doar pentru operatiuni pentru care este emisa o factura.
Raportarea in SAF-T
In raportarea SAF-T (Declaratia 406), chiria bruta se raporteaza pe codul 308302. Pentru impozitul retinut la sursa se utilizeaza codul din Nomenclatorul Codificarii Taxelor si Impozitelor Retinute la Sursa, care corespunde codului declarat in D100.
Obligatiile proprietarului persoana fizica
Desi impozitul pe veniturile din chirii se retine la sursa de catre societatea chiriasa, proprietarul persoana fizica pastreaza anumite obligatii fiscale.
Declaratia Unica
Proprietarul persoana fizica are obligatia de a depune Declaratia Unica (formularul 212) pana la data de 25 mai a anului urmator celui in care a realizat veniturile din chirii.
In Declaratia Unica se declara veniturile brute realizate, chiar daca impozitul a fost retinut la sursa de catre platitorul de venit.
Contributia de asigurari sociale de sanatate (CASS)
Proprietarul persoana fizica datoreaza CASS pentru veniturile din chirii doar daca totalul veniturilor anuale depaseste plafonul de 6 salarii minime brute pe economie.
CASS se calculeaza prin aplicarea cotei de 10 la suta asupra bazei anuale de calcul reprezentand nivelul a 6, 12 sau 24 de salarii minime brute pe tara, in functie de cuantumul veniturilor realizate.
Exemple pentru 2025 (salariul minim brut de 4.050 lei):
Venituri anuale intre 24.300 lei si 48.600 lei: CASS se calculeaza la baza de 6 salarii minime = 2.430 lei
Venituri anuale intre 48.600 lei si 97.200 lei: CASS se calculeaza la baza de 12 salarii minime = 4.860 lei
Venituri anuale peste 97.200 lei: CASS se calculeaza la baza de 24 salarii minime = 9.720 lei
Situatia coproprietarilor
In cazul bunurilor detinute in coproprietate, fiecare coproprietar declara veniturile corespunzatoare cotei sale de proprietate. Daca doi soti detin un apartament in coproprietate 50 la suta fiecare si chiria lunara este de 2.750 lei, fiecare sot declara venituri lunare de 1.375 lei.
Plafonul pentru CASS se analizeaza individual pentru fiecare coproprietar, in functie de veniturile totale declarate de acesta.
Monografia contabila la societatea chiriasa
Inregistrarile contabile pentru chiria platita unei persoane fizice se efectueaza astfel:
Inregistrarea cheltuielii cu chiria
612 Cheltuieli cu redeventele, locatiile de gestiune si chiriile = 462 Creditori diversi
Se debiteaza contul de cheltuieli cu valoarea bruta a chiriei din contract si se crediteaza contul 462 reprezentand datoria fata de proprietarul persoana fizica.
Retinerea impozitului la sursa
462 Creditori diversi = 446 Alte impozite, taxe si varsaminte asimilate
Se diminueaza datoria fata de proprietar si se inregistreaza obligatia de plata a impozitului retinut catre bugetul de stat.
Plata impozitului la bugetul de stat
446 Alte impozite, taxe si varsaminte asimilate = 5121 Conturi la banci in lei
Se stinge obligatia de plata a impozitului retinut prin virament bancar catre bugetul de stat.
Plata chiriei nete catre proprietar
462 Creditori diversi = 5121 Conturi la banci in lei
Se plateste proprietarului chiria diminuata cu impozitul retinut.
Tratamentul fiscal al utilitatilor
O situatie frecventa este aceea in care facturile de utilitati (gaz, apa, energie electrica, intretinere) sunt emise pe numele proprietarului persoana fizica, iar societatea chiriasa le suporta conform contractului.
Conditii pentru deductibilitate
Cheltuielile cu utilitatile aferente spatiului inchiriat sunt deductibile fiscal pentru societatea chiriasa daca:
Contractul de inchiriere prevede expres ca aceste cheltuieli sunt in sarcina chiriasului.
Exista documente justificative corespunzatoare: decont de cheltuieli, proces verbal cu facturile de utilitati anexate sau alt document agreat de parti.
Tratamentul fiscal al utilitatilor
Recuperarea costurilor pentru utilitati de la chiriasi nu este considerata parte a venitului brut obtinut de proprietarul persoana fizica din inchiriere. Aceasta prevedere este valabila atunci cand contractele de inchiriere prevad ca responsabilitatea pentru utilitati revine chiriasilor.
Prin urmare, societatea nu retine impozit pentru sumele platite reprezentand utilitati, daca acestea sunt distincte de chiria propriu-zisa si sunt prevazute in contract ca fiind in sarcina chiriasului.
TVA aferenta utilitatilor
Societatea chiriasa nu poate deduce TVA aferenta facturilor de utilitati emise pe numele proprietarului persoana fizica. Pentru a beneficia de dreptul de deducere a TVA, factura ar trebui sa cuprinda denumirea si datele de identificare ale societatii ca beneficiar.
Monografia contabila pentru utilitati
Inregistrarea utilitatilor pe baza decontului de cheltuieli:
605 Cheltuieli privind energia si apa = 542 Avansuri de trezorerie (sau alt cont corespunzator)
Plata utilitatilor catre proprietar sau direct catre furnizori:
542 Avansuri de trezorerie = 5121 Conturi la banci in lei
Plata chiriei in cazul coproprietarilor
Atunci cand spatiul inchiriat apartine mai multor coproprietari, societatea chiriasa poate efectua plata chiriei in mai multe moduri.
Plata in conturi bancare separate
Nu este obligatoriu ca chiria sa fie virata in conturi bancare separate pentru fiecare coproprietar. Totusi, pentru o evidenta clara si pentru evitarea eventualelor neintelegeri fiscale, este recomandat ca plata sa se efectueze in conturi separate, corespunzator cotelor de proprietate.
Plata catre un singur coproprietar
Alternativ, unul dintre coproprietari poate incasa intreaga suma, urmand sa o distribuie ulterior celorlalti coproprietari. In acest caz, trebuie sa existe documente justificative clare care sa demonstreze modalitatea de repartizare a sumelor.
Retinerea impozitului pentru fiecare coproprietar
Impozitul pe veniturile din chirii se retine si se declara corespunzator cotei de proprietate a fiecarui coproprietar. Societatea chiriasa trebuie sa calculeze impozitul separat pentru fiecare proprietar si sa declare distinct veniturile platite fiecaruia in Declaratia 205.
Sanctiuni pentru nerespectarea obligatiilor
Neinregistrarea contractului de inchiriere la ANAF poate atrage sanctiuni pentru proprietarul persoana fizica. Organul fiscal competent notifica persoanele fizice care figureaza in evidentele fiscale cu venituri din cedarea folosintei bunurilor din patrimoniul personal, in cazul neindeplinirii obligatiei de inregistrare.
Pentru societatea chiriasa, neretinerea sau neplata impozitului la sursa atrage penalitati de intarziere si majorari de intarziere conform Codului de procedura fiscala.
Concluzii
Inchirierea unui spatiu de la o persoana fizica implica obligatii fiscale importante pentru ambele parti. Societatea chiriasa trebuie sa retina si sa plateasca impozitul de 10 la suta din venitul net, sa depuna lunar Declaratia 100 si anual Declaratia 205. Proprietarul persoana fizica trebuie sa inregistreze contractul la ANAF in 30 de zile si sa depuna Declaratia Unica, avand si obligatia de plata a CASS daca veniturile depasesc plafonul de 6 salarii minime.
Pentru utilitati, acestea sunt deductibile pentru societate daca sunt prevazute in contract ca fiind in sarcina chiriasului si sunt justificate cu documente corespunzatoare. TVA aferenta utilitatilor nu este deductibila daca facturile sunt emise pe numele proprietarului persoana fizica.