La încetare contract contabilitate PFA, cere predarea ca pe o arhivă fiscală completă, nu ca pe un simplu schimb de emailuri. Ai nevoie de registre, documente justificative, declarații depuse, recipise, situații de sold, facturi din RO e-Factura, accesuri SPV clarificate și un proces-verbal semnat. PFA-ul rămâne responsabil pentru documente și pentru ce poate prezenta la control, chiar dacă evidența a fost ținută de un contabil extern.
Practic, înainte să închizi colaborarea, stabilește o dată de predare, o perioadă acoperită și o listă de documente. Ce nu primești atunci trebuie trecut ca lipsă în procesul-verbal, cu termen de completare.
Ce trebuie să primești la încetarea contractului de contabilitate PFA
Lista minimă ar trebui să acopere trei lucruri: arhiva trecută, situația la zi și accesul viitor la declarații și facturi. Pentru un PFA în sistem real, documentele centrale sunt cele prevăzute pentru contabilitatea în partidă simplă, inclusiv Registrul-jurnal de încasări și plăți și Registrul-inventar, potrivit OMFP 170/2015. Registrul de evidență fiscală este reglementat separat prin OMFP 3254/2017.
- Registrul-jurnal de încasări și plăți, completat pentru perioada lucrată.
- Registrul-inventar, cu activele și datoriile inventariate, unde este cazul.
- Registrul de evidență fiscală, în format scris sau electronic.
- Fișa mijlocului fix, dacă PFA-ul are active amortizabile.
- Facturi emise și primite, bonuri fiscale, chitanțe, extrase bancare, contracte, avize, deconturi și alte documente justificative.
- Declarațiile depuse, cum ar fi D212, D300, D390, D394, D112 sau D700, dacă se aplică.
- Recipisele și mesajele din SPV pentru declarațiile depuse.
- Facturile electronice din RO e-Factura, cu arhive ZIP, XML și PDF, unde există.
- Situații de sold: bancă, casă, clienți, furnizori, datorii, taxe declarate și obligații neachitate.
- Contractul de servicii contabile, acte adiționale, notificarea de încetare și corespondența relevantă despre predare.
De ce procesul-verbal contează mai mult decât pare
Nu există un formular fiscal unic pentru predarea contabilității la PFA. În practică, procesul-verbal este documentul care fixează ce s-a predat, în ce format și pentru ce perioadă. Ordinul privind documentele financiar-contabile lasă circuitul documentelor la procedurile proprii, iar asta face util un document clar de predare-primire.
Fără proces-verbal, ajungi ușor într-o discuție greu de probat: contabilul spune că a trimis documentele, tu spui că lipsesc facturi, noul contabil nu poate reface soldurile. Cu proces-verbal, fiecare lipsă are nume, dată și termen.
Checklist pentru predare documente contabil PFA
Folosește lista de mai jos înainte să semnezi că ai primit tot. Nu toate punctele se aplică fiecărui PFA, dar fiecare trebuie verificat.
- Perioada acoperită: luna și anul de început, luna și anul de final, plus mențiunea dacă luna curentă este închisă sau doar parțial operată.
- Documente primare: facturi, chitanțe, bonuri, extrase bancare, contracte, avize, note de decont, dispoziții de încasare sau plată.
- Registre: Registrul-jurnal de încasări și plăți, Registrul-inventar, Registrul de evidență fiscală și fișe de mijloace fixe, unde este cazul.
- Declarații: declarațiile fiscale depuse și recipisele aferente, inclusiv mesajele SPV care confirmă depunerea.
- RO e-Factura: lista facturilor emise și primite, plus fișierele descărcate din sistem.
- Solduri: bancă, casă, clienți, furnizori, taxe, contribuții, amortizare și obligații cu scadențe apropiate.
- Accesuri: cine rămâne împuternicit în SPV, cine are acces la aplicația de facturare și ce parole trebuie schimbate.
- Exporturi: PDF, Excel sau CSV din softul folosit, suficiente pentru noul contabil și pentru un control fiscal.
- Lipsuri: documente nepredate, motivul invocat și termenul până la care se completează.
SPV și e-Factura: nu închide accesul înainte să descarci arhiva
SPV poate fi accesat direct de persoana fizică sau prin împuternicit, conform procedurii ANAF privind comunicarea electronică. Dacă fostul contabil este împuternicit, nu te limita la o discuție verbală. Descarcă întâi declarațiile, recipisele, mesajele relevante și documentele din e-Factura, apoi actualizează sau revocă împuternicirea.
Revocarea produce efecte față de organul fiscal de la data înregistrării și aprobării la ANAF, prin SPV sau la organul fiscal competent. De aceea, pașii corecți sunt simpli: descarci arhiva, confirmi că noul contabil are ce îi trebuie, apoi limitezi accesul fostului contabil.
Baza de date din softul contabil: ce poți cere realist
Aici apare cea mai frecventă dispută. Documentele PFA-ului, registrele, declarațiile, recipisele și exporturile necesare controlului trebuie tratate ca parte din arhiva ta fiscală. Baza nativă din softul contabil este altceva. Predarea ei poate depinde de contract, de licența aplicației și de modul în care a fost prestat serviciul.
Ca abordare practică, cere mai întâi exporturile care îți permit continuitatea: registre în PDF, situații în Excel sau CSV, balanțe sau rapoarte relevante, liste de facturi, solduri și fișiere e-Factura. Dacă vrei baza nativă, verifică în contract dacă există o clauză expresă despre transferul bazei de date sau despre predarea fișierelor din aplicație.
Exemplu: dacă PFA-ul tău schimbă contabilul pe 20 iulie, noul contabil nu are nevoie doar de declarațiile depuse până atunci. Are nevoie și de soldul bancar, facturile neîncasate, taxele declarate și neachitate, facturile intrate în e-Factura după ultima operare și situația lunii în curs.
Model concis de proces-verbal predare-primire contabilitate
Modelul de mai jos este orientativ. Adaptează-l la contractul tău, la perioada lucrată și la documentele reale.
PROCES-VERBAL DE PREDARE-PRIMIRE DOCUMENTE CONTABILE PFA
Încheiat astăzi, [data], între:
PFA [nume], CUI [număr], cu sediul profesional în [adresă],
și [nume contabil / firmă contabilitate], CUI/CNP [număr], în baza contractului nr. [număr] din [data].
Perioada acoperită de predare: [lună/an] - [lună/an].
Se predau următoarele:
1. Registrul-jurnal de încasări și plăți: [format, perioadă, număr fișiere/pagini].
2. Registrul-inventar: [format, perioadă].
3. Registrul de evidență fiscală: [format, perioadă].
4. Documente justificative: [dosare/fișiere, perioadă, observații].
5. Declarații fiscale depuse și recipise: [lista declarațiilor].
6. Mesaje SPV și documente RO e-Factura: [format, perioadă].
7. Situații de sold și rapoarte de continuitate: [lista rapoartelor].
8. Alte documente: [contracte, acte adiționale, corespondență].
Documente lipsă sau nepredate la data semnării:
[descriere, motiv, termen de predare].
Predătorul declară că documentele enumerate mai sus corespund evidenței operate până la data de [data].
Primitorul confirmă primirea documentelor enumerate, cu observațiile menționate.
Predător,
[nume, semnătură]
Primitor,
[nume, semnătură]Ce faci dacă fostul contabil refuză predarea
Începe cu o notificare scrisă. Include contractul, data încetării, lista documentelor cerute și un termen scurt de predare. Cere expres predarea pe proces-verbal, în format fizic sau electronic, după caz.
Dacă ai deja acces în SPV, descarcă imediat ce poți: declarații, recipise, mesaje, e-Facturi și alte comunicări. Pentru documentele lipsă, începe reconstituirea din surse directe: bancă, furnizori, clienți, aplicația de facturare, SPV și e-Factura. Legea contabilității prevede reconstituirea documentelor financiar-contabile pierdute, sustrase sau distruse în maximum 30 de zile de la constatare, respectiv 90 de zile după încetarea forței majore.
Dacă prestatorul este membru CECCAR, poate avea sens și o sesizare profesională. Pentru dispute privind clauze contractuale, drept de retenție, despăgubiri sau recuperarea documentelor, discută cu un avocat.
Greșeli frecvente la schimbarea contabilului
- Semnezi încetarea fără să ai lista documentelor predate.
- Revoci împuternicirea SPV înainte să descarci recipisele și mesajele importante.
- Ceri doar baza de date din soft și uiți de exporturile utilizabile de noul contabil.
- Nu ceri situația taxelor declarate, dar neachitate.
- Nu notezi separat luna aflată în lucru, mai ales dacă predarea are loc la mijlocul lunii.
- Nu verifici dacă facturile din RO e-Factura au fost descărcate pentru perioada colaborării.
Concluzie: semnează doar după inventar
La încetarea colaborării cu contabilul, obiectivul tău nu este să obții un dosar frumos, ci o arhivă verificabilă și suficientă pentru următorul contabil, pentru declarațiile viitoare și pentru un eventual control. Ia documentele pe listă, cere exporturi lizibile, descarcă SPV și e-Factura, apoi semnează procesul-verbal cu lipsurile trecute clar. Acesta este pasul care îți protejează cel mai bine continuitatea fiscală.