Furnizorul nu a emis e-Factura: ce face cumparatorul cand factura nu apare in SPV
Daca furnizorul nu a emis e-Factura sau factura nu apare in SPV, nu trata situatia ca pe o simpla intarziere de birou. In relatia B2B dintre persoane impozabile stabilite in Romania, pentru livrari sau prestari cu locul in Romania, emitentul trebuie sa transmita factura prin RO e-Factura. Pentru cumparator, problema apare cand primeste un PDF, o hartie sau o factura pe email, dar nu gaseste factura valida in sistem.
In practica, trebuie sa separi trei situatii: factura nu a fost emisa deloc, factura a fost emisa dar nu a fost transmisa in RO e-Factura, sau factura a fost incarcata gresit si nu a ajuns la firma ta. Pasii de mai jos te ajuta sa documentezi cazul si sa nu inregistrezi lejer un document care iti poate aduce risc fiscal.
Verifica intai daca factura trebuia sa fie in RO e-Factura
Primul pas nu este Formularul 800. Primul pas este diagnosticul. Verifica daca operatiunea este B2B intre persoane impozabile stabilite in Romania si daca livrarea sau prestarea are locul in Romania. Aceasta este zona in care regula RO e-Factura se aplica in mod obisnuit.
Apoi verifica daca nu esti intr-o exceptie. Bonurile fiscale care indeplinesc conditiile pentru factura simplificata sunt exceptate de la obligatia generala de transmitere prin RO e-Factura. Exista si categorii sau operatiuni exceptate prin art. 10^5 din OUG 120/2021. In 2026 conteaza inclusiv statutul furnizorului, mai ales in cazurile in care acesta este identificat fiscal prin CNP sau intra intr-o exceptie speciala.
Verifica si lucrurile simple: CUI-ul tau, perioada cautata in SPV, filtrele folosite si eventualele mesaje primite in sistem. O factura incarcata pe un CUI gresit nu va aparea la tine, chiar daca furnizorul sustine ca a transmis-o.
Termen e-Factura 2026: asteapta cele 5 zile lucratoare
Din 1 ianuarie 2026, termenul relevant este de 5 zile lucratoare. Furnizorul trebuie sa transmita factura in RO e-Factura in 5 zile lucratoare de la data emiterii, dar nu mai tarziu de 5 zile lucratoare de la data limita de emitere a facturii prevazuta de Codul fiscal.
Regula generala din Codul fiscal este ca factura se emite pana in a 15-a zi a lunii urmatoare celei in care ia nastere faptul generator, daca factura nu a fost emisa deja. Pentru avansuri, termenul general este pana in a 15-a zi a lunii urmatoare incasarii avansului.
Important: materialele mai vechi vorbesc uneori despre 5 zile calendaristice. Pentru continut si decizii in 2026, verifica termenul ca 5 zile lucratoare.
Ce ii ceri furnizorului, concret
Trimite furnizorului o solicitare scrisa, scurta si clara. Cere transmiterea facturii prin RO e-Factura, nu simpla retrimitere a PDF-ului pe email. Daca furnizorul spune ca factura a fost deja incarcata, cere indexul de incarcare si confirmarea ca factura a fost validata.
Daca exista o eroare de CUI, cere corectarea datelor si retransmiterea facturii. Daca sistemul a returnat erori, factura nu este considerata transmisa catre destinatar pana cand este corectata si retransmisa. In RO e-Factura, originalul este fisierul XML insotit de sigiliul electronic al Ministerului Finantelor, iar data comunicarii este data la care factura devine disponibila pentru descarcare din sistem.
O formulare utila poate fi: „Va rugam sa transmiteti factura aferenta comenzii/contractului in sistemul RO e-Factura si sa ne comunicati indexul de incarcare. In SPV nu regasim factura pe CUI-ul societatii noastre.”
Ce dovezi pastrezi pana apare factura in SPV
Pastreaza dosarul tranzactiei complet. Ai nevoie de documente care arata ca operatiunea a avut loc si ca ai incercat sa remediezi lipsa facturii din SPV.
- contractul, comanda sau oferta acceptata;
- avizul, NIR-ul, procesul verbal de receptie, situatia de lucrari sau raportul de activitate;
- dovada platii: ordin de plata, extras, chitanta sau bon, dupa caz;
- corespondenta cu furnizorul prin care ai cerut transmiterea in RO e-Factura;
- screenshot sau export din SPV care arata ca factura nu apare;
- copia Formularului 800 si recipisa, daca ajungi sa il depui.
Pentru Formularul 800, ordinul ANAF cere in mod expres documentul care atesta data livrarii sau prestarii si documentul care atesta plata efectuata. Nu este suficienta o simpla afirmatie ca „am platit si nu am primit factura”.
Cand poti depune Formularul 800
Formularul 800 este util, dar nu acopera orice factura lipsa. Procedura oficiala vizeaza facturile pentru livrari de bunuri sau prestari de servicii pentru care plata se face la momentul livrarii sau prestarii. Beneficiarul poate notifica ANAF incepand cu ziua imediat urmatoare expirarii termenului legal de transmitere in RO e-Factura, la care se adauga eventualele perioade oficiale de nefunctionare a sistemului.
Formularul se transmite prin mijloace electronice de transmitere la distanta. Poate fi depus de beneficiar, de imputernicit sau de reprezentantul legal. In sectiunea privind factura netransmisa trebuie trecute date precum data livrarii sau prestarii, data platii, valoarea totala si documentele justificative cerute.
Ce se intampla dupa Formularul 800
Dupa notificare, furnizorul primeste mesaj in SPV si trebuie sa transmita factura sau facturile cel tarziu in ziua urmatoare primirii mesajului. Daca le transmite, trebuie sa completeze indexul de incarcare. In acelasi timp, emitentul este inscris intr-un registru electronic special, folosit pentru analiza de risc.
Procedura nu iti garanteaza ca vei avea imediat documentul in SPV daca furnizorul ignora mesajul. Iti creeaza insa o urma procedurala oficiala: ai notificat lipsa facturii, ai atasat documentele cerute si ai aratat ca nu ai ramas pasiv.
Ce nu rezolva automat Formularul 800
Nu folosi Formularul 800 ca raspuns universal la orice problema cu un furnizor. Textul procedurii este legat de plata facuta la momentul livrarii sau prestarii. Pentru avansuri platite inainte de livrare sau pentru plati ulterioare pe baza de contract ori proforma, sursele oficiale nu clarifica o extindere generala a formularului.
Formularul 800 nu rezolva nici factura trimisa pe CUI gresit, cazul in care furnizorul este exceptat de la RO e-Factura, situatiile B2C sau bonurile fiscale care tin loc de factura simplificata. In aceste cazuri, pasul corect este verificarea situatiei concrete, solicitarea scrisa catre furnizor si discutia cu contabilul tau.
Riscul pentru cumparator daca inregistreaza factura primita doar pe email
OUG 120/2021 sanctioneaza emitentul care nu respecta obligatia de transmitere prin RO e-Factura. Dar exista risc si pentru destinatar. Daca primesti si inregistrezi o factura B2B emisa de un operator stabilit in Romania fara respectarea obligatiei de transmitere prin RO e-Factura, sanctiunea este amenda egala cu 15% din valoarea totala a facturii.
Cu alte cuvinte, un PDF primit pe email nu trebuie tratat automat ca factura B2B valida pentru inregistrare fiscala atunci cand operatiunea intra sub obligatia RO e-Factura. Originalul facturii electronice este XML-ul cu sigiliul Ministerului Finantelor, disponibil in sistem.
TVA si cheltuiala deductibila: abordarea prudenta
Pentru TVA, Codul fiscal cere indeplinirea conditiilor de deducere si detinerea unei facturi conforme. In regimul RO e-Factura, practica prudenta este sa nu tratezi TVA si cheltuiala ca deductibile pe baza unui PDF sau a unei facturi pe hartie care trebuia transmisa in SPV, dar nu apare acolo.
Asta nu inseamna ca ignori realitatea economica a tranzactiei. Inseamna ca separi inregistrarea operationala a faptului ca ai primit bunuri sau servicii de tratamentul fiscal final al facturii. Pentru cazurile cu valori importante sau termene de raportare apropiate, discuta punctual cu contabilul sau consultantul fiscal.
Furnizorul nu a emis e-Factura: checklist cand factura nu apare in SPV
- Verifica daca operatiunea intra in obligatia RO e-Factura.
- Verifica daca nu exista o exceptie aplicabila furnizorului sau documentului.
- Cauta in SPV pe CUI-ul corect, perioada corecta si fara filtre restrictive.
- Asteapta expirarea termenului de 5 zile lucratoare, daca termenul inca nu a trecut.
- Cere furnizorului transmiterea in RO e-Factura si indexul de incarcare.
- Pastreaza documentele tranzactiei, dovada platii si corespondenta.
- Depune Formularul 800 doar daca situatia intra in procedura pentru plata la momentul livrarii sau prestarii.
- Nu trata PDF-ul sau hartia ca document fiscal sigur fara verificarea contabilului.
Intrebari frecvente
Am platit, dar nu am primit factura in SPV. Depun direct Formularul 800?
Nu direct. Mai intai verifici termenul legal, CUI-ul, exceptiile si ii ceri furnizorului in scris transmiterea in RO e-Factura. Formularul 800 este potrivit in procedura oficiala pentru cazurile cu plata la momentul livrarii sau prestarii, dupa expirarea termenului.
Daca am factura pe email, pot sa o inregistrez?
Daca factura trebuia transmisa prin RO e-Factura, inregistrarea pe baza documentului primit pe email poate crea risc pentru cumparator. OUG 120/2021 prevede amenda de 15% din valoarea totala a facturii pentru destinatarul care primeste si inregistreaza o factura B2B fara respectarea obligatiei de transmitere prin sistem.
Ce fac daca furnizorul spune ca a transmis factura, dar eu nu o vad?
Cere indexul de incarcare si verifica daca factura a fost validata. Daca a fost transmisa pe CUI gresit sau sistemul a returnat erori, furnizorul trebuie sa corecteze si sa retransmita documentul.
Formularul 800 se aplica si la avansuri?
Sursele oficiale disponibile formuleaza procedura pentru plata la momentul livrarii sau prestarii. Pentru avansuri sau plati ulterioare, nu promite ca Formularul 800 rezolva cazul. Pastreaza dovezile, cere furnizorului factura in SPV si stabileste tratamentul contabil cu specialistul tau.
Concluzia practica
Cand furnizorul nu a emis e-Factura sau factura nu apare in SPV, lucreaza metodic: verifica obligatia, asteapta termenul de 5 zile lucratoare, cere transmiterea in scris, pastreaza dovezile si foloseste Formularul 800 numai in cazurile acoperite de procedura. Cel mai riscant pas este sa inregistrezi fara analiza o factura B2B primita doar pe email sau pe hartie, desi ea trebuia sa fie disponibila in RO e-Factura.