Dacă începi un business de dropshipping România, prima întrebare nu este ce cod CAEN alegi. Prima întrebare este cine vinde efectiv produsul către client. Dacă PFA-ul sau SRL-ul tău apare ca vânzător în checkout, pe factură și în termenii magazinului, atunci tu ai obligațiile principale: facturare, TVA, retururi, documente contabile și relația cu consumatorul.
Furnizorul poate produce, ambala și trimite coletul direct. Asta nu schimbă automat rolul tău fiscal. În practică, contabilul va întreba două lucruri: vinzi în nume propriu sau intermediezi vânzarea altcuiva contra comision?
În dropshipping România, rolul tău stabilește tratamentul fiscal
Ai două modele mari, iar diferența contează la CAEN, TVA și facturi.
1. Vinzi în nume propriu
Acesta este modelul clasic de magazin online. Clientul intră pe site-ul tău, plătește către firma ta, primește confirmarea comenzii de la tine, iar furnizorul trimite produsul direct către client.
În acest caz, firma ta este vânzătorul. Tu trebuie să emiți factura către client, să ai documente de achiziție de la furnizor și să gestionezi retururile potrivit regulilor pentru comerț la distanță.
Exemplu: ai un SRL românesc, vinzi huse de telefon pe site-ul tău, clientul plătește 120 lei către firma ta, iar furnizorul din China trimite produsul. Pentru client, vânzătorul este SRL-ul tău. Furnizorul nu devine automat vânzătorul clientului doar pentru că expediază coletul.
2. Intermediezi vânzarea altcuiva
Aici nu cumperi și nu revinzi produsul. Doar aduci clientul, procesezi o comandă pentru alt comerciant sau primești comision. Factura ta poate fi pentru comision, nu pentru produsul final.
Acest model trebuie documentat foarte clar în contracte, termeni, checkout și facturi. Dacă pe site pare că tu vinzi produsul, dar în contabilitate tratezi venitul ca intermediere, apare o ruptură greu de susținut la control.
Cod CAEN dropshipping: de ce 4791 nu mai este răspunsul automat
Mulți antreprenori au folosit ani de zile codul CAEN 4791 ca răspuns rapid pentru magazin online. În CAEN Rev.3, lucrurile trebuie privite mai atent. Structura oficială INSSE listează 4791 ca intermedieri în comerțul cu amănuntul nespecializat și 4792 ca intermedieri în comerțul cu amănuntul specializat.
Asta înseamnă că 4791 nu trebuie tratat mecanic ca sinonim pentru orice magazin online care vinde în nume propriu. Dacă tu ești comerciantul real și vinzi produse proprii sau cumpărate pentru revânzare, poate fi nevoie să te uiți la codurile de comerț cu amănuntul potrivite categoriei de produse, nu doar la codurile de intermediere.
Ministerul Justiției a recomandat raportarea la autorități publice și la INS pentru încadrarea corectă în CAEN Rev.3. Cu alte cuvinte, alegerea nu se face după un răspuns de pe forum, ci după modelul tău concret de business.
În practică, pornește de aici:
- vinzi în nume propriu: verifici coduri CAEN de comerț cu amănuntul pentru produsele tale și canalul de vânzare;
- intermediezi contra comision: verifici codurile CAEN de intermediere, inclusiv 4791 sau 4792, după caz;
- print-on-demand cu design propriu: analizezi separat rolul tău, al platformei și al furnizorului de producție;
- model mixt: poți avea nevoie de mai multe coduri CAEN autorizate, în funcție de activitățile reale.
Facturare dropshipping: cine emite factura către client
Dacă firma ta vinde în nume propriu, firma ta emite factura către client. Nu contează că produsul pleacă din depozitul furnizorului, din alt stat membru UE sau din afara UE.
Codul fiscal cere emiterea facturilor pentru livrări de bunuri și pentru anumite vânzări la distanță taxabile în România, cu excepțiile aplicabile, inclusiv situațiile acoperite de OSS. Pentru B2C în România, RO e-Factura a devenit obligatorie de la 1 ianuarie 2025 pentru facturile emise către consumatori, cu unele excepții, cum sunt facturile simplificate.
Aici apare o distincție importantă: e-Factura se referă la raportarea facturilor emise, nu rezolvă lipsa documentelor de achiziție. Pentru fiecare vânzare, ai nevoie și de documentul din spate: factura sau documentul justificativ primit de la furnizor.
Problema frecventă în dropshipping cu AliExpress sau furnizori asemănători este că un simplu receipt, o confirmare de comandă sau un print screen din platformă poate să nu fie factură B2B suficientă pentru contabilitatea românească. Înainte să scalezi bugetul de reclame, verifică dacă furnizorul îți poate emite documente corecte pe firma ta.
TVA dropshipping: plafonul de 395.000 lei și ce se schimbă după
Pentru firmele mici din România, plafonul de scutire TVA este 395.000 lei. Dacă ești sub plafon și aplici regimul special de scutire, nu înscrii TVA pe facturile emise și nu deduci TVA de pe achiziții.
Concret: dacă vinzi un produs cu 150 lei către o persoană fizică din România și ești neplătitor de TVA în regim normal, factura ta nu va avea TVA colectată separat. Dar TVA-ul plătit pe achiziții, comisioane, software, ambalaje sau alte costuri rămâne cost pentru firmă.
După depășirea plafonului de 395.000 lei, înregistrarea normală în scopuri de TVA devine necesară, iar TVA se aplică de la operațiunea care depășește plafonul. Potrivit art. 291 din Codul fiscal, cota standard TVA este 21%, cu o cotă redusă de 11% pentru anumite categorii expres prevăzute de lege.
Asta îți afectează direct prețul. Dacă vinzi B2C și piața nu acceptă o creștere de preț, TVA-ul poate ajunge să îți reducă marja. De aceea, plafonul nu se urmărește la final de an, ci lunar, în raport cu vânzările cumulate.
Furnizori din UE: atenție la pragul pentru achiziții intracomunitare
Dacă ești neplătitor de TVA și cumperi bunuri de la furnizori din UE, există un prag separat pentru achiziții intracomunitare de bunuri: 10.000 euro, echivalent 34.000 lei. Sub acest prag, furnizorul poate factura cu TVA din statul său, iar TVA rămâne în costul tău, dacă nu optezi pentru taxarea în România.
Peste prag, apare obligația de înregistrare specială, declarare prin D301 și plată TVA în România pentru achizițiile intracomunitare taxabile. Această înregistrare specială nu te transformă în plătitor normal de TVA și nu îți dă drept general de deducere.
Exemplu: ai SRL neplătitor de TVA și cumperi accesorii de la un furnizor din Germania. Dacă depășești plafonul de 34.000 lei pentru bunuri intracomunitare, nu poți trata în continuare achizițiile ca simple facturi cu TVA german. Trebuie verificată înregistrarea specială și raportarea corectă.
Vânzări către clienți din UE: când intră OSS în discuție
Dacă vinzi bunuri către persoane fizice din alte state membre UE, intri în zona vânzărilor la distanță. OSS, adică One Stop Shop, permite declararea și plata TVA datorate în alte state membre printr-un singur portal.
OSS nu este o scutire și nu înlocuiește declarațiile TVA domestice. El doar simplifică raportarea TVA pentru anumite vânzări B2C transfrontaliere. În loc să te înregistrezi separat în fiecare stat membru de consum, poți folosi portalul OSS, dacă îndeplinești condițiile.
În dropshipping, trebuie stabilit și de unde pleacă fizic bunul. Dacă produsul este expediat dintr-un stat UE către un client din alt stat UE, analiza diferă de cazul în care produsul vine din China direct la client. Nu configura automat TVA românesc pe toate comenzile externe fără să verifici traseul bunurilor.
Importuri și IOSS: regula coletelor de până la 150 euro
Pentru bunuri importate din afara UE, se aplică regulile de import. IOSS acoperă vânzările la distanță de bunuri importate cu valoare de până la 150 euro. Vechea scutire de TVA la import pentru colete sub 22 euro a fost eliminată.
În practică, contează cine importă bunul și ce apare pe documentele vamale. Dacă platforma sau furnizorul folosește IOSS, TVA poate fi colectată la vânzare pentru coletul eligibil. Dacă nu, TVA și eventualele taxe se pot cere la import, ceea ce poate crea surprize pentru client.
Pentru un magazin mic, una dintre cele mai proaste situații comerciale este ca persoana fizică să plătească produsul la tine, apoi să primească notificare de TVA sau taxe la livrare. Fiscal poate exista o explicație, dar experiența clientului va fi slabă. Verifică fluxul înainte de lansare, nu după primele reclamații.
Retururi și protecția consumatorului: nu le pasezi furnizorului
În comerțul la distanță, consumatorul are în principiu drept de retragere de 14 zile, cu excepțiile prevăzute de lege. Dacă tu ești vânzătorul, clientul se va întoarce la tine, nu la furnizorul din platformă.
De aceea, politica de retur trebuie scrisă pentru modelul tău real. Cine suportă costul returului? Unde se trimite produsul? Ce se întâmplă dacă furnizorul refuză returul, dar clientul are drept de retragere față de tine? Cum documentezi storno, rambursarea și eventualele produse deteriorate?
Dacă marja ta este 30 lei pe produs, dar returul internațional costă 70 lei, businessul poate arăta bine în reclame și prost în contabilitate. Retururile nu sunt detaliu administrativ, ci parte din calculul de profit.
Platforme, DSA și produse cu risc
Platformele mari cer tot mai multe date despre comercianți. Digital Services Act obligă marketplace-urile să verifice identitatea comercianților și să permită identificarea persoanei responsabile pentru vânzare. Asta reduce spațiul pentru vânzare informală.
Mai există și zona de siguranță a produselor. General Product Safety Regulation se aplică produselor de consum vândute online și cere, pentru produsele acoperite, un operator economic responsabil în UE. Pentru electronice, jucării, cosmetice, suplimente, baterii sau produse cu marcaj CE, verificarea furnizorului devine critică.
Regula practică: dacă produsul poate afecta sănătatea, siguranța sau conformitatea tehnică, nu îl lista doar pentru că are marjă bună. Cere documente de conformitate, verifică producătorul și discută cu un specialist înainte să îl vinzi în volum.
Checklist înainte să lansezi un magazin de dropshipping
- Stabilește dacă vinzi în nume propriu sau doar intermediezi.
- Alege codul CAEN după activitatea reală, nu după eticheta generală de magazin online.
- Verifică dacă furnizorul poate emite facturi sau documente B2B acceptabile pentru contabilitate.
- Configurează facturarea către client și transmiterea în RO e-Factura unde este cazul.
- Urmărește plafonul de scutire TVA de 395.000 lei.
- Separă achizițiile din România, UE și non-UE.
- Verifică pragul de 34.000 lei pentru achiziții intracomunitare de bunuri dacă ești neplătitor TVA.
- Analizează OSS pentru vânzările B2C către alte state UE.
- Clarifică IOSS și importul pentru coletele din afara UE.
- Scrie o politică de retur care poate fi aplicată în practică.
- Evită produsele cu risc până ai documentele de conformitate.
Răspunsul scurt
Pentru dropshipping în România, nu există un singur cod CAEN și un singur tratament TVA valabil pentru toate modelele. Dacă vinzi în nume propriu, te comporți ca un comerciant: facturezi clientul, justifici achiziția de la furnizor, urmărești TVA și răspunzi pentru retururi. Dacă doar intermediezi, trebuie să poți demonstra asta prin contracte, checkout, termeni și facturi.
Înainte de lansare, decide rolul firmei în tranzacție. Apoi alegi CAEN, configurezi facturarea și stabilești tratamentul TVA pentru România, UE și importuri. Ordinea aceasta te scutește de cele mai multe probleme contabile din dropshipping.