Cadrul legal pentru decontarea ochelarilor de vedere la locul de munca
Decontarea ochelarilor de vedere pentru angajatii care lucreaza la calculator este un subiect de interes crescut in contextul in care tot mai multe activitati profesionale implica utilizarea ecranelor de vizualizare. Cadrul legal care reglementeaza aceasta obligatie a angajatorilor este stabilit prin Hotararea Guvernului nr. 1028/2006 privind cerintele minime de securitate si sanatate in munca referitoare la utilizarea echipamentelor cu ecran de vizualizare.
Capitolul IV din aceasta hotarare, dedicat protectiei ochilor si a vederii, stabileste obligatiile angajatorilor privind supravegherea medicala a salariatilor si furnizarea dispozitivelor de corectie speciale atunci cand este necesar. Aceste prevederi se aplica tuturor lucratorilor care folosesc in mod obisnuit un echipament cu ecran de vizualizare pe o durata semnificativa a timpului normal de lucru.
Noutati legislative 2025-2026: HG 64/2025 si plafonul de 500 lei
Incepand cu anul 2025, cadrul legal pentru decontarea ochelarilor de vedere a fost completat prin adoptarea HG nr. 64/2025, publicata in Monitorul Oficial nr. 165 din 25 februarie 2025. Aceasta hotarare aproba Normele de aplicare a prevederilor art. V alin. (1) si (2) din OUG nr. 53/2024, stabilind procedura detaliata de decontare pentru sectorul public.
Prevederi principale ale HG 64/2025
Hotararea de Guvern nr. 64/2025 introduce urmatoarele reguli pentru angajatii din sectorul bugetar:
Plafonul de decontare: Angajatorii din sectorul public pot deconta pana la 500 lei/persoana pentru dispozitivele de corectie speciale.
Ce acopera aceasta suma:
- Achizitia initiala a ochelarilor de vedere
- Schimbarea lentilelor din cauza modificarii dioptriilor
- Inlocuirea ramelor sau a lentilelor uzate (dar nu mai devreme de un an de la ultima decontare)
Documente justificative obligatorii:
- Recomandarea medicului de medicina muncii, bazata pe rezultatele examenului oftalmologic
- Factura fiscala pentru achizitia dispozitivelor de corectie speciale
- Bon fiscal sau extras de cont (in cazul platilor prin virament bancar)
Aplicabilitatea plafonului de 500 lei in sectorul privat
Important: Plafonul de 500 lei stabilit prin HG 64/2025 se aplica exclusiv angajatilor din sectorul bugetar. Pentru societatile din sectorul privat, nu exista un plafon legal obligatoriu.
Conform clarificarilor publicate in 2025, angajatorii privati sunt liberi sa stabileasca propriile limite pentru decontarea ochelarilor, prin regulamentele interne sau prin contractul de munca. Plafonul de 500 lei nu are caracter obligatoriu pentru sectorul privat, dar poate fi folosit ca reper rezonabil, in special in companiile care doresc o abordare unitara si predictibila.
Lipsa unui plafon legal in Codul fiscal face ca acest prag sa nu poata fi impus de ANAF in cazul unui control. Nu exista temei legal ca sumele ce depasesc 500 lei sa fie automat considerate venituri impozabile pentru salariati sau cheltuieli nedeductibile pentru firma, daca sunt documentate corespunzator si acordate in conditiile legii.
Obligatiile angajatorului privind examenele medicale
Conform articolului 12 din HG 1028/2006, lucratorii trebuie sa beneficieze de un examen corespunzator al ochilor si al vederii, efectuat de o persoana care are competenta necesara. Acest examen trebuie realizat in urmatoarele situatii:
Inainte de inceperea activitatii la ecranul de vizualizare, prin examenul medical la angajare. Ulterior, la intervale regulate, conform programului de medicina muncii. Ori de cate ori apar tulburari de vedere care pot fi cauzate de activitatea la ecranul de vizualizare.
Articolul 13 prevede ca lucratorii beneficiaza de un examen oftalmologic daca rezultatele examenului efectuat de medicul de medicina muncii arata ca acesta este necesar. Practic, medicul de medicina muncii efectueaza un screening vizual, iar daca constata probleme care necesita investigatii suplimentare, trimite salariatul la medicul oftalmolog.
Conditii pentru decontarea ochelarilor de vedere
Angajatorul are obligatia de a deconta costul ochelarilor de vedere pentru salariati numai daca sunt indeplinite cumulativ urmatoarele conditii:
Salariatul desfasoara activitate la ecran de vizualizare pe o durata semnificativa a timpului de lucru. Examenul medical efectuat de medicul de medicina muncii indica necesitatea unui control oftalmologic. Medicul oftalmolog constata probleme vizuale care necesita corectie optica pentru vederea intermediara in timpul activitatii la calculator. Prescriptia pentru ochelari este emisa ca urmare a acestor constatari medicale.
Articolul 14 din HG 1028/2006 precizeaza ca, daca rezultatele examenelor arata ca este necesar si daca nu se pot utiliza dispozitive normale de corectie, lucratorilor trebuie sa li se furnizeze dispozitive de corectie speciale care sa corespunda activitatii respective. Dispozitivele de corectie speciale sunt acele dispozitive, inclusiv ochelarii de vedere, care vizeaza corectarea optica pentru distanta intermediara sau prevenirea dificultatilor vizuale in raport cu activitatea la un post de lucru cu ecran de vizualizare.
Principiul gratuitatii pentru lucratori
Articolul 15 din HG 1028/2006 stabileste un principiu fundamental: masurile luate pentru protectia ochilor si a vederii nu trebuie sa implice in niciun caz costuri financiare pentru lucratori. Aceasta inseamna ca angajatorul suporta integral costurile cu examenele medicale si cu dispozitivele de corectie speciale necesare.
Totodata, articolul 16 mentioneaza ca protectia ochilor si a vederii lucratorilor poate fi asigurata din punctul de vedere al costurilor in cadrul sistemului national de sanatate, in conformitate cu legislatia in vigoare.
Documente justificative necesare pentru decontare
Pentru ca decontarea ochelarilor de vedere sa fie efectuata corect si sa indeplineasca conditiile de deductibilitate fiscala, angajatorul trebuie sa solicite si sa pastreze urmatoarele documente justificative:
Recomandarea medicului de medicina muncii pentru control oftalmologic, care sa specifice necesitatea corectiei optice datorita lucrului la ecran de vizualizare. Prescriptia pentru ochelari emisa de medicul oftalmolog dupa efectuarea consultului de specialitate. Factura pentru achizitionarea ochelarilor, emisa fie pe numele angajatorului, fie pe numele salariatului. Documentul de plata: chitanta, bon fiscal sau extras de cont pentru platile efectuate prin virament bancar.
Este recomandabil ca societatea sa elaboreze o procedura interna care sa reglementeze procesul de decontare a ochelarilor pentru angajati. Aceasta procedura poate stabili conditiile de eligibilitate, documentele necesare, intervalul de timp pentru achizitii si, eventual, o suma maxima de decontare.
Plafonul de decontare: sector public vs. sector privat
Sectorul bugetar (conform HG 64/2025)
Pentru angajatii din autoritatile si institutiile publice, decontarea achizitiei de dispozitive de corectie speciale se face in limita sumei de 500 lei pe persoana. Aceasta suma acopera achizitia initiala a dispozitivelor, schimbarea dioptriilor sau inlocuirea intregului dispozitiv daca este necesar. In cazul in care costul este mai mic de 500 lei, se deconteaza suma efectiva cheltuita.
Inlocuirea ramelor sau a lentilelor in cazul deteriorarii datorate uzurii normale se poate face nu mai devreme de un an de la data decontarii anterioare.
Sectorul privat (fara plafon legal)
Pentru societatile din sectorul privat, nu exista un plafon legal obligatoriu. Angajatorul poate stabili prin procedura interna un plafon maxim de decontare, de exemplu 1.000 lei pentru fiecare salariat, atat timp cat aceasta politica este clar definita, aprobata si comunicata tuturor angajatilor. Plafonul trebuie sa fie rezonabil si sa permita achizitionarea unor ochelari adecvati pentru protectia vederii.
Tabel comparativ plafoane decontare ochelari 2026:
| Criteriu | Sector bugetar | Sector privat |
|---|---|---|
| Plafon maxim | 500 lei/persoana (obligatoriu) | Stabilit intern (fara limita legala) |
| Baza legala | HG 64/2025, OUG 53/2024 | HG 1028/2006, Codul fiscal |
| Frecventa decontare | Minim 1 an intre decontari | Conform procedurii interne |
| Deductibilitate | Integral deductibil | Integral deductibil (cu documentatie) |
| Impozitare salariat | Neimpozabil | Neimpozabil (cu conditii legale) |
Regimul fiscal al cheltuielilor cu ochelarii de vedere in 2026
Tratamentul pentru angajator
Conform articolului 25 alineatul (2) din Codul fiscal, cheltuielile cu salariile si cele asimilate salariilor sunt cheltuieli deductibile pentru determinarea rezultatului fiscal. Normele metodologice precizeaza ca aceste cheltuieli sunt deductibile indiferent de regimul fiscal aplicabil la nivelul persoanei fizice.
Costurile cu ochelarii prescrisi in urma consultului oftalmologic recomandat de medicul de medicina muncii sunt considerate cheltuieli de sanatate si securitate in munca. Prin urmare, acestea sunt deductibile integral pentru angajator la calculul impozitului pe profit sau pe venitul microintreprinderilor.
Tratamentul pentru angajat
Articolul 76 alineatul (4) litera f) din Codul fiscal stabileste ca nu sunt impozabile, in intelesul impozitului pe venit, urmatoarele: contravaloarea echipamentelor tehnice, a echipamentului individual de protectie si de lucru, a alimentatiei de protectie, a medicamentelor si materialelor igienico-sanitare, a altor drepturi privind sanatatea si securitatea in munca, precum si a uniformelor obligatorii si a drepturilor de echipament, ce se acorda potrivit legislatiei in vigoare.
Normele metodologice precizeaza la punctul 12 alineatul (15) litera b) ca nu sunt venituri impozabile contravaloarea echipamentului individual de protectie cu care este dotat fiecare participant in procesul muncii pentru a fi protejat impotriva factorilor de risc.
In ceea ce priveste contributiile sociale, articolul 142 litera e) din Codul fiscal prevede ca nu se cuprind in baza lunara de calcul al contributiilor de asigurari sociale contravaloarea echipamentelor tehnice, a echipamentului individual de protectie si de lucru si a altor drepturi privind sanatatea si securitatea in munca.
Prin urmare, valoarea ochelarilor decontati de angajator nu constituie venit impozabil pentru salariat si nu se include in baza de calcul pentru contributiile de asigurari sociale, cu conditia respectarii procedurilor legale de decontare.
Modificari fiscale relevante din 2026 (Legea 239/2025)
Legea nr. 239/2025, publicata in Monitorul Oficial nr. 1160 din 15 decembrie 2025, a adus modificari importante la Codul fiscal aplicabile din 2026. In ceea ce priveste decontarea ochelarilor de vedere, prevederile articolului 76 alin. (4) lit. f) raman neschimbate, ochelarii de protectie pentru lucrul la calculator continuand sa fie neimpozabili pentru angajat.
De mentionat ca plafonul maxim pentru calculul CASS la veniturile din activitati independente a crescut de la 60 la 72 de salarii minime brute pe tara, insa aceasta modificare nu afecteaza regimul fiscal al decontarii ochelarilor pentru angajati.
Monografie contabila pentru decontarea ochelarilor de vedere
Inregistrarile contabile difera in functie de modalitatea de achizitie si facturare a ochelarilor.
Varianta 1: Factura emisa pe numele angajatorului si achitata de angajator
Achizitia ochelarilor de protectie pentru salariat:
6458 "Alte cheltuieli privind asigurarile si protectia sociala" = 401 "Furnizori"
sau
6588 "Alte cheltuieli de exploatare" = 401 "Furnizori"
Plata catre furnizor:
401 "Furnizori" = 5121 "Conturi la banci in lei"
sau
401 "Furnizori" = 5311 "Casa in lei"
Daca exista o diferenta intre valoarea ochelarilor si plafonul de decontare stabilit, iar salariatul achita diferenta:
4282 "Alte creante in legatura cu personalul" = 7588 "Alte venituri din exploatare"
5121 "Conturi la banci in lei" = 4282 "Alte creante in legatura cu personalul"
Varianta 2: Factura emisa pe numele salariatului, societatea decontand contravaloarea
In aceasta situatie, salariatul achizitioneaza ochelarii pe cont propriu, iar societatea ii ramburseaza ulterior contravaloarea, integral sau partial.
Inregistrarea cheltuielii si a datoriei fata de salariat:
6458 "Alte cheltuieli privind asigurarile si protectia sociala" = 4281 "Alte datorii in legatura cu personalul"
Plata catre salariat:
4281 "Alte datorii in legatura cu personalul" = 5121 "Conturi la banci in lei"
sau
4281 "Alte datorii in legatura cu personalul" = 5311 "Casa in lei"
Situatii in care decontarea nu respecta conditiile legale
Daca conditiile prevazute de HG 1028/2006 nu sunt indeplinite, respectiv daca ochelarii nu sunt prescrisi in urma examenelor medicale obligatorii sau daca salariatul nu desfasoara activitate la ecran de vizualizare, costul ochelarilor suportat de angajator reprezinta un avantaj in natura pentru salariat.
In acest caz, valoarea ochelarilor se adauga la veniturile salariale ale angajatului, fiind supusa impozitului pe venit si contributiilor sociale obligatorii. Angajatorul are obligatia sa retina si sa vireze aceste sume la bugetul de stat.
Cheltuiala ramane deductibila pentru angajator, dar nu ca si cheltuiala de protectie a muncii, ci ca si cheltuiala salariala.
Riscuri fiscale de evitat
Riscurile nu tin de cuantumul decontat, ci de modul de acordare si de destinatar:
- Daca ochelarii sunt decontati fara justificare medicala sau nu sunt legati de activitatea profesionala, ANAF ar putea considera suma un beneficiu salarial, supus impozitului si contributiilor
- Cheltuiala poate fi reclasificata drept nedeductibila daca nu este legata de scopul activitatii economice
- Daca banii ajung la actionari/asociati sau alte persoane care nu au calitatea de salariati, sumele pot fi incadrate la "venituri din alte surse" si impozitate corespunzator
Frecventa decontarii ochelarilor
Legislatia nu stabileste o frecventa minima sau maxima pentru decontarea ochelarilor de vedere in sectorul privat. Teoretic, angajatorul are obligatia de a asigura dispozitive de corectie ori de cate ori este necesar, conform recomandarilor medicale.
In practica, pentru evitarea abuzurilor si pentru o buna gestionare a bugetului, se recomanda stabilirea prin procedura interna a unor reguli clare privind frecventa decontarilor. Normele pentru sectorul bugetar (HG 64/2025) prevad ca inlocuirea ramelor sau a lentilelor in cazul deteriorarii datorate uzurii normale se poate face nu mai devreme de un an de la data decontarii anterioare.
Societatile private pot adopta reguli similare, adaptate specificului activitatii si nevoilor salariatilor.
Aspecte practice pentru implementarea procedurii de decontare
Pentru a implementa corect procedura de decontare a ochelarilor de vedere, se recomanda parcurgerea urmatorilor pasi:
1. Identificarea salariatilor eligibili: Identificarea salariatilor care desfasoara activitate la ecran de vizualizare pe o durata semnificativa a timpului de lucru. Aceasta informatie trebuie sa se regaseasca in fisa de identificare a factorilor de risc profesional intocmita impreuna cu serviciul de medicina muncii.
2. Programarea examenelor medicale: Includerea in programul de medicina muncii a examenelor periodice ale ochilor si vederii pentru acesti salariati. Medicul de medicina muncii efectueaza screening-ul vizual si, daca este cazul, recomanda consultul oftalmologic.
3. Elaborarea procedurii interne: Elaborarea si aprobarea unei proceduri interne care sa reglementeze procesul de decontare: conditii de eligibilitate, documente necesare, plafon de decontare, frecventa decontarilor.
4. Comunicarea procedurii: Comunicarea procedurii catre toti salariatii vizati, pentru a asigura transparenta si aplicarea unitara a regulilor.
5. Arhivarea documentelor: Pastrarea documentelor justificative in dosarul personal al salariatului sau intr-un dosar separat dedicat masurilor de sanatate si securitate in munca.
Recomandari pentru angajatorii din sectorul privat in 2026
Pentru o implementare corecta a procedurii de decontare a ochelarilor, angajatorii din mediul privat ar trebui sa:
- Stabileasca o procedura interna clara pentru decontarea ochelarilor - cine poate beneficia, in ce conditii, ce documente sunt necesare
- Solicite recomandare medicala (consultatie oftalmologica) si includa documentul in dosarul de SSM al angajatului
- Asigure trasabilitatea cheltuielii - incadrarea contabila corecta, pastrarea tuturor documentelor justificative (facturi, cereri, recomandari medicale)
- Daca aleg sa aplice plafonul de 500 lei, sa il mentioneze explicit in regulamentul intern
- Evite generalizarile de tip "suma forfetara acordata tuturor" - aceste practici pot atrage reincadrarea fiscala
Sinteza legislativa 2026
| Act normativ | Prevederi principale | Aplicabilitate |
|---|---|---|
| HG 1028/2006 | Obligatia angajatorului de a furniza dispozitive de corectie vizuala pentru lucrul la ecran | Toate sectoarele |
| OUG 53/2024 | Introduce plafonul de 500 lei pentru sectorul bugetar | Sector public |
| HG 64/2025 | Norme de aplicare pentru decontare: documente, procedura, frecventa | Sector public |
| Codul fiscal art. 76(4)(f) | Neimpozabilitatea echipamentelor de protectie pentru salariat | Toate sectoarele |
| Codul fiscal art. 142(e) | Excluderea din baza CAS a echipamentelor de protectie | Toate sectoarele |
| Legea 239/2025 | Modificari fiscale 2026 (fara impact asupra decontarii ochelarilor) | Toate sectoarele |
Concluzii privind decontarea ochelarilor de vedere in 2026
Decontarea ochelarilor de vedere pentru salariatii care lucreaza la calculator ramane o obligatie a angajatorului prevazuta de legislatia privind sanatatea si securitatea in munca. Respectarea conditiilor legale este esentiala atat pentru protectia efectiva a salariatilor, cat si pentru incadrarea corecta din punct de vedere fiscal a acestor cheltuieli.
Principalele noutati aduse de HG 64/2025 vizeaza sectorul bugetar, unde s-a oficializat plafonul de 500 lei/persoana si s-a stabilit procedura detaliata de decontare. Pentru sectorul privat, angajatorii continua sa beneficieze de flexibilitate in stabilirea propriilor plafoane, cu conditia respectarii cerintelor de documentare si justificare.
Angajatorii trebuie sa se asigure ca procedura de decontare este fundamentata pe recomandari medicale valide si ca sunt pastrate toate documentele justificative necesare. Numai in aceste conditii cheltuielile sunt deductibile integral pentru angajator, iar valoarea decontata nu constituie venit impozabil pentru salariat.
Pentru societatile care doresc sa implementeze sau sa imbunatateasca procedura de decontare a ochelarilor de vedere, se recomanda consultarea unui specialist in sanatate si securitate in munca si, eventual, a unui consultant fiscal pentru clarificarea aspectelor specifice activitatii proprii.