Daca iti deschizi PFA si vrei sa declari adresa de acasa, de la parinti sau dintr-un spatiu folosit gratuit, probabil ai ajuns la intrebarea: ai nevoie de contract de comodat sediu PFA?
Raspunsul scurt este acesta: ONRC iti cere dovada dreptului de folosinta asupra sediului profesional. Contractul de comodat este una dintre variante si se potriveste cand proprietarul iti permite sa folosesti spatiul gratuit.
La PFA vorbim despre sediu profesional, nu sediu social
In limbajul de zi cu zi, multi spun "sediu social PFA". Termenul folosit de ONRC si de OUG 44/2008 este insa "sediu profesional". Asta este adresa declarata pentru PFA, iar cererea de inregistrare se depune la oficiul registrului comertului din raza acestui sediu.
Diferenta de termen conteaza mai ales cand pregatesti dosarul. Pentru PFA, ONRC iti cere dovada folosintei asupra sediului profesional, nu un document numit obligatoriu "contract de comodat".
Ce acte pot dovedi sediul profesional PFA
ONRC accepta un inscris care arata ca ai dreptul sa folosesti adresa declarata. In practica, documentul poate fi unul dintre acestea:
- contract de comodat, daca folosesti gratuit spatiul altcuiva;
- contract de inchiriere, daca platesti chirie pentru spatiu;
- contract de vanzare cumparare sau alt act de proprietate, daca imobilul este al tau;
- certificat de mostenitor, daca dreptul tau vine dintr-o mostenire;
- declaratie de luare in spatiu sau alt act juridic care iti da folosinta asupra adresei.
Documentul se depune, de regula, in copie certificata pentru conformitate cu originalul de catre titular. Registratorul poate cere acte suplimentare daca situatia juridica a imobilului nu este clara.
Cand ai nevoie de contract de comodat sediu PFA
Ai nevoie de comodat cand nu esti proprietar, nu platesti chirie si primesti dreptul de a folosi spatiul gratuit. Cele mai intalnite situatii sunt acestea:
- iti declari PFA la apartamentul parintilor;
- folosesti locuinta sotului, sotiei sau partenerului;
- un prieten sau o ruda iti pune la dispozitie o camera sau o adresa pentru sediu;
- proprietarul iti permite folosinta fara chirie, dar vrea sa ramana clar ca nu este inchiriere.
Comodatul este un imprumut de folosinta gratuit. Proprietarul, numit comodant, iti permite sa folosesti bunul, iar tu, ca titular PFA si comodatar, ai obligatia sa il folosesti potrivit contractului si sa il restitui la final.
Ce trebuie sa contina contractul de comodat
Un contract de comodat pentru sediu PFA trebuie sa fie suficient de clar pentru ONRC si util pentru tine dupa inregistrare. Include cel putin:
- datele proprietarului si ale titularului PFA;
- adresa completa a imobilului folosit ca sediu profesional;
- temeiul dreptului proprietarului asupra imobilului, de exemplu actul de proprietate;
- durata pentru care se acorda folosinta;
- destinatia spatiului, adica sediu profesional PFA;
- daca se desfasoara sau nu activitate economica la adresa;
- cine suporta utilitatile, intretinerea si eventualele cheltuieli curente;
- suprafata sau camera folosita, daca vrei sa justifici cheltuieli legate de sediu;
- semnaturile partilor.
Pentru inregistrarea la ONRC, in multe cazuri se foloseste un contract sub semnatura privata. Daca exista coproprietari, uzufruct, ipoteca sau alte restrictii, verifica inainte ce semnaturi si acorduri sunt necesare.
Sediu PFA in apartament: cand iti trebuie acordul asociatiei
Daca sediul profesional este intr-un apartament de bloc, regula practica se imparte in doua situatii.
Daca nu desfasori activitate economica la adresa, ONRC indica depunerea unei declaratii pe propria raspundere. In acest caz, nu sunt necesare formalitatile de la art. 40 alin. (1) din Legea 196/2018 privind avizul comitetului executiv si acordul vecinilor direct afectati.
Daca desfasori activitate economica in apartament, poate fi nevoie de avizul scris al comitetului executiv al asociatiei si de acordul scris al proprietarilor direct afectati. Aici conteaza ce faci efectiv la adresa: lucrezi singur la laptop, primesti clienti, ai marfa, ai angajati sau modifici folosinta spatiului.
Daca nu lucrezi efectiv la sediu
Multe PFA folosesc sediul profesional doar ca adresa oficiala si lucreaza la clienti, online, in deplasare sau in alte locuri. In aceasta situatie, documentele trebuie sa reflecte realitatea: sediul exista, dar nu se desfasoara activitate economica acolo.
Asta te poate scuti de acordul asociatiei in cazul unui apartament, dar nu inseamna ca nu mai ai nevoie de dovada folosintei. Tot trebuie sa ai un act pentru sediu: comodat, proprietate, inchiriere sau alt document acceptat.
Comodat, inchiriere sau act de proprietate
Daca spatiul este al tau, actul de proprietate poate fi suficient pentru dovada sediului. Nu faci comodat cu tine insuti doar ca sa existe un contract separat.
Daca platesti chirie, vorbim despre inchiriere, nu despre comodat. Pentru proprietarul persoana fizica, chiria poate insemna venit din cedarea folosintei bunurilor, iar ANAF are formularul C168 pentru inregistrarea contractelor de locatiune.
Daca folosesti spatiul gratuit, comodatul este varianta logica. El arata ca proprietarul iti permite folosinta, fara chirie si fara sa transforme relatia intr-o locatiune.
Utilitati si cheltuieli deductibile
Daca PFA este in sistem real, ANAF explica venitul net ca diferenta dintre venitul brut si cheltuielile deductibile efectuate in scopul realizarii veniturilor. De aici apare intrebarea: poti deduce utilitati pentru sediul de acasa?
In practica, discutia are sens doar daca activitatea se desfasoara efectiv la adresa si daca documentele arata o legatura clara cu PFA. Este util sa ai in contract suprafata folosita, procentul aferent si cine suporta utilitatile. Altfel, cheltuiala este greu de justificat.
Daca esti la norma de venit, cheltuielile concrete cu sediul si utilitatile nu reduc individual venitul net, pentru ca venitul se stabileste pe baza normei, nu pe baza cheltuielilor reale.
Mai exista un aspect important: impozitul local pe cladire. Daca se desfasoara activitate economica acasa si se deduc cheltuieli, primaria poate trata imobilul ca avand destinatie mixta, in functie de situatia concreta. Verifica la directia locala de taxe inainte sa folosesti deduceri pentru utilitati.
Pasii practici pentru dosarul ONRC
- Stabileste adresa sediului profesional si verifica cine are dreptul asupra imobilului.
- Alege documentul potrivit: act de proprietate, comodat, inchiriere sau alt inscris de folosinta.
- Daca sediul este in apartament, clarifica daca se desfasoara activitate economica la adresa.
- Pregateste declaratia tip privind conditiile de functionare pentru sediu, puncte de lucru sau activitati la terti, dupa caz.
- Include in dosar cererea de inregistrare, anexa fiscala, rezervarea denumirii, actul de identitate si dovada sediului.
- Depune cererea la ORCT, personal, prin imputernicit, prin posta, curier sau electronic cu semnatura electronica calificata.
ONRC mentioneaza ca cererea de inregistrare PFA se solutioneaza de registrator pe baza de inscrisuri in termen de o zi lucratoare de la inregistrarea cererii, daca dosarul este complet.
Greseli frecvente
Crezi ca un contract de comodat este obligatoriu mereu. Nu este. Obligatorie este dovada folosintei sediului profesional.
Spui ca nu ai activitate la sediu, dar deduci utilitati pentru activitatea de acasa. Cele doua pozitii trebuie aliniate. Daca lucrezi efectiv acolo, documentele, cheltuielile si situatia la asociatie sau primarie trebuie analizate impreuna.
Confunzi comodatul cu inchirierea. Comodatul este gratuit. Daca exista chirie, discutia trece in zona contractului de locatiune si a obligatiilor fiscale ale proprietarului.
Nu verifici coproprietarii. Daca imobilul are mai multi proprietari, este posibil sa fie nevoie de acordul tuturor sau de o verificare suplimentara a dreptului de folosinta.
Raspunsuri scurte
Trebuie notar pentru contractul de comodat? In multe dosare ONRC se foloseste forma sub semnatura privata. Forma autentica sau data certa poate conta in situatii juridice mai sensibile, dar nu este regula de baza pentru fiecare PFA.
Se inregistreaza comodatul la ANAF? Contractul de comodat este gratuit si nu este contract de locatiune. Inregistrarea ANAF prin C168 vizeaza contractele de locatiune.
Daca sunt proprietar, mai fac comodat? De regula, nu. Folosesti actul care dovedeste proprietatea sau dreptul tau de folosinta.
Daca lucrez la clienti, ce declar la sediu? Declari sediul profesional si, dupa caz, activitatea la terti in declaratia tip ONRC. Important este ca declaratia sa corespunda modului real in care lucrezi.
Checklist inainte sa depui dosarul
- Ai ales corect documentul pentru sediu: comodat, proprietate, inchiriere sau alt inscris.
- Adresa din contract este identica cu adresa declarata la ONRC.
- Contractul mentioneaza folosirea spatiului ca sediu profesional PFA.
- Ai stabilit daca se desfasoara sau nu activitate economica la sediu.
- Pentru apartament, ai verificat declaratia fara activitate sau acordurile necesare.
- Daca vrei sa deduci utilitati, ai discutat suprafata, procentul si efectul asupra impozitului local.
Ideea principala este simpla: pentru PFA ai nevoie de un sediu profesional declarat si de un act care arata ca il poti folosi. Contractul de comodat pentru sediu PFA este solutia potrivita cand folosesti gratuit spatiul altcuiva, dar nu este singura dovada acceptata.