Termenul de plată trecut pe factură îți influențează direct încasările și fluxul de numerar. Mulți antreprenori acceptă termeni "cum se obișnuiește", fără să știe ce permite legea și care sunt limitele rezonabile.
Ce este termenul de plată
Termenul de plată e perioada în care clientul trebuie să achite suma de pe factură. Se calculează de la un anumit moment: data emiterii, data primirii facturii sau data recepției bunurilor.
În România, termenul de plată e reglementat de:
- Legea 72/2013 privind măsurile pentru combaterea întârzierii în executarea obligațiilor de plată
- Codul fiscal și Codul de procedură fiscală pentru dobânzi și penalități
Unde se aplică
- Relații B2B (între profesioniști: PFA, SRL, întreprinderi)
- Relații dintre firme și autorități publice
- Relații cu clienți persoane fizice (dacă e prevăzut contractual)
De ce contează
Fluxul de numerar: Un termen prea lung înseamnă bani care ajung târziu, în timp ce cheltuielile curente (salarii, chirie, taxe) nu pot fi amânate.
Planificare financiară: Când știi când vei încasa, poți programa plăți, investiții sau achiziții.
Relația cu partenerii: Termene clare și respectate cresc încrederea între părți.
Riscuri dacă ignori termenul
- Acceptarea unor termene excesiv de lungi (90-120 zile) fără justificare
- Clauze contractuale abuzive când ești furnizor mic
- Întârzieri sistematice fără dobânzi sau penalități
Cum funcționează
Termenul legal (când nu e prevăzut altfel)
Conform Legii 72/2013:
Între profesioniști (B2B): Termenul legal e 30 de zile calendaristice, calculate de la:
- Data primirii facturii, sau
- Data recepției bunurilor/serviciilor, sau
- Finalizarea procedurii de recepție (maxim 30 de zile)
Între autorități publice și profesioniști: Tot 30 de zile, cu derogări limitate în sectoare specifice (sănătate).
Termenul contractual între profesioniști
Părțile pot stabili un alt termen decât cel legal.
Regula din Legea 72/2013:
- Termenul nu poate fi mai mare de 60 de zile calendaristice
- Excepție: se poate stabili termen mai mare doar dacă:
- E expres prevăzut în contract
- E obiectiv justificat prin natura contractului
- Clauza nu e abuzivă pentru creditor
În practică, se întâlnesc termene de 15, 30, 45 sau 60 de zile.
Dobânzi și penalități pentru întârziere
Dacă termenul e depășit:
- Creditorul are dreptul la dobândă legală penalizatoare fără notificare prealabilă
- Contractual se pot stabili penalități de întârziere (ex: 0,1-0,5% pe zi)
- Pentru obligații către stat, Codul de procedură fiscală prevede dobânzi și penalități specifice
Bune practici
Discută termenul din faza de ofertare. Clarifică și acceptă termenul înainte de a începe colaborarea.
Corelează termenul cu tipul de serviciu. Pentru proiecte scurte sau cu costuri mari în avans, preferă avansuri sau plăți eșalonate.
Clauze clare în contract. Termenul de plată, data de la care se calculează, condițiile de recepție și penalitățile — toate trebuie trecute clar.
Monitorizează scadențele. Facturile trebuie urmărite sistematic, nu din memorie.
Aplică penalitățile. Dacă nu le aplici niciodată, partenerii se obișnuiesc să întârzie.
Greșeli frecvente
Lipsa unui termen clar
Mulți emit facturi fără termen de plată definit în contract. Rezultatul: neînțelegeri și dificultăți la recuperare.
Soluție: Include întotdeauna un termen clar (număr de zile sau dată) și menționează-l în contract.
Termene prea lungi fără analiză
În fața unui client mare, mulți acceptă 90-120 zile fără să calculeze impactul asupra cash flow-ului.
Soluție: Verifică limitele din Legea 72/2013. Termen peste 60 de zile ar trebui să fie excepție, nu regulă.
Confuzie între data emiterii și scadență
Unii nu știu de când se calculează cele 30 de zile: de la emitere, de la recepție, de la semnarea procesului-verbal.
Soluție: Definește explicit în contract: "30 de zile de la data emiterii facturii".
Nemonitorizarea facturilor scadente
Fără sistem de urmărire, facturile rămân neîncasate luni întregi.
Soluție: Folosește un tabel, CRM sau platformă de facturare care arată facturile scadente sau întârziate.
Neaplicarea dobânzilor
De teamă să nu piardă clientul, mulți nu aplică niciodată dobânzile prevăzute.
Soluție: Stabilește penalități rezonabile și aplică-le consecvent, măcar pentru întârzierile mari sau repetate.
Cum alegi o soluție
Gestionarea termenelor înseamnă:
- Emitere de facturi corecte cu termeni clari
- Evidența scadențelor
- Urmărirea încasărilor și întârzierilor
- Comunicare ușoară cu clienții (notificări, remindere)
Criterii când alegi:
- Setare ușoară a termenului (în zile sau dată)
- Flexibilitate (termene diferite pentru clienți diferiți)
- Monitorizare automată (listă de facturi scadente, notificări)
- Acces pentru contabil
Soluțiile improvizate (Excel, tabele pe hârtie) funcționează la început, dar devin greu de gestionat pe măsură ce crește numărul de clienți și facturi.
O platformă de facturare precum incasez.ro permite setarea termenelor de plată, trimiterea facturilor rapid și urmărirea automată a încasărilor. Integrarea cu e-Factura și accesul pentru contabili simplifică partea administrativă.
Concluzie
Termenul de plată nu e un detaliu birocratic. E esențial pentru sănătatea financiară a oricărui freelancer, PFA sau SRL.
De reținut:
- Termen legal: 30 de zile
- Limită între profesioniști: 60 de zile (cu excepții justificate)
- Clauze clare în contracte
- Monitorizare atentă a scadențelor
Cu o abordare organizată și un sistem potrivit de facturare, termenul de plată devine un aliat, nu o sursă de stres.