Introducere
Ai un apartament cumparat pe firma si te intrebi daca il poti inchiria altei societati? Raspunsul scurt este: da, se poate. Dar nu inainte de a bifa cateva cerinte legale si fiscale pe care multi antreprenori le ignora sau le descopera prea tarziu, uneori chiar in timpul unui control ANAF.
In acest ghid iti explicam pas cu pas ce trebuie sa faci pentru a inchiria legal un apartament aflat in patrimoniul firmei tale catre o alta persoana juridica. Vom acoperi codul CAEN necesar, contractul de inchiriere, regimul TVA (scutire sau taxare), impozitul pe profit, impozitul pe cladiri si regulile privind preturile de transfer intre firme afiliate.
La final, vei gasi un exemplu practic cu cifre concrete si o sectiune de intrebari frecvente care raspunde celor mai cautate nelamuriri ale antreprenorilor romani pe aceasta tema.
Codul CAEN 6820: prima conditie obligatorie
Ce este CAEN 6820 si de ce ai nevoie de el
Codul CAEN 6820, denumit oficial "Inchirierea si subinchirierea bunurilor imobiliare proprii sau inchiriate", acopera activitatea de inchiriere a oricarui tip de imobil: apartamente, case, birouri, spatii comerciale sau terenuri.
Daca firma ta doreste sa inchirieze un apartament din patrimoniul propriu, trebuie sa aiba codul CAEN 6820 declarat la Registrul Comertului. Poate fi cod CAEN principal (daca aceasta este activitatea de baza) sau secundar (daca firma are si alte activitati).
Desfasurarea activitatii de inchiriere fara acest cod CAEN poate atrage sanctiuni si poate genera probleme la un eventual control fiscal.
Cum adaugi CAEN 6820 daca nu il ai
Procedura este simpla si presupune urmatorii pasi:
- Redactarea Deciziei asociatului unic sau a Hotararii AGA privind completarea obiectului de activitate
- Actualizarea actului constitutiv al societatii
- Depunerea cererii de mentiuni la Registrul Comertului (ONRC), cu taxele aferente de aproximativ 45-90 RON
- Declararea la ANAF prin formularul 010 sau 700, daca este cazul
De asemenea, daca apartamentul se afla la o alta adresa decat sediul social al firmei, acesta poate fi considerat punct de lucru si trebuie declarat atat la ONRC, cat si la ANAF.
Contractul de inchiriere intre doua firme
Forma si elementele esentiale
Contractul de inchiriere (locatiune) intre doua persoane juridice trebuie sa fie in forma scrisa. Nu este obligatorie forma notariala, dar este recomandat sa contina toate elementele esentiale pentru a evita probleme ulterioare.
Iata ce trebuie sa includa contractul:
- Datele partilor contractante: denumirea firmelor, CUI, numar de inregistrare la ONRC, sediul social, numele reprezentantilor legali
- Descrierea imobilului: adresa completa, suprafata, numarul din cartea funciara
- Destinatia spatiului: sediu social, birou, locuinta de serviciu pentru angajati etc.
- Pretul chiriei: suma lunara, in lei sau valuta, cu sau fara TVA
- Modalitatea de plata: transfer bancar, termen de plata (de exemplu, pana pe data de 5 a lunii)
- Durata contractului: determinata sau nedeterminata
- Obligatiile partilor: intretinere, reparatii, asigurare, utilitati
- Clauza de reziliere: conditii de incetare, termen de preaviz
- Garantia (cautiunea): suma si conditiile de restituire
Inregistrarea contractului
Un lucru important de retinut: nu este obligatorie inregistrarea la ANAF a contractului de inchiriere intre doua persoane juridice. Aceasta obligatie exista doar pentru contractele in care proprietarul este persoana fizica.
Contractul trebuie insa pastrat in evidenta contabila a ambelor societati ca document justificativ.
Refacturarea utilitatilor
In practica, utilitatile (curent, gaz, apa, internet, intretinere) pot fi gestionate in doua moduri:
- Incluse in chirie: se stabileste o suma fixa lunara care acopera totul
- Refacturate separat: firma proprietara primeste facturile de la furnizori si le refactureaza chiriasului, cu TVA corespunzator fiecarui tip de utilitate
TVA la inchirierea apartamentului: scutire sau taxare?
Regula generala: scutire fara drept de deducere
Conform art. 292 alin. (2) lit. e) din Codul fiscal, inchirierea de bunuri imobile este o operatiune scutita de TVA fara drept de deducere.
In practica, asta inseamna ca:
- Firma proprietara nu colecteaza TVA pe factura de chirie
- Firma proprietara nu poate deduce TVA-ul aferent achizitiei apartamentului sau cheltuielilor de intretinere
- Firma chiriasa primeste o factura fara TVA
Optiunea de taxare: cand merita
Conform art. 292 alin. (3) din Codul fiscal, firma proprietara poate opta pentru taxarea operatiunii, adica sa aplice TVA la chirie.
Aceasta optiune este avantajoasa in special cand apartamentul a fost cumparat cu TVA si firma doreste sa si recupereze taxa platita. Optiunea se manifesta prin colectarea TVA pe factura, fara a fi necesara o cerere formala catre ANAF.
Conditii pentru optiunea de taxare:
- Firma trebuie sa fie inregistrata in scopuri de TVA (conform art. 316 din Codul fiscal)
- Optiunea se aplica pe operatiune si poate fi diferita pentru fiecare imobil
Cota de TVA aplicabila: In cazul inchirierii, se aplica cota standard de 19%. Nu exista cota redusa pentru serviciile de inchiriere, nici macar pentru apartamente cu destinatie rezidentiala.
Atentie la ajustarea TVA
Daca firma a dedus TVA la achizitia apartamentului si apoi il inchiriaza aplicand scutirea de TVA (fara taxare), trebuie sa ajusteze TVA-ul dedus. Perioada de ajustare este de 20 de ani pentru bunuri imobile, iar ajustarea se face proportional cu numarul de ani ramasi.
De aceea, multi specialisti recomanda optarea pentru taxare la inchiriere, daca TVA a fost dedus la cumpararea imobilului.
Comparatie: scutire TVA versus taxare
| Aspect | Scutire TVA (implicit) | Optiune de taxare (19%) |
|---|---|---|
| TVA pe factura de chirie | Nu se colecteaza | Se colecteaza 19% |
| Deducere TVA achizitie imobil | Nu se poate deduce | Se poate deduce |
| Deducere TVA cheltuieli imobil | Nu se poate deduce | Se poate deduce |
| Ajustare TVA | Necesara daca s-a dedus initial | Nu este necesara |
| Pret chirie pentru chirias | Mai mic (fara TVA) | Mai mare cu 19% |
| Recomandat cand | Imobilul a fost cumparat fara TVA | Imobilul a fost cumparat cu TVA |
Impozitul pe profit din veniturile din chirii
Firma platitoare de impozit pe profit
Veniturile din chirii obtinute de firma proprietara sunt venituri impozabile. Pentru firmele platitoare de impozit pe profit, cota este de 16% din profitul net.
Cheltuielile aferente imobilului inchiriat sunt deductibile fiscal:
| Cheltuiala | Deductibilitate | Observatii |
|---|---|---|
| Amortizarea imobilului | Integral deductibila | Durata normala: 40-60 de ani |
| Impozit pe cladire | Integral deductibila | Impozit local, platit anual sau trimestrial |
| Asigurare imobil | Integral deductibila | Atat obligatorie, cat si facultativa |
| Reparatii curente | Integral deductibila | Daca sunt in sarcina proprietarului |
| Utilitati nerefacturate | Integral deductibila | Daca raman in sarcina proprietarului |
| Cheltuieli amenajare | Integral deductibila | Se amortizeaza pe durata contractului |
| Dobanzi credit achizitie | Integral deductibila | Daca imobilul a fost cumparat pe credit |
Firma microintreprindere
Pentru microintreprinderi, veniturile din chirii se includ in baza de calcul a impozitului pe veniturile microintreprinderilor. Cota este de 1% (cu cel putin un angajat) sau 3% (fara angajati) din veniturile totale.
Un aspect important: la microintreprinderi, cheltuielile cu amortizarea nu se deduc, deoarece impozitul se calculeaza pe venituri, nu pe profit.
Atentie (2026): Regimul microintreprinderilor a suferit modificari semnificative. Verificati conditiile de eligibilitate in vigoare: plafonul cifrei de afaceri, ponderea veniturilor din anumite activitati in total venituri si alte criterii specifice.
Impozitul pe cladiri: diferenta uriasa intre rezidential si nerezidential
Un aspect pe care multi antreprenori il subestimeaza este impozitul pe cladiri. Diferenta dintre cota pentru imobile rezidentiale si cea pentru imobile nerezidentiale poate fi foarte mare.
| Tip cladire | Cota impozit | Baza de calcul |
|---|---|---|
| Rezidentiala (persoana juridica) | 0,08% - 0,2% | Valoarea impozabila |
| Nerezidentiala (persoana juridica) | 0,2% - 1,3% | Valoarea din raportul de evaluare |
Daca apartamentul este folosit ca birou sau sediu social de firma chiriasa, autoritatile locale pot incadra cladirea ca nerezidentiala. In acest caz, impozitul pe cladire creste semnificativ, putand ajunge de 5 pana la 7 ori mai mare fata de varianta rezidentiala.
In cazul in care apartamentul este folosit partial rezidential si partial nerezidential, impozitul se calculeaza proportional cu suprafetele alocate fiecarui tip de utilizare.
Sfat practic: Daca firma chiriasa doreste sa foloseasca apartamentul ca locuinta de serviciu pentru angajati (fara schimbarea destinatiei), impozitul pe cladire ramane la cota rezidentiala. Aceasta poate fi o solutie avantajoasa din punct de vedere fiscal.
Preturi de transfer: reguli pentru firme afiliate
Daca cele doua firme (proprietar si chirias) sunt parti afiliate, adica au acelasi asociat, sunt firme din acelasi grup sau exista legaturi intre asociati si membrii familiei acestora, chiria trebuie stabilita la pretul de piata.
Conform art. 11 din Codul fiscal, ANAF poate ajusta pretul chiriei daca acesta este:
- Sub pretul de piata: firma proprietara declara venituri mai mici decat ar trebui
- Peste pretul de piata: firma chiriasa deduce cheltuieli nejustificat de mari
Pentru a evita probleme, este recomandat sa obtineti un raport de evaluare sau un studiu de piata care sa justifice nivelul chiriei practicate. Acest document va fi util in cazul unui control ANAF si va demonstra ca tranzactia respecta principiul valorii de piata (arm's length principle).
Exemplu practic: SRL Florescu Imobiliare
Sa luam un caz concret. Mihai Florescu detine doua firme: Florescu Imobiliare SRL (proprietara apartamentului) si Florescu Consulting SRL (firma care are nevoie de spatiu pentru birouri). Ambele firme sunt platitoare de impozit pe profit si inregistrate in scopuri de TVA.
Datele tranzactiei
- Apartament cu 3 camere in Cluj-Napoca, suprafata 75 mp
- Valoarea de achizitie: 450.000 lei (cumparat cu TVA de 19%)
- Chiria lunara stabilita: 3.500 lei + TVA (pretul de piata conform evaluarii)
- Florescu Imobiliare SRL opteaza pentru taxare (colectare TVA pe chirie)
Calculul lunar al chiriei
| Element | Suma (lei) |
|---|---|
| Chirie neta (baza impozabila) | 3.500 |
| TVA colectat (19%) | 665 |
| Total factura lunara | 4.165 |
Calculul anual al profitului din inchiriere (la Florescu Imobiliare SRL)
| Element | Suma anuala (lei) |
|---|---|
| Venituri din chirii (12 luni x 3.500 lei) | 42.000 |
| Amortizare anuala (450.000 lei / 50 ani) | 9.000 |
| Impozit pe cladire (estimat, cota nerezidential) | 3.600 |
| Asigurare imobil | 800 |
| Reparatii si intretinere | 2.000 |
| Total cheltuieli deductibile | 15.400 |
| Profit impozabil din inchiriere | 26.600 |
| Impozit pe profit (16%) | 4.256 |
Florescu Imobiliare SRL ramane cu un profit net din inchiriere de 22.344 lei pe an, dupa impozitare.
De ce a ales Mihai optiunea de taxare?
Deoarece apartamentul a fost cumparat cu TVA (85.500 lei TVA la achizitie), optiunea de taxare ii permite firmei sa isi pastreze dreptul de deducere a TVA-ului. Daca ar fi ales scutirea, ar fi trebuit sa ajusteze TVA-ul pe o perioada de 20 de ani, ceea ce ar fi generat un cost suplimentar de aproximativ 4.275 lei pe an.
Aspectul preturilor de transfer
Deoarece Mihai este asociat in ambele firme, acestea sunt considerate parti afiliate. Chiria de 3.500 lei/luna pentru un apartament de 75 mp in Cluj-Napoca este in linie cu pretul pietei (46,7 lei/mp), conform unui studiu de piata realizat de un evaluator autorizat. Acest document protejeaza ambele firme in cazul unui control ANAF.
Documente necesare pentru inchiriere
Iata lista de documente pe care trebuie sa le pregatesti:
- Contract de inchiriere semnat de ambele parti
- Factura lunara de chirie emisa prin e-Factura (obligatoriu intre persoane juridice din Romania)
- Extras de carte funciara (pentru a demonstra proprietatea)
- Proces verbal de predare-primire a imobilului
- Raport de evaluare sau studiu de piata (recomandat, obligatoriu intre parti afiliate)
- Polita de asigurare a imobilului
- Acordul asociatiei de proprietari (daca se schimba destinatia spatiului)
Destinatia apartamentului: un detaliu care conteaza
Daca apartamentul este inregistrat in cartea funciara ca imobil cu destinatie de locuinta, iar firma chiriasa doreste sa il foloseasca drept sediu social sau spatiu de birouri, pot fi necesare:
- Acordul asociatiei de proprietari pentru schimbarea destinatiei spatiului
- Autorizatie de la primarie pentru trecerea de la locuinta la spatiu comercial sau birouri
- Verificarea regulamentului de urbanism local, care poate restrictiona anumite activitati in cladiri rezidentiale
Daca apartamentul este folosit ca locuinta de serviciu pentru angajatii firmei chiriase, nu este necesara schimbarea destinatiei. Aceasta este o solutie folosita frecvent in practica.
Intrebari frecvente (FAQ)
Pot inchiria apartamentul firmei mele catre o alta firma fara CAEN 6820?
Nu. Activitatea de inchiriere imobiliara trebuie acoperita de codul CAEN 6820. Daca firma nu are acest cod declarat, trebuie adaugat la Registrul Comertului inainte de a incepe activitatea. Desfasurarea de activitati fara cod CAEN declarat poate atrage sanctiuni.
Trebuie sa aplic TVA pe chiria facturata catre cealalta firma?
In mod implicit, inchirierea de imobile este scutita de TVA. Firma proprietara poate insa opta pentru taxare (aplicarea TVA de 19%), daca este platitoare de TVA. Aceasta optiune este avantajoasa mai ales daca firma a dedus TVA-ul la achizitia imobilului.
Ce se intampla daca inchiriez apartamentul firmei asociatului meu?
Daca firma chiriasa este o parte afiliata (acelasi asociat, membri de familie etc.), chiria trebuie stabilita la pretul de piata. ANAF poate contesta pretul si recalcula impozitele daca chiria este semnificativ sub sau peste nivelul pietei. Se recomanda un raport de evaluare sau studiu de piata.
Firma mea este microintreprindere. Pot inchiria apartamentul?
Da, insa trebuie verificat daca veniturile din inchiriere nu afecteaza eligibilitatea pentru regimul micro. De asemenea, la microintreprinderi cheltuielile cu amortizarea nu se deduc, impozitul calculandu-se pe venituri, nu pe profit.
Ce se intampla cu TVA-ul dedus la achizitia apartamentului daca il inchiriez fara TVA?
Daca firma a dedus TVA la achizitia apartamentului si apoi il inchiriaza aplicand scutirea de TVA, trebuie sa ajusteze TVA-ul dedus. Perioada de ajustare este de 20 de ani, iar ajustarea se face proportional cu numarul de ani ramasi. De aceea, multi specialisti recomanda optarea pentru taxare la inchiriere.
Pot inchiria apartamentul pe firma la un pret mai mic decat piata?
Tehnic da, dar exista riscuri fiscale. ANAF poate reconsidera pretul la nivelul pietei si poate aplica impozite suplimentare si dobanzi. Daca chiria este sub pretul pietei si partile sunt afiliate, se considera transfer de valoare intre parti afiliate, ceea ce atrage atentia autoritatilor fiscale.
Trebuie sa inregistrez contractul de inchiriere la ANAF?
Nu, pentru contractele de inchiriere intre doua persoane juridice nu exista obligatia inregistrarii la ANAF. Aceasta obligatie se aplica doar contractelor in care proprietarul este persoana fizica.
Riscuri de evitat
Inainte de a finaliza, iata o lista scurta de greseli frecvente pe care trebuie sa le eviti:
- Lipsa codului CAEN 6820: risc de amenda si activitate considerata nedeclarata
- Chiria sub pretul de piata intre firme afiliate: ANAF poate ajusta veniturile si aplica impozite suplimentare cu dobanzi
- Neajustarea TVA: daca ai dedus TVA la achizitie si inchiriezi fara TVA, poti genera costuri mari pe 20 de ani
- Nefacturarea prin e-Factura: facturile de chirie intre persoane juridice trebuie emise obligatoriu prin sistemul e-Factura
- Lipsa documentelor justificative: fara contract, facturi, extras CF si raport de evaluare, cheltuielile pot fi considerate nedeductibile
Concluzie
Inchirierea unui apartament detinut de firma catre o alta persoana juridica este o operatiune perfect legala si frecvent intalnita in practica. Conditia de baza este sa respecti cerintele formale: codul CAEN 6820, contractul scris, facturarea corecta prin e-Factura si alegerea regimului TVA potrivit.
Daca apartamentul a fost cumparat cu TVA, optiunea de taxare la inchiriere este de obicei cea mai buna alegere. Daca firmele sunt afiliate, nu uita sa justifici pretul chiriei printr-un raport de evaluare. Si nu subestima impactul impozitului pe cladiri: trecerea de la destinatie rezidentiala la nerezidentiala poate duce la o crestere de pana la 7 ori a impozitului local.
Cu o planificare atenta si documentele in ordine, inchirierea apartamentului pe firma poate fi o sursa stabila si profitabila de venituri pentru societatea ta.