De ce apar aceste greseli
Facturarea pare simpla: vinzi ceva, emiti factura, incasezi banii. In practica, lucrurile se complica. Un client care nu vrea factura, o vanzare pe cash care "merge si fara", o confuzie intre bonul fiscal si factura — si ajungi sa iti asumi riscuri pe care nici nu le cunosteai.
Nu e vorba de incompetenta. Multe dintre greselile de mai jos le fac si firme cu experienta. Problema e ca legislatia fiscala s-a schimbat masiv in ultimii doi ani — e-Factura obligatorie din 2024, extinderea la B2C din 2025, sanctiuni noi prin Legea 126/2024. Ce mergea acum trei ani nu mai merge azi.
Iata cele 7 greseli pe care le vad cel mai des si ce poti face concret ca sa le eviti.
Greseala 1: "Clientul nu vrea factura, deci nu emit"
Ce fac multi: Clientul — de obicei persoana fizica — spune ca nu are nevoie de factura. Antreprenorul accepta si nu emite nimic. Sau emite doar un bon fiscal si considera ca e suficient.
De ce e gresit: Obligatia de facturare este a ta, nu a clientului. Conform art. 319 alin. (6) din Codul Fiscal, persoana impozabila trebuie sa emita factura pentru toate livrarile de bunuri si prestarile de servicii efectuate. Faptul ca beneficiarul nu solicita factura nu te scuteste de aceasta obligatie.
In relatiile B2B (firma catre firma), factura prin sistemul RO e-Factura este obligatorie din 1 ianuarie 2024. Daca nu o transmiti, risti amenzi intre 1.000 si 10.000 lei. In plus, clientul tau risca o penalizare de 15% din valoarea facturii daca primeste o factura fara e-Factura.
Ce sa faci in schimb: Emite factura pentru fiecare tranzactie, indiferent daca ti se cere sau nu. Pentru vanzarile cu amanuntul catre persoane fizice, bonul fiscal poate fi suficient — dar factura se emite oricand la cerere. Regula simpla: cand ai dubii, emite factura.
Exemplu: Un SRL care vinde mobilier livreaza o comanda de 8.000 lei catre o persoana fizica, doar cu bon fiscal. La un control ANAF, se constata ca vanzarea nu apare in e-Factura si ca exista neconcordante intre stocuri si venituri declarate. Rezultat: amenda 5.000 lei si verificare aprofundata a tuturor tranzactiilor din ultimele 6 luni.
Greseala 2: "Sunt microintreprindere, regulile sunt mai relaxate"
Ce fac multi: Unii antreprenori cred ca statutul de microintreprindere vine cu un set simplificat de reguli, inclusiv la facturare. "Sunt micro, nu dau factura sub 500 lei" sau "La micro nu conteaza, oricum nu deduc TVA."
De ce e gresit: Regimul de microintreprindere afecteaza modul in care calculezi impozitul pe venit (1% sau 3% pe venituri), dar nu te scuteste de nicio obligatie de facturare. Art. 319 din Codul Fiscal se aplica identic oricarei persoane impozabile — micro, platitor de impozit pe profit sau PFA.
Iar daca esti platitor de TVA si micro, obligatiile se cumuleaza. E-Factura, termenele de emitere, continutul obligatoriu al facturii — toate raman in vigoare.
Ce sa faci in schimb: Trateaza obligatiile de facturare separat de regimul fiscal. Esti micro? Platesti impozit pe venit, nu pe profit. Dar emiti facturi exact ca orice alt SRL. Termenul legal ramane acelasi: cel tarziu pana in cea de-a 15-a zi a lunii urmatoare celei in care a avut loc livrarea sau prestarea.
Greseala 3: Confuzia intre bonul fiscal si factura
Ce fac multi: Emit bon fiscal la casa de marcat si presupun ca totul e in regula. Nu mai emit factura, nici cand clientul e o firma, nici cand vanzarea depaseste sume semnificative.
De ce e gresit: Bonul fiscal si factura sunt documente diferite, cu roluri diferite.
Bonul fiscal este suficient doar pentru vanzarile cu amanuntul catre populatie (persoane fizice), cand incasarea se face cu numerar sau card la POS. Dar chiar si in acest caz, clientul are dreptul sa ceara factura oricand — iar tu esti obligat sa o emiti.
Pentru vanzarile B2B (catre alte firme), bonul fiscal nu inlocuieste factura. Niciodata. Iar din 2024, factura B2B trebuie transmisa obligatoriu prin sistemul RO e-Factura.
Ce sa faci in schimb: Foloseste bonul fiscal pentru ce e destinat: incasari de la persoane fizice, la punct de vanzare fizic. Pentru orice tranzactie cu o alta firma, emite factura. Si retine: daca o persoana fizica cere factura, o emiti pe langa bonul fiscal, nu in loc de el.
Exemplu: Un magazin de piese auto vinde componente de 3.500 lei unei firme de taximetrie. Emite doar bon fiscal. Firma de taximetrie nu poate deduce TVA-ul de 665 lei fara factura. La control, si furnizorul primeste amenda pentru lipsa e-Factura in relatia B2B.
Greseala 4: Depasirea termenului de emitere a facturii
Ce fac multi: Emit factura, dar cu intarziere — uneori la cateva luni dupa livrare. Sau emit factura abia cand incaseaza banii, nu cand are loc livrarea.
De ce e gresit: Art. 319 alin. (16) din Codul Fiscal stabileste un termen clar: factura trebuie emisa cel tarziu pana in cea de-a 15-a zi a lunii urmatoare celei in care a avut loc faptul generator (livrarea bunului sau prestarea serviciului).
Exemplu concret: vinzi marfa pe 20 martie. Termenul limita pentru emiterea facturii este 15 aprilie. Daca emiti factura pe 25 aprilie, esti deja in afara termenului legal.
In plus, in sistemul e-Factura, transmiterea cu intarziere poate atrage amenzi separate, intre 1.000 si 10.000 lei.
Ce sa faci in schimb: Emite factura imediat dupa livrare sau prestare — nu astepta incasarea. Seteaza-ti un sistem care sa nu depinda de memoria ta. Un software de facturare te ajuta sa emiti rapid si sa nu ratezi termenele.
Greseala 5: Vanzari "la negru" — cand simpla greseala devine evaziune fiscala
Ce fac multi: Nu emit factura intentionat, pentru a evita inregistrarea venitului si plata TVA-ului sau a impozitului. Incasarea se face cash, fara niciun document. Uneori tin o evidenta paralela "pe hartie" pentru tranzactiile nefacturate.
De ce e gresit: Aceasta nu mai e o simpla contraventie. Conform Legii 241/2005, actualizata prin Legea 126/2024, urmatoarele fapte sunt infractiuni de evaziune fiscala:
- Ascunderea sursei impozabile sau taxabile
- Omisiunea de a inregistra operatiunile comerciale in evidenta contabila
- Crearea de evidente contabile duble
- Folosirea cu rea-credinta a sistemului e-Factura pentru operatiuni fictive
Pedepsele sunt severe:
| Prejudiciu | Pedeapsa |
|---|---|
| Standard (sub 500.000 EUR) | 3 — 10 ani inchisoare |
| Peste 500.000 EUR | 6 — 13 ani inchisoare |
| Peste 1.000.000 EUR | 8 — 15 ani inchisoare |
Ce sa faci in schimb: Emite factura pentru orice vanzare, fara exceptie. Daca ai facut greseli in trecut, consulta un avocat fiscal. In anumite conditii, poti acoperi prejudiciul integral plus 15% din suma plus dobanzi, in maximum 30 de zile de la finalizarea controlului fiscal — si beneficiezi de cauza de nepedepsire (daca prejudiciul e sub 1.000.000 EUR).
Exemplu: Un SRL care vinde echipamente IT face vanzari de 85.000 lei in 4 luni fara factura, incasand doar cash. La un control, ANAF constata lipsa facturilor, recalculeaza TVA-ul datorat (circa 16.150 lei), aplica dobanzi si penalitati, si transmite dosarul la Parchet. Administratorul se alege cu dosar penal pentru evaziune fiscala.
Greseala 6: Nu emiti autofactura cand furnizorul "uita" de factura
Ce fac multi: Platesc un furnizor, nu primesc factura la timp, dar nu fac nimic. Asteapta luni de zile sau renunta sa mai ceara documentul.
De ce e gresit: Fara factura de la furnizor, nu poti deduce TVA-ul si nici nu ai document justificativ pentru cheltuiala in contabilitate. Conform art. 319 din Codul Fiscal, daca nu ai primit factura in termen de 15 zile de la data la care taxa devine exigibila, trebuie sa emiti o autofactura.
Autofactura nu e un document obscur sau complicat. E obligatia ta legala si te protejeaza: iti pastrezi dreptul de deducere TVA si ai documentul justificativ pentru contabilitate.
Ce sa faci in schimb: Tine evidenta platilor pentru care nu ai primit factura. Daca trec 15 zile de la termenul legal si furnizorul nu trimite factura, emite autofactura. Include mentiunea "Autofactura" pe document, datele tale de identificare, descrierea bunurilor sau serviciilor, baza impozabila si TVA-ul.
Greseala 7: Ignori e-Factura si trimiti facturi "clasice" in relatiile B2B
Ce fac multi: Emit factura pe PDF sau pe hartie si o trimit clientului pe email sau la mana. Nu transmit nimic in sistemul RO e-Factura, fie din necunoastere, fie pentru ca "nu au apucat sa faca integrarea".
De ce e gresit: Din 1 ianuarie 2024, facturile in relatiile B2B intre persoane impozabile stabilite in Romania sunt valide doar daca sunt transmise prin sistemul RO e-Factura (OUG 120/2021). O factura emisa pe PDF si trimisa pe email nu mai este considerata factura in sensul Codului Fiscal.
Consecintele sunt duble:
- Pentru tine (emitent): amenda intre 1.000 si 10.000 lei pentru netransmiterea facturii in e-Factura
- Pentru clientul tau (destinatar): amenda de 15% din valoarea facturii daca accepta o factura fara e-Factura
Ce sa faci in schimb: Integreaza-te in sistemul e-Factura. Poti face asta direct prin SPV (Spatiul Privat Virtual) al ANAF, dar procesul manual e anevoios. Mai simplu: foloseste un software de facturare cu integrare nativa e-Factura, care transmite automat facturile catre ANAF si iti arata statusul in timp real. incasez.ro face exact asta — emiti factura, ea ajunge automat in SPV, fara pasi suplimentari.
Checklist rapid: emiti facturi corect?
Treci prin aceasta lista inainte de urmatorul control ANAF:
- [ ] Emit factura pentru fiecare vanzare, indiferent daca clientul o solicita sau nu
- [ ] Nu confund statutul de microintreprindere cu o scutire de la obligatia de facturare
- [ ] Folosesc bonul fiscal doar pentru vanzari cu amanuntul catre persoane fizice — pentru B2B emit intotdeauna factura
- [ ] Emit factura in maximum 15 zile de la livrare sau prestare, nu de la incasare
- [ ] Nu fac vanzari "la negru" — stiu ca riscul e de la 3 la 15 ani inchisoare, nu doar amenda
- [ ] Emit autofactura daca nu primesc factura de la furnizor in termen de 15 zile
- [ ] Transmit toate facturile B2B prin sistemul RO e-Factura
Consecinte reale: cat te costa aceste greseli
Daca ai bifat macar o greseala din lista de mai sus, iata ce risti concret:
| Fapta | Sanctiune | Baza legala |
|---|---|---|
| Netransmitere facturi in e-Factura | 1.000 — 10.000 lei/luna | OUG 120/2021 |
| Primire factura fara e-Factura (destinatar) | 15% din valoarea facturii | OUG 115/2023 |
| Lipsa casei de marcat | 10.000 — 15.000 lei + suspendare 1-3 luni | OUG 28/1999 |
| Neemitere bon fiscal | 10.000 — 20.000 lei | OUG 28/1999 |
| Nedepunere declaratii fiscale | 1.000 — 5.000 lei | Codul de Procedura Fiscala |
| Refuz furnizare documente la control | 3.000 — 25.000 lei | Codul de Procedura Fiscala |
| Evaziune fiscala (intentie) | 3 — 15 ani inchisoare | Legea 241/2005 |
Pe langa amenzi, ANAF poate recalcula TVA-ul colectat pentru vanzarile neevidentiate, stabili impozit pe venit/profit pentru veniturile nedeclarate, aplica dobanzi si penalitati de intarziere, si chiar anula inregistrarea in scopuri de TVA.
Iar clientii tai? Fara factura conforma, pierd dreptul de deducere TVA. Conform jurisprudentei CJUE, deducerea TVA-ului este imposibila in lipsa unei facturi pe care sa fie trecuta taxa colectata. Cu alte cuvinte, o factura lipsa sau incorecta afecteaza ambele parti ale tranzactiei.
Concluzie
Niciuna dintre greselile de mai sus nu e inevitabila. Toate se pot preveni cu un proces simplu de facturare si un minim de atentie la termenele legale.
Daca emiti facturi manual sau pe PDF-uri trimise pe email, riscul de erori creste cu fiecare tranzactie. Un software de facturare cu integrare e-Factura elimina automat cele mai frecvente probleme: termenele ratate, facturile netransmise in SPV si erorile de format. incasez.ro ofera facturi nelimitate, integrare nativa cu ANAF si acces pentru contabil — gratuit pana la 25.000 RON/luna facturat.
Emite corect, emite la timp. E mai simplu decat pare — si incomparabil mai ieftin decat amenzile.